Een Gantt chart is een planningsoverzicht waarmee je in een oogopslag zicht hebt op de geplande activiteiten uitgezet in de tijd. Je ziet dus op welke momenten welke oplevermomenten plaatsvinden en welke activiteiten daar onder hangen.
Hoe ziet een Gantt chart eruit?
De Gantt chart komt oorspronkelijk uit de bouwwereld waar projectmanagers grip proberen te houden op grote omvangrijke projecten. Henry Laurence Gantt, een ingenieur en adviseur ontwikkelde deze methodiek begin 1900. Uitganspunt was het brengen van inzicht.
Als een onderdeel van de planning verschuift willen projectmanagers direct kunnen zien wat het effect is op de andere onderdelen van de planning. Een Gantt chart is van oorsprong een groot bord met daarop een horizontale weergave van de tijd; dus kolommen met dagen, weken, maanden of jaren. De verticale as bestaat uit een uiteenzetting van de projectonderdelen en onderliggende taken.
Gantt chart voorbeeld
Meestal zijn deze overzichten ingericht via softwareprogramma’s en je vind ze zelfs in je eigen Excel omgeving. Hier zijn inmiddels verschillende varianten op gekomen maar de Gantt chart vormt nog steeds het uitgangspunt voor veel planningsoverzichten. In alle branches waar met projecten gewerkt wordt kun je Gantt charts tegenkomen. Er zijn ook voorbeelden van Gantt charts offline te vinden. Denk aan planborden bij bouwplaatsen of op kantoren. Whiteboards, krijtborden en speciaal gemaakte planborden worden vaak gebruikt. Je kunt ze zelfs van LEGO maken!
Hier zie je een voorbeeld van een Gantt chart zoals je ze standaard tegenkomt in MS Excel.
In dit voorbeeld is de Gantt chart in Excel opgezet en voorzien van een aantal aanvullende kolommen waarin je in percentages kunt aangeven wat de voortang status is van een onderliggende taak. Je kunt ook aangeven wie er verantwoordelijk is voor de taak en kolommen toevoegen met aanvullende notities. In dit specifieke Gantt chart sjabloon in Excel zit ook handige huidige-datum-functie die meeloopt met de tijd zodat je ziet waar in de planning je zit.
Gantt chart sjabloon in Excel
Wil je gebruikmaken van dit standaard sjabloon in Excel? Maak een nieuw document aan, ga naar sjablonen en type “Gantt” in het zoekvenster. Je ziet nu verschillende sjablonen die gebaseerd zijn op de Gantt chart opzet.
Tip: Je kunt ook dit marketing project sjabloon downloaden van b2bmarketeers.nl waarin je een sjabloon vindt voor marketing projecten zoals het produceren van content.
Een Gantt chart toepassen voor jouw marketing project planning
Hoe pas je zo’n sjabloon nu toe voor je eigen planning? Als marketeer, op welk niveau dan ook, heb je doorlopend te maken met meerdere projecten.
- een marketing manager heeft in hoofdlijnen zicht nodig op de lopende campagnes (ad-hoc en always on),
- een campagne marketeer heeft totaaloverzichten nodig en te maken met deelprojecten.
- een online marketeer heeft zicht nodig op een planning om zijn online marketing op aan te kunnen sluiten
- een content marketeer heeft zicht nodig op de totaal planning en planningsoverzichten per content project
Er zijn verschillende manieren om hier grip op te houden. Je zou er voor kunnen kiezen om de hoog-over planningsoverzichten in te richten via een Gantt chart.
Vervolgens kun je taken toewijzen welke je beheert via een digitaal planbord zoals Asana of Trello. Er zijn overigens ook plugins beschikbaar in tools zoals Asana die je helpen bij het opstellen van een Gannt chart.
De voordelen van een Gantt Chart voor marketing
Er is een aantal voordelen van het gebruiken van een Gantt chart als onderdeel van jouw marketingplanning en marketing activiteiten. Een opsomming:
- Je hebt een helder overzicht van de geplande activiteiten en taken in de loop van de tijd. Dat maakt het een ideale vorm voor update-meetings en rapportages richting management en directie
- Teams zijn allemaal op de hoogte van de lopende projecten en kunnen hun activiteiten hier op afstemmen.
- Het is een handig format om de onderlinge communicatie af te stemmen tussen mensen die aan de projecten werken (intern en extern)
- Je kunt een Gantt chart hergebruiken als sjabloon voor de nieuwe projecten of het volgende jaar.
- Je bent efficiënter met de inzet van de tijd van verschillende teamleden en projectmedewerkers. Doordat er overzicht is kunnen taken slim verdeeld en opgepakt worden. Een voorbeeld: je ziet als copywriter dat er volgende maand een whitepaper gepland staat en de maand daarna weer een. Je kunt voorstellen om nu de interviews in te plannen voor beide whitepapers zodat je een moment hebt van informatie ophalen en onderzoek.
Alternatieven voor Gannt Charts
Naast het inzetten van Gannt Charts kun je ook op andere manieren omgaan met het plannen van taken en managen van projecten. Denk bijvoorbeeld aan de Kanban borden waarbij gewerkt wordt met fases en afzondelijke taken. Iedere taak wordt in een bepaalde fase geplaatst van ontwikkeling. Zodra een taak opgepakt wordt, onder review is of gereed is, schuift deze op. Op deze manier werk je op basis van capaciteit. Als er capaciteit is, worden er nieuwe taken opgepakt. Ook geven Kanban borden een prettige visuele weergave van de voortgang van projecten.
Meer weten over marketing project management? Lees ook:
