Project management software tips voor 2024

Een comple guide voor project management software inclusief tools en tips!

Iedere marketeer heeft te maken met het managen van projecten en gebruikt daar project management software voor. In het ene geval een Excel-lijst gecombineerd met een to-do-list. In het andere geval een volledige projectadministratie. De meeste marketeers proberen tools om hun projecten op jaar, maand of taakniveau te managen. Tools als Asana of Trello worden naast Outlook vaak ingezet voor taakmanagement. Maar er is meer!

Waar moet je op letten bij het kiezen van de juiste software voor het managen van de projecten en wat zijn de voordelen van het gebruik van zulke tools?

In dit artikel wordt ingegaan op de voordelen van software voor projectmanagement, de functionaliteiten, de verschillende methodes en wordt er gekeken waarop je moet letten als je diverse project management tools met elkaar wilt vergelijken. Zo kun jij de beste keuze maken voor project management software in 2024.

Een defenitie van project management software

Project management software ondersteunt projectmanagers en projectmedewerkers in het beheren en uitvoeren van projecten en onderliggende taken.

Oke, dat is een definitie van project management software. Maar hoe zit dat dat met marketing projecten?

Projectmanagement omvat de manier waarop alle taken om deze resultaten te behalen worden voorbereid, georganiseerd, uitgevoerd en afgerond worden. Een projectmanager geeft sturing aan het project en houdt toezicht op het goed uitvoeren van de taken.

Bij projectmanagement gaat het erom om op een zo efficiënte en effectieve manier een project aan te sturen en te beheren. Voor elke project, kort of lang, groot of klein, geldt dat er een duidelijk doel is, het resultaat wat behaald moet worden, er is een tijdspad en er wordt in de meeste gevallen samengewerkt in teamverband. Daarnaast is er vaak een vastgesteld budget en een opleverdatum.

Voorbeelden van project management software

Met zo’n uitgebreid aanbod van tools voor projectmanagement is het soms lastig kiezen welke er geschikt is voor jouw projecten. We diepen de wereld van project management software nog verder uit. Maar hier alvast een rij met de meest gebruikte tools voor taak- en project management op dit moment.

Wrike
Een flexibele tool die zeer sterk is voor grotere teams met een focus op projectplanning. Vooral voor personeelsplanning en het bijhouden van uren is Wrike een uitstekende tool.

Probeer Wrike gratis

monday.com
Een veelgebruikte tool met Nederlandstalige ondersteuning is monday. Deze tools is ontwikkeld met het idee: project management leuk en eenvoudig maken.

Lees onze Monday review

Probeer Monday gratis

Backlog
Deze tool is gebaseerd op een bekend onderdeel van project management via de agile methode: een backlog. Hierin staat al het werk wat uiteindelijk gedaan moet worden. Backlog is een tool die vooral sterk is in digitale projecten zoals de ontwikkeling van websites, apps en digital tools.

Yoobi
Dit is een gebruiksvriendelijke projectmanagementtool, waarmee je gemakkelijk projecten in deelprojecten of fase kunt opdelen, taken aan teamleden kunt toewijzen en deadlines pers fase kunt instellen. Je kunt kiezen voor een licentie per jaar, kwartaal of maand.

Trello
Trello is een zeer populaire tool gebaseerd op Agile werken en de Scrum methode. Perfect voor de Kanban-methode en voor allerlei projectwerkzaamheden in te richten. Er zijn veel creatieve invullingen te bedenken om het kolommenbord met verschuifbare elementen te gebruiken.

Probeer Trello gratis

Atlassian JIRA
Jira is gebouwd volgens de Agile methode en je kunt gemakkelijk korte sprints of deelprojecten in deze tool maken. Ook is een planning en het toewijzen van taken mogelijk. Jira is iets minder geschikt voor het uitdraaien van rapporatages.

Probeer JIRA gratis

Exact Projectmanagement
Dit is een populaire cloudoplossing die vaak als totaaloplossing gebruikt wordt. De basis is de financiele administratie met aanpalend features als: CRM, Facturatie en Project Management. Hiermee richt exact zich op dienstverleners en project gestuurde bedrijven.

