Kanban: ga elke uitdaging aan met meer focus, afbakening en efficiëntie met behulp van deze veelgebruikte projectmanagement methode. Deze handige projectmanagementmethode biedt tal van voordelen en kan op vele werkgebieden uiterst goed van pas komen. Niet voor niets is de methodiek omarmd door bedrijven wereldwijd (Forbes). Lees onderstaande tekst en kom meer te weten over de kanban methode en wat deze voor jouw werkzaamheden kan betekenen. En welke software je hier het beste voor kan gebruiken. Van Exact tot Teamleader, ontdek ze vandaag allemaal.
Tools met ondersteuning voor Kanban-borden:
Wat is de Kanban?
Het woord Kanban komt oorspronkelijk uit Japan en de betekenis van het Japanse woord is ‘tag’ of ‘kaart’. Een Kanbansysteem is een eenvoudige methode voor het zowel definiëren, managen als het verbeteren van werkzaamheden en bedrijfsprocessen.
Het doel van deze methode
Het doel van de Kanban methode is het zo efficiënt mogelijk produceren van producten of verrichten van werkzaamheden. Dit gebeurt via drie stadia, namelijk:
- de begin-werkzaamheden,
- de taken die in productie zijn en
- de geproduceerde eindproducten.
Met de Kanban methode, is het de bedoeling dat je meer focus kunt aanbrengen en tegelijkertijd meer inzicht kunt bieden op aspecten zoals tijdsplanning, uit te voeren taken en evaluatie. Doormiddel van visuele en overzichtelijke kaarten en kolommen, worden alle werkzaamheden, taken of opdrachten, keurig in beeld gebracht waardoor je in één oogopslag kunt zien waar wellicht knelpunten of verbeterpunten aangebracht kunnen worden.
De kanban-methodiek kan voor diverse processen gebruikt worden, zoals:
- het beantwoorden en managen van e-mails,
- het ordenen van takenlijsten
- het publiceren of schrijven van rapporten.
De geschiedenis van Kanban
Het Kanban systeem is bedacht door Taiichi Ohno, een ingenieur bij Toyota in de jaren 40. Dhr. Ohno had uitdagingen om de productieprocessen te optimaliseren. Hij raakte geïnspireerd door Amerikaanse supermarkten die toen opkwamen. In deze winkels haalde de klant zelf producten uit het schap. Deze schappen werden vervolgens aangevuld vanuit een voorraad in het magazijn.
Het aantal producten in het schap was voldoende om aan de vraag van de dag te voldoen en daarmee afgestemd op de beschikbare ruimte. waarbij een klant de gewenste goederen uit het schap haalt en de supermarkt de voorraad aanvult met slechts genoeg product dat nodig is om de schapruimte te vullen.
De ingeneur zag kansen om deze methodiek toe te passen op het optimaliseren van een ander soort proces: de moderrne werkplek bij Toyota. Hij richtte de productiestroom in met een onderdelenvoorraad die precies was afgestemd op de vraag. Kanban was geboren. Onnodige stappen in het proces werden eruit gehaald door processen anders in te richten.
Van autoindustrie naar ICT
De methodiek werd in de opkomende IT-bedrijven opgepikt en toegepast op verschillende werkvormen. Eerst rondom softwareontwikkeling. Later ook voor andere teams zoals de marketingafdeling. In 2004 is Microsoft met een Kanban methode gaan werken, gevolgd door andere bedrijven in de IT. Het uitgangspunt van Kanban (het minimaliseren van werkvoorraden en de focus op prioriteiten) is bij softwarebedrijven toegepast op de inzet van ontwikkelkracht.
Ontwikkelaars, ontwerpers en andere teamleden werken alleen aan de op dat moment essentiële projecten. De productielijn is vertaald naar een proces waarbij het werk door kan naar de volgende schakel na een bepaald moment.
Door het oorspronkelijke doel van Kanban – het verwijderen van overtollige auto-onderdelen – op moderne softwareontwikkeling te projecteren, wordt uiteindelijk een slanke en efficiënte ontwikkelomgeving gecreëerd waar personele kracht wordt gestoken in alleen de essentiële projecten die bijdragen aan een bevredigende levering.
