door Marcel Nanning |
Last Updated: 2 april 2024 Tags: projectmanagement
Ben jij marketeer? Dan is projectmatig werken onvermijdelijk. Of je nu werkt als marketing manager, campaign manager, online marketeer, ondernemer, content marketeer, e-mail marketeer, database marketeer; projectmatig werken is je niet onbekend.
Oke, maar hoe kun je zorgen dat een project succesvol wordt afgerond? Ofwel; een oplevering binnen de afgesproken tijd, binnen het budget en volgens de afgesproken voorwaarden en eisen. Dat is niet altijd makkelijk, zelfs de beste en ervaren projectmanagers kunnen tegen problemen aanlopen of te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden. Het is de kunst om hiermee om te gaan.
Of het nu gaat om een klein project voor een interne communicatie campagne, een IT-project of een grote internationale PR-campagne. Een project met 2 projectleden of een project met interne en externe projectleden: een project tot een goed einde brengen is altijd een uitdaging. Hoe kun je je voorbereiden op onverwachte omstandigheden, veranderende planningen en zorgen voor een betrokken projectgroep? Deze onderstaande tips voor projectmatig werken kunnen helpen voor jouw projecten in 2024.
Gepubliceerd op 19 december 2022. Update 2 april 2024
1. Wat is projectmatig werken?
Projectmatig werken is het handelen volgens een project-werkvorm, gericht op de realisatie van een doel met een bepaalde afbakening. Het doel van projectmatig werken is om de beschikbare middelen zo efficient mogelijk in te zetten om een bepaald doel te bereiken.
Tijd en resources zijn schaars en worden door deze manier van werken planmatig ingezet om grip te houden op het verloop van de realisatie van het project. Kenmerkend aan deze manier van werken is dat er vooraf afspraken worden gemaakt over de doelstelling, beschikbare middelen, taakverdeling en tussentijdse rapportage.
Een project heeft een kop en een staart en een bepaalde onzekerheid in zich, in tegenstelling tot bijvoorbeeld routinematig of ad-hoc werken/improviseren.
In de praktijk overigens, gaat projectmatig werken niet altijd volgens plan. Er kunnen altijd variabelen zijn die het plan verstoren waardoor projecten uitlopen, over het budget heen gaan of niet gerealiseerd kunnen worden.
| Aspecten | Ad Hoc | Projectmatig Werken |
|---|---|---|
| Planning | Geen specifieke planning, acties worden uitgevoerd wanneer de behoefte zich voordoet. | Een specifieke planning wordt gemaakt voor het project, inclusief deadlines, mijlpalen en takenverdeling. |
| Structuur | Weinig tot geen structuur, reactief reageren op onmiddellijke behoeften of kansen. | Gestroomlijnde structuur met een duidelijk begin, midden en einde van het project. |
| Duurzaamheid | Kortetermijnfocus, gericht op het oplossen van directe problemen of het benutten van kansen. | Langere termijn focus, met aandacht voor het behalen van specifieke doelstellingen binnen een bepaalde periode. |
| Flexibiliteit | Flexibel, kan snel worden aangepast aan veranderende omstandigheden en behoeften. | Minder flexibel, wijzigingen vereisen goedkeuring en kunnen de projectplanning beïnvloeden. |
| Kostenbeheersing | Minder voorspelbaarheid in kosten, aangezien acties ad hoc worden ondernomen. | Kosten zijn beter voorspelbaar vanwege de gedetailleerde planning en budgettering van het project. |
| Risicobeheer | Minder gericht op risicobeheer, omdat acties vaak reactief zijn en niet proactief gepland. | Proactief risicobeheer, met identificatie en mitigatie van risico’s als onderdeel van het projectmanagementproces. |
1. Projectmatig werken volgens planning met ademruimte
Een van de eerste tips voor projectmatig werken waar je gedurende het hele project profijt van hebt is het maken van een goede planning. Dit overzicht fungeert als de poolster die inzicht geeft in waar je aan toe bent en hoeveel tijd je hebt om de doelen te realiseren.