Probeer Exact Projectmanagement gratis

Asana
Een van de meest gebruikte marketing project management tools in de USA is Asana. Dit platform beschikt over veel functionaliteit en is sterk in het ondersteunen van samenwerkingen in teams.

Probeer Asana gratis

Gripp Software
Complete bedrijfssoftware voor dienstverleners die projecten draaien. Marketingbureau’s bijvoorbeeld, profiteren van geavanceerde projectmanagement functionaliteiten in combinatie met CRM.

Lees onze Gripp review

Probeer Gripp gratis

AFAS Projectmanagement
Een bekend Nederlands salarispakket en boekhoudsysteem is AFAS. Deze veelgebruikte software voor MKB bedrijven beschikt over veel functionaliteiten. Zo ook over een planningstool.

Probeer Afas gratis

• Teamleader: Met deze tool kun je gemakkelijk de kopelling maken tussen offertes en planning. De ingebouwde projectplanning feature garandeert een overzicht van de workload en respecteert deadlines en budgetten
  
  
• Zoho Projects: een aanvulling op de brede set aan producten die Zoho biedt voor ZZP en MKB bedrijven is Zoho Projects. Met o.a. Gantt Charts met een Milestone Gantt-overzicht.
  
  
• Smartsheet: Dit is een dynamisch werkplatform waarmee je processen kunt structureren, locaties en afdeling met elkaar te verbinden. Je kunt planningen maken, taken automatiseren en rapporten uitdraaien. Door het dynamische karakter kun je je het gemakkelijk aanpassen aan de grootte van jouw organisatie.

Waar kun je project management software voor gebruiken?

Waarom zou je gebruik maken van software voor projecten te managen? Het eerste antwoord daarop is dat het tools voor projectmanagement ondersteuning bieden bij het definiëren van taken, daarnaast kunnen de rollen van de teamleden worden vastgelegd en kan geregistreerd worden wanneer een taak moet afgerond zijn.

Overzicht complexe projecten

Bij langdurige en complexe projecten biedt projectsoftware de mogelijkheid om alle gegevens in 1 overzicht te krijgen. Hierdoor krijg je structuur en kan het overzicht worden behouden. Een kenmerk van deze software is dat het vaak per project flexibel in te richten is en dat het voor elke gebruiker gebruiksvriendelijk is. Het invoeren van taken, kosten of tijdsplanningen zijn veelal eenvoudig in te vullen.

Actuele data

Een van de grote voordelen is dus dat met behulp van deze software de projectmanager altijd over de actuele data beschikt en op basis daarvan kan bijsturen of kan ingrijpen als bijvoorbeeld de deadline niet wordt gehaald of als het budget wordt overschreden.

Beheer deelprojecten

Zeker bij grotere projecten waarbij er vaak weer verschillende deelprojecten zijn, kan het overzicht snel verloren gaan en is een projectmanagement software tool onmisbaar. Het handige hiervan is dat er bij grote projecten toch overzicht is. Er zijn programma’s die de uitkomsten van deelprojecten doorberekenen naar het hoofdproject. Denk bijvoorbeeld aan budgetoverschreidingen van deelprojecten. Of het uitlopen of juist inlopen op de planning.

Voordelen van project management software

Zoals hierboven al genoemd heeft projectmanagement software een groot voordeel: namelijk overzicht. De tools geven overzicht in complexe projecten en alle gegevens worden op 1 plek geregistreerd. Dit heeft ook als voordeel dat iedereen die bij het project betrokken is, de gegevens kunnen inzien.

Software voor projectmanagement wordt vaak gebruikt voor het maken van een overzichtelijke planning, waarbij je taken kunt inplannen onder de teamleden en daaraan deadlines kunt koppelen.

Bij uitgebreide versie van deze tools is het bijvoorbeeld ook mogelijk om meldingen in te stellen, bijvoorbeeld als er een deadline wordt overschreden. Door het instellen van parameters kan een softwareprogramma vervolgens laten zien wat er gebeurd als de deadline wordt overschreven.

Door toezicht te houden op de planning is de kans dat het project succesvol wordt afgerond aanzienlijk groter. Maar dat zijn niet de enige voordelen.