De eenvoudigste manier om het pragmatische proces van Kanban te doorgronden, is door naar de zes belangrijkste principes te kijken.
Wat zijn de kenmerken van de Kanban methode?
Het Kanbansysteem kenmerkt zich door drie basisprincipes, namelijk het visuele aspect, het in kaart brengen van de lopende processen, en het managen van de lopende en toekomstige processen. Een uitleg per kenmerk van de Kanban methode:
1. Visueel maken
Een belangrijke stap in het begin van het proces in de kanban methode is het visualiseren van de werkzaamheden op een fysiek of virtueel bord. Hierbij kun je denken aan wat er zoal gedaan moet worden en wie er bij de processen betrokken worden. Bij de eerste stap is van belang dat deelnemers aan het project mee brainstormen zodat aan iedereen duidelijk wordt gemaakt wat de stand van zaken is. Kanban borden zijn er in verschillende vormen. In het hoofdstuk kanban borden gaan we daar verder op in.
2. Limiteer de werkzaamheden
Stap twee focust zich op het beperken, afbakenen en het efficiënt maken van processen. Hierbij staat Work in Progress (WIP) centraal. De kracht van dit proces is dat er gefocust wordt op de belangrijkste werkzaamheden; de prioriteiten. Om tot succesvolle resultaten te komen is het bij elk project of proces van belang dat prioriteiten centraal komen te staan en als eerst worden volbracht.
3. Workflow beheren
Door het ‘work in progress’ te beperken en te visualiseren kunnen vervolgtaken eenvoudig in gang worden gezet. In het proces worden onnodige taken en processen verwijderd. Het belangrijkste is het visueel inzichtelijk maken van het werkproces zodat het voor iedereen duidelijk is waar een taak of deelproject staat in relatie tot het grote geheel. Ook worden bottlenecks in een oogopslag duidelijk voor alle projectmedewerkers.
4. Heldere afspraken
Onderdeel van Kanban-methode is het wegnemen van onduidelijkheid rondom processen. Dat betekent: hetdefiniëren van de werkprocessen en afspraken hierover duidelijk communiceren. Wat te doen bij vertraging? Wat moet er gebeuren als een taak is afgerond en naar de volgende fase kan? Wat doen we bij tegenslag?
5. Feedback
Feedback loops zijn gemeengoed bij deze methode. Deelnemers aan een project hebben dagelijks contact over de voortgang via standup meetings. Op een open, eerlijke en eenvoudige manier brengen teamleden elkaar dagelijks op de hoogte van de voortgang.
6. Evalueren en verbeteren
Het is van belang om op het Kanbanbord de Kanbantaken volledig te analyseren. Bij deze stap let je op hoe het bord gevisualiseerd is en hoe de werkzaamheden en de flow verbeterd kunnen worden. Wellicht moeten er nieuwe afspraken gemaakt worden, wijzigingen aangebracht worden of is er ruimte voor verbetering.
Het is van belang dat de items, dus de werkzaamheden, zo kort mogelijk stil komen te staan waardoor er een soepele flow ontstaat. Door doorlooptijden en kwaliteit te beoordelen, kan het systeem continu geanalyseerd worden en kan er binnen de organisatie gewerkt worden aan verbetering en optimalisatie.
Flow zorgt er voor dat projecten goed verlopen, deadlines worden behaald en mensen prettig werken in het project.
Hoe pas je de Kanbanmethode toe?
De kanbanmethode kan op diverse manieren worden toegepast. Over het algemeen is het doel wel altijd hetzelfde, namelijk zo efficiënt mogelijk produceren en presteren.
Vaak wordt voor het uitvoeren van de kanban methode een groot whiteboard of prikbord gebruikt en wordt er gebruikt gemaakt van gekleurde magneten, stickers of post-its. Hierdoor kun je eenvoudig categorieën aanbrengen en worden taken vele malen overzichtelijker.