Nu komt de truc:
calculeer per deelitem tijd in om eventuele risico’s af te dekken.
Door het inbouwen van realistische marges kun je tegenslagen opvangen. Op het moment dat een bepaalde factor uitloopt hoeft het nog niet meteen een grote impact te hebben op de rest van je planning. Bedenk ook alternatieve scenario’s in het geval van tegenslag. Wat moet je doen als een deadline niet wordt gehaald of als een (externe) partij afspraken niet nakomt?
Let op! Hoe groter het project, hoe moeilijker dit is.
We kennen allemaal de verhalen rondom grote bouwprojecten of softwareprojecten bij de overheid. Dat budgetten worden verdubbeld en deadlines maanden, soms jaren opschuiven, is daarin geen uitzondering.
Bij de bouwprojecten en de softwareprojecten bij de overheid zijn er veel variabelen van invloed op het verloop van het project. Grote factoren zijn de stakeholders én onvoorziene omstandigheden.
Bij een groot bouwproject is het aantal stakeholders soms onverzichtelijk. Denk aan: omwonenden, lokale bestuurders, bedrijven, overheden en milieugroepen. Deze groepen kunnen op ieder moment een onverwachte of niet goed ingecalculeerde invloed uitoefenen op het project.
Bij bouwprojecten komen er ook risico’s bij die met het weer te maken hebben.
Probeer dus zo goed mogelijk in te schatten wat beperkende actoren kunnen zijn voor het slagen van jouw project.
Een voorbeeld van projectmatig werken (met ademruimte)
Je bent campagne manager en rolt een leadgeneratie campagne uit met een aantal middelen:
- Google ads en LinkedIn ads voor de promotie van een whitepaper
- een landingpage met een formulier om een whitepaper te downloaden
- Een set e-mails die vervolgens worden verzonden voor nurturing
- Call-to-action voor gratis adviesgesprek
- Bevestigingsmail
Voor deze campagne kies je voor projectmatig werken en werk je samen met een copywriter, designer, website specialist en de e-mail marketing specialist voor de realisatie van de middelen. Tevens heb je input nodig van Account Management en maak je afspraken m.b.t. de database, de boodschap en de opvolging van de campagne.
Je kiest voor Monday om de campagne taken op te zetten en in te plannen. Je plant overleg in met de projectgroep om de productie van de middelen af te trappen. Ieder teamlid geeft aan wanneer bepaalde middelen geproduceerd zijn en wat er nodig is om aan de slag te kunnen. De website specialist heeft de content en afbeeldingen nodig in week 33. Je kiest er voor om de deadline voor copywriting en design op week 31 in te stellen. Op deze manier is er een week speling mocht een van de partijen niet op tijd aanleveren.
Scenario’s
Door van tevoren na te denken over mogelijke alternatieve scenario’s en uitkomsten uit te werken, weet je wat je te doen staat als de situatie zich voordoet. Dat zorgt voor een prettig projectverloop. Door uit te gaan van een realistische planning, eventuele risico’s mee te nemen marges in te bouwen kan het project succesvol opgeleverd voor de deadline.
2. Mijlpijlen definiëren
Een vervolgstap op een goede planning bij projectmatig werken is het afspreken van de resultaten die je wilt bereiken en de doelen die daaraan gekoppeld zijn. Het einddoel oogt vaak heel ver weg en ziet er uit als een enorme berg werk. Deel het project op in stukjes en hang daar ijkpunten aan.
Door zaken op te hakken in kleine stukjes en hier doelen aan te hangen, weet je waar je naar toe gaat werken en wat er nodig is om resultaat te bereiken. Op het moment dat je een website gaat maken kunnen het bepalen van de navigatiestructuur, de huisstijl, het schrijven van teksten en het testen van de website onderliggende doelen en mijlpijlen zijn. Daarna ga je per mijlpaal bedenken wat nodig is om deze te bereiken.
