door Marcel Nanning |
Last Updated: 12 januari 2024 Dit artikel over offerte tips is geschreven in 2020 en voorzien van updates op 12-01-2024.
Een goede offerte is essentieel voor het binnenhalen van een opdracht. Een offerte is het sluitstuk van een salesfunnel en zorgt voor de laatste verleiding van de prospect. Alle e-mails, social media posts, blogposts, salescalls en andere marketing- en sales inspanning hebben geleid tot dit moment; je mag een offerte uitbrengen. Niet verkeerd dus om veel aandacht te besteden aan dit proces en je offertes zo goed mogelijk in te richten zodat je je scoringskans kunt verhogen. Met deze offerte tips verhoog jij je scoringskans direct in 2024!
1. Het beste moment om een offerte aan te bieden; als je een grote kans hebt op de order ⌛
Misschien wel de belangrijkste offerte tip:
Bij veel organisaties worden te snel offertes verstrekt. Een offerte maken kost, ook al doe je het slim en efficiënt. Wacht dus met het uitbrengen van een offerte tot je een goed beeld hebt van het project en de kans van slagen van de verkoopinspanningen.
Het is voor veel prospect eenvoudig om een offerte aan te vragen maar dit is niet altijd perse de informatie die ze nodig hebben. Misschien is de prospect op dat moment in de customer journey ook geholpen met een e-mail of telefoontje waarin een aantal bandbreedtes worden geven. Offertes worden vaak opgevraagd als men slechts op zoek is naar een gevoel bij het type product of de dienst en wat het ongeveer zal kosten.
Het kan je dus een hoop tijd besparen door een offerte pas uit te brengen als je wat concretere aanwijzingen hebt dat er interesse is in je product/dienst, er al een beeld is bij de prijzen die erbij komen kijken en er ook al een bepaalde overtuiging is dat het product/de dienst nodig is.
💡Tip! Een interessante tussenstap voor specifieke producten of diensten is de product configurator. Stel bijvoorbeeld een online tool beschikbaar waarmee de klant zelf aan de slag kan met het samenstellen van een product. Daar kunnen ook prijsindicaties uitkomen. Op deze manier is de klant actief bezig met jouw producten/diensten, is er al een hoop voorwerk gedaan en is er duidelijkheid over wat de klant kan verwachten.
2. Vragen beantwoorden die de prospect in het hoofd heeft
Offertes worden nog vaak als een zakelijk soms levenloos document opgesteld. Dit komt de leesbaarheid niet ten goede en kan een onaangename onderbreking zijn van een prettig voortraject. Door een offerte op te zetten als verlengstuk van het voorgaande salestraject kun je de scoringskans verhogen. Een manier om dit te doen is het opstellen van scherpe, klantvriendelijke teksten.
Een goede tip voor offerte titels
Een vorm die hiervoor goed werkt is het beantwoorden van vragen. Door titels te gebruiken in je offertes die een vraag stellen of gebaseerd zijn op een vraagstelling, maak je het document prettig om te lezen. Een voorbeeld van titels uit een offerte van een consultancy club:
Hoe ziet uw adviestraject eruit? ipv Adviestraject
Wat is de benodigde investering? Ipv Kostenoverzicht
3. Offerte tip over teksten; actief taalgebruik
In het verlengde van het vorige hoofdstuk; gebruik actief taalgebruik. Probeer woorden als zullen en worden te voorkomen. Vaak worden er ‘vertragende’ zinnen gebruikt in zakelijke documenten die inhoudelijk kloppen maar de lezer afremmen. Dit komt de leesbaarheid niet ten goede. Je wilt natuurlijk wel dat jouw offerte met een prettig gevoel doorgenomen wordt! Dit kun je verwezenlijken actiever taalgebruik te verwerken in de documenten.
Het is de kunst om een balans te vinden tussen actief taalgebruik en teksten met meer beleving. Je wilt ook weer niet de ziel uit de offerte slopen. Een aantal voorbeelden van actiever taalgebruik voor een offerte voor een consultancy club:
We nemen uw huidige processen samen door ipv uw huidige processen zullen doorgenomen worden
Uw traject duurt 4 weken met een tussentijdse evaluatie na 2 weken ipv uw traject zal twee weken in beslag nemen en na 2 weken gaan we samen evalueren.