Online kanban borden voor werken met de Kanban Methode
Tegenwoordig wordt er binnen de meeste organisaties gebruik gemaakt van een online Kanban bord. Dit houdt in dat medewerkers eenvoudig vanuit hun eigen computer de gegevens kunnen inzien en zelf inbreng kunnen leveren. Er zijn tal van apps en websites die de methoden ondersteunen en waardoor je zelf eenvoudig alle werkzaamheden en taken in kaart brengt.
Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie bij het proces betrekt. Hierdoor is iedereen geheel op de hoogte en weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Een element binnen de kanban methode is dus ook de overlegstructuur; projectmedewerkers hebben regelmatig overleg over de voorgang van projecten, de bottle-necks, wat er gereed is en wat er nog moet gebeuren.
Welke tools ondersteunen deze werkvorm?
Er is een variatie aan kanban software beschikbaar om het werken volgens Kanban te ondersteunen. Deze software biedt de mogelijkheid om samen te werken in teams, Kanban-borden op te stellen, deze te bewerken en hier over te rapporteren. Sommige tools zijn toegespitst op het deze methode en als Kanban-software te typeren. Andere tools ondersteunen meerdere aspecten van projectmanagement zoals agile werken, gantt-charts, kanban-borden, scrum-support en waterval-planning. Dit zijn project management software oplossingen die ook verschillende kanban borden aanbieden.
Je kunt specifieke kanban software of project management software gebruiken. Er zijn ook andere tools die je met enige creativiteit kunt inzetten als kanban software. Denk aan Excel, word of online brainstorm-tools zoals Miro. In de praktijk zien we wel dat het een stuk eenvoudiger werkt om specifieke kanban software of project management software in te zetten om soepel samen te werken volgens de kanban methode.
Een aantal voorbeelden van kanban software:
Wat zijn de voordelen van de Kanbanmethode?
Het werken met een Kanbansysteem kan voor vele organisaties een hoop voordelen opleveren. Zo is de methode transparant, overzichtelijk, toegankelijk en draagt het bij aan een efficiëntere en betere samenwerking. Daarnaast zorgt het ook voor het voorkomen en verminderen van overbodig werk en daarmee het besparen van kostbare tijd.
- Transparant
Het werken volgens de Kanbanmethode is enorm transparant. Een overzichtelijke whiteboard of een onlinekaartensysteem zorgt ervoor dat het voor alle werknemers in een oogopslag duidelijk is wat er verwacht wordt van hen en wat er zoal op de planning staat. Ook wordt het volledig transparant gemaakt waar andere medewerkers mee bezig zijn waardoor hulpvragen en samenwerking tussen collega’s eenvoudiger wordt.
- Toegankelijkheid
Tegenwoordig zijn de meeste Kaban systemen online, waardoor je elk gewenst moment, en elk gewenste plak, zoals vanuit huis, het bord bekijken. Hierdoor kunnen zelfs werknemers in het buitenland of op afstand, de kaarten inzien en inbreng geven. Je kunt de kaarten daarnaast ook eenvoudig delen met alle werknemers binnen de organisatie en belanghebbende.
- Verhogen van efficiëntie
De Kanban Methode zorgt ervoor dat werkzaamheden en processen efficiënter verlopen. Knelpunten en verspilde tijd worden in kaart gebracht waardoor tijd, moeite en kosten bespaard kunnen worden. Daarnaast kun je de kaarten ook personaliseren en inzicht krijgen in de efficiëntie van verschillende werknemers. Hierdoor kun je taken van werknemers met een overvloed aan werk uit handen nemen en een burn-out of stress bij werknemers helpen voorkomen.
- Betere samenwerking
Gestroomlijnde werkzaamheden en volledige transparantie draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen je team. Medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt en waar andere werknemers mee bezig zijn.
Wat zijn de nadelen van de Kanbanmethode?
Naast voordelen zijn er uiteraard ook nadelen. Over het algemeen is het namelijk vaak zo dat een uitgebreid Kanbansysteem ook zo zijn beperkingen heeft. Zo kunnen kleine foutjes of wijzigingen voor verwarring zorgen en werkt het systeem alleen goed wanneer je werkzaamheden en details beperkt.