Het gebruiken van speciale project management software voor het managen van projecten heeft meerdere voordelen:

✅ Taakmanagement: Met de software kun je vaak handig de taken verdelen over de teamleden. Ook kun je deadlines koppelen aan de taken zodat de taken synchroon loopt met de planning. Als iemand een taak toegewezen heeft gekregen en deze taak is afgerond zie je dat ook vaak in de totale planning.

✅ Rapportage en analyse: In de meeste software zit de mogelijkheid om rapporten en analyse op te stellen. Bijvoorbeeld omtrent het budget of planning. Maar je kunt ook een rapport opstellen over wat er goed ging en wat er in het vervolg beter kan. Hierdoor krijg je inzicht in de resultaten van jouw vorige projecten. Als je daar goed inzicht in hebt, zal jouw volgende project weer een stukje efficiënter zijn

✅ Middelen en budget: Bij de uitgebreide planning heb je ook de mogelijkheden om middelen en budgetten beheren. Zo heb je inzicht in welke middelen je aan welk project je besteedt en welke kosten daarmee gemoeid zijn.

✅ Time tracking: Deze functie is onmisbaar in combinatie met een planing. Je kunt namelijk registeren per taak hoeveel tijd je eraan kwijt bent. Als je goed inzicht in hebt in het aantal uren per taak, kun je jouw volgende projecten op een efficiëntere manier plannen.

✅ Communicatie: De meeste projectmanagement programma’s zijn uitgerust met een chatfunctie voor alle teamleden. Op deze manier kan je vaak snel en eenvoudig communiceren. Je kan iedereen zo op de hoogte stellen van de laatste ontwikkelingen.

Een communicatiefunctie is onmisbaar in projectmanagement tools. De meeste gebruikers van planningsoftware, werken samen in een team (intern of met partners en klanten). In die gevallen is het belangrijk om vanuit de tool te kunnen communiceren. Bijvoorbeeld bij onduidelijkheid over taken of juist bij het afronden van taken.

Tools zoals Monday bieden hiervoor uitgebreide invulvelden waar je ook afbeeldingen en documenten aan toe kunt voegen. Handig voor aanvullende instructies of het aanleveren van content t.b.v. een project.

✅ Overzicht: Met deze software heb je altijd een goed overzicht over alle zaken die te maken hebben met het project. Gemaakte uren, voortgang, middelen en kosten kunnen eenvoudig in de gaten worden gehouden en door middel van dashboards heb je een handig overzicht.Ook geeft het meer efficiency doordat je weet waar iedereen mee bezig is en of het project op schema loopt.

✅ Altijd inzicht: Verschillende tools beschikken naast de desktop versie ook een mobiele app. Hierdoor heb je altijd en overal inzicht in het project. Zo kun je tijdens een vergadering of onderweg checken hoe het met het project gaat. Ook dit is onmisbaar. De meeste mensen willen graag de mogelijkheid hebben om snel even iets te kunnen checken rondom een project via hun mobiel.

Nadelen project management software

Er zijn veel verschillende tools voor projectmanagement. Je kunt er voor kiezen om spreadsheet tools te gebruiken bijvoorbeeld. Microsoft Excel is een veelgebruikt programma voor het maken van planningen en beheren van financiën.

Een voordeel van dit type programma is dat het doorgaans behoort tot een standaard pakket aan tools dat voor veel gebruikers gratis is. Dat geldt vaak niet voor project software.

1. Hoge kosten
   Een nadeel is dat de kosten voor project management software relatief hoog kunnen zijn. In de meeste gevallen sluit je een abonnement aan per maand of jaar. Zeker voor programma’s met uitgebreide functies kan het bedrag per maand oplopen en drukken op de begroting.
   
2. Data in de cloud
   Een ander nadeel is dat je gebruik maakt van een cloud dienst. Hierdoor heb je een stabiele en veilige internetverbinding nodig. Op het moment dat je offline werkt kan je vaak niet bij de informatie of wordt de informatie niet geüpdatet.
   
3. Aanpassingsvermogen medewerkers
   Het werken met projectmanagement tools vraagt om een aanpassing in werkwijze. Dat moet bij je passen. Het vraagt om een bepaalde discipline van de medewerkers (en eventuele samenwerkingspartners) om hier succesvol projecten mee uit te voeren. Als je niet de juiste tool kiest voor jouw type projecten, team en doelen kan het juist tegen je gaan werken. Dan heb je kans dat mensen om de tool heen gaan werken en er juist een wildgroei ontstaat aan project management systemen.