4. Gebruik offerte software voor gelikte offertes
Er zijn hele handige tools beschikbaar om offertes mee te genereren en aan te bieden aan klanten. Deze tools richten zich op het besparen van tijd en het stroomlijnen van het salesproces. Ze ondersteunen bijvoorbeeld het samenwerken in teams aan een offerte. Maar ook op het gebruik van templates en standaard teksten zodat er geen tijd verloren gaat aan het steeds weer opnieuw opbouwen van offertes.
Anderzijds zorgen offerte tools ervoor dat je gelikte offertes kunt aanbieden die impact maken, in lijn met huisstijl met als doel: een hogere conversie.
Sommige CRM-systemen bieden bepaalde mogelijkheden tot het genereren van offertes. Afhankelijk van het CRM-systeem, de producten/diensten, de hoeveelheid offertes en de omvang van teams kan de keuze voor een losse offerte-tool interessant zijn en veel rendement opleveren.
Voorbeelden van Offerte software van Nederlandse bodem:
Een veelzijdige tool met geavanceerde projectmanagement functies, CRM, offertes en nog veel meer. Dat is Gripp. Een Nederlandse organisatie met software die vooral goed aansluit bij projectorganisaties zoals bureau’s. Geen wonder dat veel marketing- en adviesbureau’s gekozen hebben voor Gripp als kernsoftware voor de automatisering van hun bedrijfsprocessen.
Een uitgebreide tool die rijk is aan functionaliteit. Een offerte tool met focus op het maken van visueel aantrekkelijke offertes en de inzet van tekstblokken die altijd up-to-date zijn.
Bij Rompslomp is de offerte tool onderdeel van een boekhoudpakket en een groter aanbod aan business software functies.
5. Zorg voor een goede koppeling met CRM
Een van de grootste frustraties van prospects en klanten bij offertes is; fouten! Fouten kun je op verschillende manieren voorkomen. Een daarvan is het gebruiken van een database die up-to-date is. Door de meest recente gegevens uit je CRM-database te gebruiken als basis voor je offerte weet je zeker dat je goed zit. Er vanuit gaande dat CRM up-to-date is natuurlijk!
Als je de CRM database kunt koppelen aan je offertes zit je helemaal safe. Dat wil zeggen; adres- en persoonsgegevens worden automatisch ingeladen in een nieuw te genereren offerte.
En; uitgebrachte offertes worden ook weergegeven in het CRM-systeem bij de relatiekaart. Zo is iedere verkoper die in contact komt met de relatie op de hoogte van de meest recente offertes die naar deze klant verstuurd zijn. Een offerte tip is ook: zorg dat andere interacties zoals e-mails en telefoongesprekken rondom het offerte-traject ook worden gelogd in het CRM-systeem.
Er zijn CRMs die een offerte-generatie systeem hebben. Er zijn ook losse offerte-tools die een koppeling kennen met verschillende systemen zoals CRM software.
Een aantal voorbeelden van CRM-systemen:
6. Een gelikte opmaak en huisstijl
Het is een enorme domper als jij een fantastische marketingmachine optuigt met gelikte e-mails, advertenties en landingpages en de offerte daar vervolgens totaal niet op aansluit. Zorgt dus voor offertes met een uitstraling die past bij de rest van de middelen en de huisstijl.
Offertes met beleving
Door offertes aan te kleden met goede, relevante afbeeldingen voeg je er beleving aan toe. Ook kun je zaken toevoegen als interne links zodat lezers snel naar hoofdstukken kunnen springen in het document. Denk dus na over de leesbaarheid, uitstraling en connectie met de huisstijl voor een naadloze beleving van zand tot klant!
Ook leuk voor de beleving; voeg een foto toe van het team dat daadwerkelijk aan de slag gaat met het project voor de betreffende klant. Als dit team, of leden uit het team, al eerder in het salestraject aan bod zijn geweest wordt de herkenbaarheid nog eens versterkt. Het is voor de klant prettig om te weten wie er aan het project gaat werken en gewoon leuk om de gezichten daarbij te zien.
7. Recente teksten zonder fouten!
Fouten sluipen ook vaak in offertes omdat eerder uitgebrachte offertes als basis worden gebruikt. Dit resulteert snel in fouten. Fouten die soms pijnlijk kunnen zijn. Zo kan het hierdoor voorkomen dat je bedrijfsnamen van de vorige offerte in de nieuwe offerte over het hoofd ziet. Hoe zal de prospect het vinden als hij ineens een andere bedrijfsnaam ziet in een tekstblok in zijn offerte? Ook kan het voorkomen dat er verouderde teksten mee gekopieerd worden. Teksten van producten of diensten die verander zijn of zelfs niet meer bestaan. Of, teksten van voorwaarden die niet meer up-to-date zijn.
Foutreductie door document management
Dit is op te lossen door document management toe te passen. Gebruik bijvoorbeeld offerte-tools om je offertes op te maken. Een aantal van deze tools helpen je bij het maken van foutloze en up-to-date offertes door standaard tekstblokken vanuit 1 plek te beheren. Deze blokken kun je vervolgens toevoegen aan je offerte.
De marketing afdeling of een sales verantwoordelijke kunnen deze teksten beheren. Ook kunnen deze tools je helpen bij het automatisch inladen van de juiste bedrijfsnaam op de juiste posities in de offerte.
8. Vat het probleem samen (en de oplossing!) ✔
Een offerte die oogt als standaard en weinig aansluit bij het voortraject heeft minder kans op succes. Ik ben soms echt aangenaam verrast om te lezen in de eerste alinea’s van een offerte hoe helder de opdracht is die voor ligt en op welke manier de leverancier daarbij kan helpen. Als je je als prospect begrepen voelt, leest de rest van de offerte een stuk makkelijker en wekt dat vertrouwen in de leverancier.
Door de gesprekken die aan de offerte vooraf zijn gegaan samen te vatten in de offerte bereik je snel het vertrouwens effect. Een korte maar bondige samenvatting is al voldoende om die handshake te maken. Benoem enerzijds de problematiek/uitdaging of wens van de opdrachtgever en anderzijds de oplossing die jij als leverancier hebt.
9. Korte maar volledige offertes
Een valkuil voor het maken van offertes is dat ze te uitgebreid worden. De prospect verwacht over het algemeen geen hele boekwerken als offerte. Als er veel onderliggende informatie benodigd is, verplaats deze documentatie dan naar bijlages. Met de offerte doe je een voorstel. Je moet er vanuit gaan dat het document ook bekeken wordt door beslissers die over het algemeen weinig tijd hebben (of willen nemen) voor offertes en in hoofdlijnen de voorwaarden en afspraken willen zien. En, in een korte tijd een goed gevoel willen krijgen bij een mogelijke leverancier.
Zorg dus voor een korte, bondige maar wel volledige offerte. De meeste mensen bladeren toch altijd door naar de laatste pagina, waar de prijs staat ;-).
Er is geen richtlijn over het maximaal aantal pagina’s maar je kunt zelf wel aanvoelen of het niet een te lang document wordt. Volledig betekent ook; specifiek zijn. De afspraken moeten duidelijk zijn.
Een voorbeeld van offerte teksten voor een fictieve webbouwer:
Niet specifiek: Wij maken de hele website voor uw organisatie.
Wel specifiek: Wij maken de website voor uw organisatie met een CMS en content voor tien pagina’s, zoals omschreven in de bijlage.
In lijn met dit punt ook nog een belangrijke randvoorwaarde om in acht te nemen; maak geen mega groot bestand van je offerte zodat deze niet te mailen is!
10. Maak de opvolging onderdeel van je offerte
Deze offerte tip gaat over een stap in offerte-proces die vergeten en onderschat wordt. Namelijk; de opvolging van jouw voorstel. Het versturen van een voorstel kan aanvoelen als een soort vinkje, een afgeronde taak. Dat is ook niet gek; in een offerte formaliseer je bepaalde besproken wensen, afspraken en voorwaarden. Je bent met het uitbrengen van een offerte weer een stuk dichter bij het mogelijk binnenhalen van de opdracht. Niet voor niets, gaan de offerte tips in dit artikel ook over elk aspect van een offerte; alles moet kloppen om de scoringskans te verhogen.