- Verwarring
Een doel van een Kanban methode is om orde en overzicht te brengen binnen een organisatie. Wanneer de organisatie of het aantal werknemers echter te groot is, kan een Kanbansysteem ingewikkeld en verwarrend zijn. Werknemers kunnen door het groot aantal taken overzicht in hun eigen werkzaamheden verliezen en zicht verliezen op de prioriteiten.
- Minder ruimte voor spontaniteit en onregelmatigheden
Een ander nadeel aan de Kanbanmethode is daarnaast wellicht de mate van flexibiliteit. Vaak werk je met een Kanban-bord naar een specifiek doel of doelstelling en kunnen onregelmatigheden het proces in de problemen raken. Het systeem is over het algemeen ontwikkeld met stabiliteit en continuïteit in het achterhoofd en biedt dus weinig ruimte voor spontaniteit. Hierdoor kan creativiteit of verbeteringspunten verloren raken.
Wat is een voorbeeld van de Kanban methode?
De Kanbanmethode kan voor diverse doeleinde gebruikt worden. Zoals eerder al werd aangegeven biedt het systeem de ideale oplossing voor het managen van e-mails, takenlijsten of voor campagnemiddelen zoals whitepapers.
Kanban Methode Voorbeeld: Whitepaper productie
Een Kanbanproces voor het opstellen van een whitepaper ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
Visualisatie – whitepaper
Breng in kaart wat er zoal in de whitepaper moet komen te staan, wie eraan mee werken, wie de belanghebbende zijn, de verrichte taken en wanneer het rapport gepubliceerd moet worden. Dit onderdeel omvat in principe de wachtende taken en verwachtingen vanuit het team.
Beperk werkzaamheden – whitepaper
Breng in kaart aan welke hoofdstukken gewerkt wordt. Visualiseer bijvoorbeeld in kleur wie aan welk onderdeel werkt en wie voor welk hoofdstuk verantwoordelijk is. De hoofdstukken zijn in productie en iedereen die mee werkt aan het rapport ziet aan welke onderwerpen gewerkt wordt. Daarnaast zijn er designtaken die in productie zijn. Ook hoort er een fotografie-opdracht bij. Ook deze werkzaamheden worden met kleuren aangegeven in de juiste kolommen in het Kanbanbord.
Productie en evaluatie – whitepaper
Wanneer hoofdstukken voltooid zijn worden ze aangeduid als geproduceerd en staan ze open voor beoordeling en evaluatie. Een eindverantwoordelijke kan vervolgens de hoofdstukken of teksten beoordelen en goedkeuren. Vervolgens kunnen bijbehorende taken beoordeeld worden en kan er gekeken worden naar eventuele verbeteringspunten. Zodra het proces als tevreden wordt beoordeeld kan het eindrapport worden gepubliceerd.
Kanban voorbeeld Tuinhuis project
Je kunt de Kanban Methode ook inzetten voor projecten rondom het persoonlijke leven. Een verbouwing van het huis of in mijn geval; het zetten van een thuishuis. In ons geval moest er een en ander gebeuren om de realisatie van het tuinhuis mogelijk te maken. Een greep uit de werkzaamheden (backlog):
- een boom rooien
- tuinornament afbreken en afvoeren
- overbodige grond afvoeren
- fundering leggen
- elektra voorbereiden
- tuinhuis bestellen
- tuinhuis plaatsen
- etc.
We vonden het wel leuk om het project aan te pakken via de kanban-methode. Althans, een light-versie daarvan. Het voordeel is dat iedereen die ons helpt direct ziet wat de status is en waar de werkzaamheden vallen in het totaalproject. Ook zie je waar bottlenecks ontstaan.
Papier met sticky notes
Op een wit vel hebben we vier kolommen aangemaakt volgend de Kanban filosofie. Met post-its (sticky notes) hebben we de verschillende taken geplot op het bord. Dat zijn dus onze Kanban cards met een vrije interpretatie van user stories.
Het geeft een ontzettende voldoening als je een deeltaak afgerond hebt een een post-it kan verplaatsen naar de kolom: ‘done’.
Een leuk project om mee te experimenteren. Een foto van ons bord in de beginfase van het project:
Hoe ziet een kanban bord eruit, hoe werk je er mee?