Methoden projectmanagement

Voor het begeleiden en aansturen van projecten kun je werken via verschillende soorten methodes. De twee meest voorkomende methodes zijn Prince2 en Agile (Scrum). Vaak kun je in een tool voor projectmanagement ook aangeven via welke manier je werkt. Hieronder worden de twee methodes toegelicht.

Prince2

Kenmerkend voor deze methode is dat alle stappen van het project worden gedocumenteerd in standaard documenten. Door de standaardisatie en doordat alles gedocumenteerd wordt kan aan het uiteinde van een project worden nagegaan wat wel of wat niet werkt.

Agile

Bij deze methode wordt het gehele project opgedeeld in kleine deelprojecten (sprints) en is er constant overleg over de voortgang. Door middel van scrums wordt voortgang geboekt aan projecten. Hierdoor kan er na elke oplevering van een deelproject worden geconcludeerd wat wel of niet werkt. Vervolgens worden de lessen meegenomen in de volgende sprint en kan er eventueel worden bijgestuurd.

Soorten project management software

Er zijn veel verschillende soorten projecten en elk project is anders. Daardoor zijn er ook verschillende project management tools. In het kort zijn er drie verschillende soorten tools te onderscheiden. De uitgebreide project management tools combineren vaak alle drie de factoren, welke vaak ook nog gekoppeld zijn aan de bedrijfssoftware.

Planningsoftware

Deze tool helpt vaak om planningen te maken en alle stappen binnen het project te definiëren, vervolgstappen of verbanden te maken en eventueel knelpunten te identificeren.

Registratietools

Dit zijn tools die handig zijn om goed overzicht te houden. In deze tools kunnen de teamleden hun activiteiten, werkzaamheden en resultaten invullen. Hierdoor heeft de projectmanager altijd een overzicht over de (afgeronde) werkzaamheden en de tijd die er mee gemoeid is.

Communicatietools

Dit kan variëren van een chat tot een centrale opslagplaats waar alle documentatie bewaard is. Met een communicatietool wordt iedereen op de hoogte gehouden van de voortgang en kan iedereen bij de benodigde documentatie. De meeste aanbieders van project management software bieden opties om met teams in contact te zijn rondom projecten. Dit kan dus ook zijn door middel van:

• het toewijzen van taken
• het stellen en beantwoorden van vragen binnen bepaalde taken of projecten
• chatfuncties
• e-mail of berichten-functies

Functionaliteiten projectmanagement software

Zoals gezegd is er veel keuze op het gebied van software. Afhankelijk van het type project, de complexiteit van het project, het soort organisatie en de omvang van het project kan de ene functie meer of minder van toepassing zijn. Een aantal functionaliteit die onmisbaar zijn in deze software zijn de volgende:

• Het faseren van projecten: Vooral bij complexe en langdurige projecten is het van belang dat projecten kunt opdelen in deelprojecten of verschillende fases.
  
• Beschikbare app: Wil je altijd en overal de projectinformatie bij de hand hebben, dan is een app handig. Ook is een app vaak handig in gebruik omdat je snel en gemakkelijk gegevens kunt invoeren.
  
• Taken per project of fase: Doordat je het project in fases kunt opdelen kun je per fase taken toewijzen aan personen.
  
• Opleveringen en deadlines per fase: Door per taak of fase deadlines aan te koppelen blijft het geheel overzichtelijk ook kan zo de overkoepelende deadline worden gehaald en zie je in een oogopslag hoe het staat met de planning.
  
• Documentatie beheren en opslaan: Je kunt alle documentatie op één centrale plek verzamelen en opslaan zodat alle andere teamleden ook toegang hebben tot alle documenten, offertes of tekeningen.
  
• Budgettering: Je kan het budget voor het gehele project aangeven en per fase of deelproject verdelen. Hierdoor kun je toezicht houden of je binnen het budget blijft. Daarnaast is het bij sommige tools ook mogelijk om facturatie software te kopen zodat je gelijk de gemaakte uren kunt factureren aan de klant.
  