Je kunt daardoor weleens vergeten hoe de opvolging van jouw offerte eruit gaat zien. Door hier vooraf goed over na te denken kun je meer grip houden op het sales-traject.
Een tip daarbij is; geef bij het uitbrengen van de offerte concreet aan wanneer je deze opvolgt en op welke manier. Bijvoorbeeld;
‘volgende week donderdag bel ik u rond 14.00h om de offerte even met u door te nemen’. Je kunt zelfs een procesomschrijving met een tijdlijntje opnemen in je offerte om het aankoopproces duidelijk te maken. Bij complexere adviestrajecten bijvoorbeeld, kan dit een goede tip zijn om jouw voorstel te professionaliseren.
Denk aan een procesomschrijving zoals:
– Week 22: voorstel doornemen met projectteam
– Week 23: voorstel doornemen met directie
– Week 24: Voorstel akkoord
– Week 25: Concrete planning & Project aftrap met stakeholders
– Week 26: Project aftrap met werkgroep
– Week 27/30: productie draaien
– Week 31: toetsmoment
– Week 32/33: afronding en oplevering
– Week 34: Acceptatie en facturatie
– Week 35: Servicemeeting
etc..
11. Toets je offerte bij de buyer persona’s ?⚖️
Je scoringsratio en de reactie van klanten zegt natuurlijk wel iets over de kwaliteit van je offerte. Je kunt er ook voor kiezen om offertes voor te leggen aan mensen uit de doelgroep voor feedback. Vraag naar specifieke punten zoals de lengte van de offerte, de opmaak, fotogebruik, de leesbaarheid en in hoeverre de offerte een bepaalde overtuigingskracht heeft. De informatie en offerte tips die terugkomen uit dit soort onderzoeken is zeer waardevol om offertes te kunnen verbeteren.
12. Gebruik moderne technieken zoals AI voor betere offerteteksten én snelheid
De ontwikkelen rondom AI-gegenereerde content gaan razendsnel. Op dit moment is Chat GPT talk-of-the-town. Niet voor niets; als je als copywriter even vast zit, kun je deze tool vragen een opzetje te maken voor een tekst. Nu is dit niet altijd exact de tone-of-voice of strakke inhoud die jij wellicht zoekt, het is op z’n minst inspirerend. Ook kun je er een hoop tijd mee winnen. Gebruik dus tools zoals AI-schrijftools, spelling- en gramatica-tools om je te helpen bij het opstellen van wervende en foutloze offerteteksten.
Aan de slag met deze offerte tips
Als marketeer ga ik al een tijdje mee in de wereld van b2b. Ik heb daar veel offertes gezien van talentvolle sales- en marketing professionals. Ook heb ik ervaren welke salesprocessen en offertes succesvol zijn en welke niet. Al die kennis en ervaring heb ik proberen te verwerken in dit artikel. Ik hoop dat je er iets aan hebt en het artikel je helpt bij het behalen van jouw doelen. Heb jij nog tips voor goede offertes? Geef ze dan even door, dan voeg ik ze toe aan dit artikel.
Veel succes met jouw sales!
Lees ook: Tips voor scorende offerte teksten (tips en voorbeelden)
Afbeelding: www.shutterstock.com
Aanbevolen artikelen rondom dit thema
Non-verbaal kan je niet “niet communiceren” in verkoop
Communicatie gaat dus verder dan alleen woorden. Let op je non-verbale communicatie om een betere verkoper te zijn.
Weg met de stropdassen en salestechnieken
sales
4 Tools waar marketing en sales samen business mee kunnen genereren
4 Tools waar marketing en sales samen business mee kunnen genereren: Offerte software, CRM, Project management, Lead identificatie software ?
Hoe scoor je opdrachten als freelance marketeer?
Hoe scoor je opdrachten als freelance marketeer? Onze tips voor een gevulde orderportefeuille als zelfstandig ondernemer
3 slimme tools voor het maken van een sales funnel
Met een sales funnel check je bijvoorbeeld eenvoudig de stappen naar geslaagde en gerichte reclame in B2B marketing.
Marketing automation: de mediator tussen marketing en sales
Tijd dus om die twee nader bij elkaar te brengen. Wij zijn er van overtuigd dat marketing automation dé tool is die jou hierbij kan helpen.
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.