Omdat tal van organisaties gebruik maken van een kanban-bord en elke werkzaamheden uniek zijn, is het lastig om precies in kaart te brengen hoe een kanban-bord er uit ziet.
Kanban Bord met kleurcodes en kolommen
Over het algemeen bestaat een Kanban-bord uit drie kolommen en diverse kleursystemen. De eerste kolom staat voor de wachtende taken en de geplande werkzaamheden. In de tweede kolom worden de werkzaamheden in kaart gebracht waar momenteel aan gewerkt wordt. De derde kolom bevat ten slotte de lijst aan productieprocessen die voltooit zijn of in de afrondende fase thuishoren.
Door te werken met kolommen en kleursystemen kun je zelf in kaart brengen welke taken prioriteit hebben, wie de taken hoort uit te voeren of welke teams verantwoordelijkheid hebben voor de geplande werkzaamheden. Het bord kan continu aangepast worden en is vrijwel voor elke situatie te gebruiken. Zorg ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht houdt en dat je niet met te veel werkzaamheden of personeelsleden tegelijkertijd werkt.
In welke procesvormen past kanban?
De Kanban methode past volledig binnen Agile-projectmanagement. Agile (de Engelse term voor lenig en behendig) is de management benaming voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het managementsysteem houdt in dat je focust op werkzaamheden terwijl je tegelijkertijd het einddoel zorgvuldig in de gaten houdt. Hierdoor kun je tussentijds wijzigingen aanbrengen en processen optimaliseren.
De Agile-methode legt de nadruk op efficiëntie en verandering en maakt het gemakkelijk om zorgvuldig veranderingen aan te brengen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit of van het eindresultaat. De methode is binnen vrijwel elke organisatie toe te passen en kan voor efficiëntie binnen tal van processen zorgen. Net als andere strategieën van de Agile-methode, biedt het Kanbansysteem de ideale oplossing voor het verlagen van de werktijd en uiteindelijke kosten.
Mijn ervaring met Kanban
Als marketeer én online ondernemer gebruik ik regelmatig de Kanban-methode om orde te brengen in chaos. Zodra er een situatie ontstaat waarbij een project uit meerdere taken bestaat, ben ik geneigd om deze onder te verdelen in fases. Voor iedere taak maak ik een kaart (online uiteraard) met een label en plan ik het in.
Het geeft zo’n geweldig gevoel om kaarten met taken op te schuiven naar een volgende fase en zeker als dat de ‘done’-fase is.
Dus of het nu gaat om grotere taken van een marketingplanning of deeltaken van een project; ik zet deze methode graag in. Ik heb bijvoorbeeld een Kanban-bord open staan op dit moment voor de productie, publicatie én promotie van een content item.
Maar ook in de privé sfeer – en dan vind ik het wel leuk om het niet digitaal te doen maar op een whiteboard in de kamer – werk ik er graag mee. Een bouwprojectje in de tuin bijvoorbeeld, is hier uitstekend mee te plannen.
Het verschil tussen Kanban en Scrum
De Kanban en Scrum methode verschillen op meerdere vlakken. Het grootste verschil zin in de filosofie op het aanpakken van werk.
Sprints
De scrum-methode hakt projecten op in Sprints van een aantal weken. Werk dat in deze scrum is ingedeeld kan opgepakt worden. Er is in principe geen ruimte voor een nieuwe aanvoer van taken binnen een sprint. Binnen de sprint is er een actieve samenwerking om tot een oplevering te komen.
Langere termijn workflow
Kanban gaat juist uit van een langer werkproces met een doorlopende aanvoer van nieuwe taken of werkzaamheden. Ad-hoc taken kunnen in principe altijd aangevoerd worden en toegevoegd worden aan de backlog. Als er weer ruimte ontstaat in het bord, kan er een user story/kanban card opgepakt worden. Deze gaat vervolgens mee in de flow.
Lees ook deze artikelen over projectmanagement:
- Projectmatig werken voor marketing
- De beste projectmanagement software voor marketeers
- Wat is een Gantt-chart en wat kun je er mee?
- Vergelijk projectmanagement software
Afbeeldingen Kanban bord offline en online: www.shutterstock.com