• Communicatie: het versturen van berichten en chatten binnen de tools.

Vergelijken van software

Nu je weet wat er voor soorten software zijn en wat de meest gebruikte functionaliteiten zijn is de volgende vraag, wat is nu de beste software voor projectmanagement? Bij het selecteren en vergelijken van projectmanagement software is het belangrijk om voor ogen te houden wat de doelstellingen zijn van het bedrijf of organisatie en wat je allemaal wilt doen met deze tool.

De volgende aandachtspunten moet je in het achterhoofd houden bij het vergelijken van project management software:

1. Het type software

Bij een software tool voor projectmanagement heb je de keuze uit een open source software en Software as a Service (SaaS) out of the box. Het zijn twee verschillende mogelijkheden en de keuze is afhankelijk van jouw kennis, kunde en doelstelling.

Open source

Project management met open source software zijn vaak goedkopere tools doordat je de broncode gratis kunt downloaden. Nu moet je vervolgens zelf de tool nog helemaal programmeren. Het is dus van belang dat je bij een tool met open source software verstand hebt van programmeren, anders kun je er geen kant mee op. Vaak zijn deze tools geschikt voor technisch onderlegde mensen zoals een programmeur.

Als het programma eenmaal geprogrammeerd is dan kan iedereen in het team er gebruik van maken. Ook moet je bij deze tools rekening er mee houden dat je de gedownloade project management software zelf moet onderhouden en updaten.

SaaS – out of the box

Bij SaaS software wordt het project management programma als online dienst wordt aangeboden. Je hoeft dus geen broncode te downloaden en de leverancier zorgt ervoor dat alle functies zo zijn ingericht zoals jij wilt. Iedereen kan gemakkelijk en snel hiermee aan de slag. Ook zorgt de leverancier voor updates en lost eventuele problemen op.

Als functionaliteit binnen andere software

Naast stand-alone oplossingen zou je ook kunnen kiezen voor een project management tool die onderdeel is van een andere software zoals een CRM software pakket of boekhoudprogramma. Dan kun je gemakkelijk diverse administratieve taken in 1 systeem aan elkaar koppelen. Op die manier kun je je project koppelen aan je contactdatabase, facturatie en andere functionaliteiten.

Met deze optie heb je geen losse project management software pakket nodig maar gebruik je bestaande functies of add-ons van de huidige CRM software.

2. Planning opties

De grootste reden om met software voor projectmanagement te werken is om grip op de planning te krijgen. Je kunt kiezen om met milestones en deadlines te werken, waarbij teamleden automatische herinneringen of notificaties krijgen wanneer belangrijke wijzigingen zijn uitgevoerd of milestones en deadlines (bijna) aflopen. Zo kun je gemakkelijk de naderende deadline halen.

Door projectmatig te werken met goede projectmanagement software kun je de lessen uit het verleden gebruiken voor de toekomst en nog meer gestructureerd werken.

Visuele weergave planning (Kanban bord, Gantt charts)
Belangrijk voor de planning-opties van project management software is hoe deze is opgezet. Ofwel; welk type weergaven kun je er mee maken? Is er een waterval-overzicht in de vorm van een Gantt chart op te zetten? Is er een digitaal planbord functionaliteit aanwezig? Ondersteunt de tool het agile werken en scrums? Dit is een van de belangrijkste functies want daar wordt doorgaans vanuit gewerkt. Dit is het vertrekpunt van de projectplanning.

3. Taakmanagement

Met taakmanagement functionaliteit kun je deelprojecten opzetten en taken verdelen. Door deze in de juiste volgorde zetten kan je ervoor zorgen dat de workflows nog efficiënter verlopen. Bovendien kun je taken toewijzen aan teamleden, deadlines koppen en planning erop aanpassen.

Het opzetten van acties met onderliggende taken maakt project management software ideale tools om beter samen te werken. Het samenwerken met projectteams en externe projectmedewerkers wordt hierdoor een stuk eenvoudiger.