Het bepalen van mijlpalen heeft twee doelen.
- Allereerst bieden behaalde doelen een viermoment, wat bijdraagt aan de sfeer van het team.
- Daarnaast dient een tussentijdse mijlpaal als een concreet punt om de voortgang van de planning te monitoren. Zit je nog op schema? Lopen er zaken vooruit of achter op planning? Tijdens het projectoverleg dienen mijlpalen ook als heldere piketpaaltjes op de agenda van de vergadering.
3. Tools voor projectmatig werken
Zodra je de doelen, mijlpalen en planning heb bepaald, is de volgende uitdaging om te zorgen dat er een overzicht is en dat de taken worden uitgevoerd. Om grip te houden op de planning en eenvoudig de taken onder te verdelen en af te vinken is het gebruik van een projectmanagement tool heel geschikt.
Deze projectmanagement tools geven je inzicht in de planning, maar je kun ook takenlijsten maken en taken categoriseren. In sommige tools voor projectmatig werken kun je aan elke taak een deadline hangen en deze koppelen aan de uiteindelijke planning. Bepaalde softwareprogramma’s bieden ook mogelijkheden om de communicatie te stroomlijnen rondom projecten en projecttaken.
Verschillende projectplanning tools
Er zijn verschillende projectmanagement tools. Een aantal voorbeelden van veelgebruikte tools zijn:
- Monday,
- Asana
- Wrike.
Met deze projectmanagement tools kun je takenlijsten maken, taken categorieën en sub-taken maken. Je kan elke taak een deadline geven zodat je ziet wat je als eerste moet oppakken.
Ook biedt het ruimte voor documentenbeheer en onderlinge communicatie rondom de klus. Op die manier heb je alle documenten op 1 plek en kun altijd bij de documenten die je nodig hebt voor het project. Dit scheelt ook een hele hoop heen-en-weer gemail als je documenten nodig hebt of iets over taken wilt overleggen.
Bekijk hier meer voorbeelden van project management tools ter ondersteuning van projectmatig werken.
4. Goede communicatie is het fundament voor projectmatig werken
Planning en takenlijsten is één ding voor een succesvol verloop van een project, een andere factor is communicatie. Zeker op het moment dat je in een groot projectteam werkt is communicatie essentieel voor succesvol projectmatig werken.
A) Regulier overleg projectleden
Het is daarom aan te raden een regulier overleg in te plannen met alle projectleden. Zo blijft iedereen goed op de hoogte van alle ontwikkelingen en weet ook iedereen waar het project staat. Een goede verslaglegging van afspraken en feedback uit de vergaderingen is belangrijk. Zo kun je altijd teruglezen wat er is afgesproken en zijn ook diegene die er niet bij waren op de hoogte van wat er gebeurd. Projectmanagement tools kunnen hier opties voor bieden. Je kunt ook kiezen voor andere vergader-tools zoals OneNote om notities te maken.
B) Betrek stakeholders regelmatig bij projectmatig werken!
Het managen van verwachtingen draagt ook bij het succes van een project. Plan een regulier overleg in met de stakeholders buiten de projectgroep. Praat ze bij over de planning, eventuele bottlenecks, de sfeer in het team, de begroting en wat je eventueel nog nodig hebt om het project succesvol voort te zetten. Zo kun je ze tevreden houden en op het moment dat een planning uitloopt of het budget wordt overschreden zijn ze op tijd op de hoogte om eventueel keuzes te maken of te helpen. Relatiebeheer is dus belangrijk.
5. Commitment van projectleden pijlen
Naast goede communicatie intern en extern is het van belang dat er een goede sfeer en cultuur is binnen het projectteam. Als je wilt dat je projectleden een stapje extra zetten, gemotiveerd zijn om aan de slag te gaan en het beste uit het project te halen is de sfeer in een team van groot belang. Een fijne sfeer zorgt voor positiviteit. Een prettige en veilige samenwerkingssfeer zorgt ook voor initiatief en creativiteit. Bij projectmatig werken hoort eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij ieder teamlid.
Als iemand eigenaar is van een taak, dan kan hij of zij zich verantwoordelijk voelen om dat gedeelte goed af te ronden. Ook draagt dit bij aan het gevoel van trots als een deelopdracht goed is opgeleverd. Deze twee factoren zorgen voor commitment aan het project.
Teamleden staan in hun kracht als opdrachten uitdagend zijn maar wel aansluiten op de specialiteiten en talenten van de persoon. Als jij weet van projectleden waar zijn of haar sterktes en zwaktes liggen kan je daarop anticiperen en ze een rol geven waar ze initiatief nemen en met nieuwe ideeën durven te komen.
6. Evaluatie voor betere projecten in de toekomst
Op het moment dat een project is afgerond, ben je er nog niet. Net zo belangrijk als het resultaat is de evaluatie. Plan daarom na afronding van een project op korte termijn een evaluatie in. Wat is goed gegaan tijdens het project en wat kon beter? Feedback is dan ook prettig om te krijgen, gebruik deze feedback niet alleen om de volgende keer een ander project beter te laten verlopen, maar ook om jezelf of jouw rol te verbeteren.
Niet afrekenen maar leren
Bij het evalueren van projecten zou het leren voor de toekomst centraal moeten staan. In de praktijk kijkt men vaak terug met een schuldvraag bij tegenslag. Als je echter wilt leren is het belangrijk om vanuit een zakelijk perspectief bottlenecks te benoemen en de stappen richting de toekomst te bepalen. Tegenslag komt in de meeste gevallen door meerdere factoren die ongunstig samenkomen. Als je dit weet te ontrafelen kun je leren hoe projecten in de toekomst succesvoller afgerond kunnen worden.
Een evaluatie in projectmatig werken is dus essentieel om in de toekomst betere projecten te kunnen draaien.
Tip: leg de feedback goed vast in een cloud document zoals OneNote of Milanote. Voordat jij je volgende project opstart loop je door je notities heen en borg je zaken die je de vorige keer over het hoofd zag.
7. Succesvol projectmatig werken
Een succesvol project opleveren is dus niet alleen een kwestie van binnen de gestelde tijd, budget en scope een project opleveren. Het heeft ook te maken met managen van verwachtingen, zorgen voor een goede sfeer, het tonen van commitment en een goede evaluatie. Met deze tips voor projectmatig werken weet jij ieder geval het beste uit de het project en de projectleden te halen om de klus tot een goed einde te brengen.
8. Leestips over project management voor marketeers!
Project management software: wat is het? (tips & tools)
De beste project management software voor jouw marketing
Agile project management; wat is het en wat heb jij er aan!
Projectmanagement software vergelijken
Waterval vs Agile (infographic)
Aanbevolen artikelen rondom dit thema
Hoe deel je je dag praktisch in? Time management tips!
Je dag effectief indelen; waar begin je? In dit artikel delen we een aantal praktische tips van time management expert Björn Deusings.
5 essentiële competenties voor een goede projectmanager in de bureauwereld
Lees deze lijst met 5 essentiële competenties voor projectmanagers in de bureauwereld op basis van 50 interviews met projectmanagers. Lees nu!
Welke Belt training past bij jouw carrière: Green Belt of Black Belt?
6 tips voor productief thuiswerken
Met onderstaande 6 tips werk je thuis zo productief mogelijk. Zorg bij thuiswerken voor een goede werkplek en maak een to-do-list! Meer tips ?
Gripp review: houd grip op je organisatie met deze software voor bureaus
Op zoek naar een Gripp review? Ontdek of deze software jouw organisatie laat groeien. ✅ Lees mijn persoonlijke review.
Wat is een briefing? (met voorbeelden)
Een briefing of een brief is een opdrachtverstrekking aan een uitvoerende partij. In een briefing geeft de aannemer of opdrachtgever wat er aan eindresultaat en werkzaamheden verwacht worden.
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.