Vaak bieden project management tools de mogelijkheid om onderdelen van het planbord en taken te delen. Hier kunnen ook verschillende rechtenstructuren in mogelijk zijn. Bepaalde taken deel je bijvoorbeeld alleen ter inzage. Andere taken maak je ook bewerkbaar zodat de projectmedewerker hier aanpassingen op kan doen.

4. Middelen en budget beheer

Door het budget te beheren kun je grip houden op de begroting en zorgen dat de projectkosten binnen de gestelde normen blijven. Ook kun je middelen beheren, zo kun je gemakkelijk een overzicht maken met alle geboekte vergaderzalen in een bepaalde periode. Maar ook; welke andere inkoop-componenten er onderdeel vormen van het project.

Voor marketing projectleiders en campagne managers is het van groot belang om grip te houden op de planning en de bijbehorende resources. Door gebruik te maken van de budget of resource functionaliteit in project management software is dit proces geborgd. Iedere project management tool geeft hier op een eigen manier invulling aan. Als dit een belangrijk punt is in jouw projectmanagement activiteiten kun je hier extra aandacht op leggen bij het vergelijken van de tools.

5. Time tracking

Met time tracking kun je zien welke taken veel tijd kosten en welke taken snel uitgevoerd worden. Hierdoor kun je bij een volgend deelproject of projecten een nog nauwkeurige planning maken. Time tracking stelt je ook in staat om bepaalde waarschuwingen in te stellen als projectonderdelen uit de planning lijken te lopen. Ook kun je time tracking gebruiken voor de facturatie van de uitgevoerde diensten.

6. Rapporteren

Doordat alle informatie in de tool worden opgeslagen kun je tussentijds of naderhand gemakkelijk statistieken en rapporten over het project opvragen. Zo kun je eenvoudig zien waar er eventuele bottlenecks waren of wat de resultaten zijn. Voor een projectleider is dit ideaal omdat hij gemakkelijk een rapportage kan overhandigen aan zijn leidinggevende of directie. Project management software biedt hierin verschillende mogelijkheden, afhankelijk van het type tool.

7. Licentiestructuur & prijs

Zoals bij iedere tool is het ook slim om goed te kijken hoe de kostenstructuur in elkaar zit van de project management software die jij op het oog hebt. SaaS producten bieden doorgaans opties om tools te gebruiken voor een vergoeding per gebruiker per maand. Hier wordt ook in meegenomen welke functionaliteit er wel of niet gewenst is.

De project management tool Monday bijvoorbeeld, begint met een tarief van 8,- per gebruiker per maand.

8. Vergelijken, testen en aanschaffen

Welke software je gaat aanschaffen is dus geheel afhankelijk van jouw wensen en eisen en wat past bij de organisatie. Het is goed om helder te krijgen wat precies de gewenste functionaliteiten zijn en wat het programma allemaal moet kunnen. Daarna kun je ook een testperiode gebruiken om te kijken wel programma het beste bij jou past.

FAQ

Artikelen over project management en project management software

Op deze site verschijnen regelmatig artikelen over marketing management, campagne management en andere thema’s die betrekking hebben op projectmanagement. 👇

De beste marketing projectmanagement software

Welke project management software is nu het beste geschikt voor jou als marketeers? Ben je campaign manager en werk je veel samen aan jouw campagne? Of ben je online marketeer en vooral geïnteresseerd in de taken rondom jouw discipline? Of ben je een marketing manager en ligt de focus op de overall status van projecten? Vanuit iedere rol zijn verschillende zaken belangrijk. Meer daarover lees je in dit artikel.

Naar het artikel over marketing project management software

Agile Project Management: wat is het precies?

Wat is Agile Project Management en hoe kun je er je voordeel mee doen als marketing professional?

Naar het artikel over Agile Project Management

Kanban-methode; wat is dat en hoe werkt het?

Populair binnen het Agile werken is de Kanban-methode. Een visueel-georienteerde manier om overzichtelijk aan projecten te werken. Kenmerkend onderdeel is het Kanban-bord.

Naar het artikel over de Kanban methode

Succesvol projectmatig werken voor marketeers, tips!

Als marketeer kun je op veel manieren werken aan een project. Wat zijn nu de belangrijkste uitgangspunten om een goed project te draaien? Tips uit de praktijk lees je in dit artikel!

Naar het artikel over projectmatig werken voor marketeers