Monday review: een ultra vriendelijk CRM-systeem

door Marcel Nanning | Last Updated:   12 september 2024

Je kent Monday misschien als projectmanagementtool, maar het platform is veel breder inzetbaar. Zo ook als CRM voor de b2b. Benieuwd wat deze tool te bieden heeft? Ontdek het in deze uitgebreide Monday review.

Wat is Monday?

Monday is een platform dat kan worden ingezet voor verschillende functies, processen en afdelingen, bijvoorbeeld als CRM of projectmanagementtool. Maar Monday is ook geschikt ter ondersteuning van wervingsprocessen, softwareontwikkeling, marketingcampagnes, etc. Naar eigen zeggen is het een work OS (werk operating system) ter ondersteuning van meerdere werkprocessen in een organisatie.

Snelle groei

Monday is opgericht in 2012 door Roy Mann en Eran Zinman. Op basis van 1,5 miljoen dollar startkapitaal is het bedrijf ontsproten vanuit een appartement in Tel Aviv en in korte tijd uitgegroeid tot een wereldwijde speler op de bedrijfssoftwaremarkt. In eerste instantie heette het DaPulse om in 2017 over te gaan in Monday. De tool is ontstaan vanuit de wens samenwerking tussen teams te bevorderen. Doordat het is opgezet als een operating system leent het zich voor uitbreiding en het afdekken van meerdere processen in organisaties.

Inmiddels is de software beschikbaar in 11 talen en zijn er kantoren in verschillende landen. De oplossing heeft een eigen marketplace voor third party apps en meer dan 100.000 klanten.

In dit artikel review ik Monday vooral als CRM-systeem.

Monday onboarding

Zodra je een account aanmaakt op Monday krijg je een aantal vragen. Over jouw functie, het team en voor welke doeleinden je Monday wilt gebruiken. Vooral die laatste vraag is belangrijk, want de setup van het platform wordt hierop gebaseerd. Omdat ik Monday alleen als CRM wil gebruiken, selecteerde ik alle opties onder ‘Verkoop/CRM’. Vervolgens kun je beginnen met de inrichting van het CRM-systeem. Je kunt kiezen voor een standaard sjabloon of custom. Voor deze review kies ik het standaardsjabloon ‘CRM’. Kies je voor een standaardsjabloon, dan word je door de verschillende velden en opties geloodst door middel van tekstballonnen. Een nadeel: als je het sjabloon zelf wilt ontdekken, kun je deze ballonnen niet uitschakelen. De onboarding werkt verder duidelijk.

Het onboarden testen? Probeer Monday CRM gratis.

De opzet van het Monday CRM-systeem

Het CRM-systeem van Monday bestaat uit werkruimtes. Je kunt dit naar wens inrichten, bijvoorbeeld een werkruimte per afdeling. Binnen zo’n werkruimte kun je mappen aanmaken, zoals ‘CRM’. Onder een map hangen boards. In dit geval deals, contacten, accounts, leads, activiteiten, sales dashboard en CRM learning center. De weergave van deze boards is aanpasbaar. Zo kun je het tonen als tabel, Kanban bord, Gantt-chart, kalender en meer. Daar zit ook gelijk de kracht van Monday. Mede door deze lay-outs is Monday inzetbaar voor verschillende processen en afdelingen.

Je moet er even aan wennen maar als je het door hebt, werkt het prettig. De unieke opzet met boards is een enorme kracht en tegelijk ook een soort van zwakte; via de borden kun je verschillende processen inrichten. Daarmee is het geen hardcore CRM-systeem. Het is hele uitgebreide software die goed is voor veel doeleinden.

Ik bespreek het Monday CRM per board in deze Monday review.

Deals in Monday

Een van de belangrijkste en meest kenmerkende onderdelen van CRM software is het verwerken van verkoopkansen en orders (opportunities & deals). Het deals board van Monday uit het standaard CRM sjabloon heeft veel van wat je mag verwachten: een overzicht van de lopende deals, de fase, de verantwoordelijke, de waarde en hoe lang het traject al loopt. Een mooie aanvulling vind ik dat de bijbehorende taken per deal in een uitklapmenu worden weergeven. Zo kunnen salesmedewerkers en teamleads direct zien welke taken er nog openstaan voor een specifieke deal.

Een ander interessant veld is de Forecast Value. Deze waarde wordt berekend op basis van de dealwaarde en de geschatte kans (%) dat de deal geclosed wordt. Dit is een mooi voorbeeld van de mogelijkheden die Monday heeft: je kunt deze berekeningen dus ook gebruiken voor zelfgemaakte kolommen.

Contacten

Ook het standaard bord ‘Contacten’ heeft wat je verwacht. Per contact wordt het bedrijf, de deals, functie, het type (lead/klant/etc), de contactgegevens en dealwaarde weergeven. Ook is er ruimte voor notities. Van mij mogen de rijen een wat hoger formaat krijgen om meer overzicht te creëren, maar dat is persoonlijke voorkeur. Mis je specifieke gegevens? Dan kun je dit eenvoudig als kolom toevoegen.

Er zijn tientallen soorten kolommen beschikbaar, van status tot checkbox en van tag tot dropdown. Ook het toevoegen van contacten is eenvoudig: je klikt op de knop ‘Nieuw Contact’ en er verschijnt een nieuwe, invulbare rij. Andere systemen zoals Pipedrive bieden doorgaans net wat meer functionaliteit rondom de contacten-database. Vooral als het gaat om het maken van segmenten, lijsten en filters zien we dat andere systemen daar iets meer mogelijkheden voor kennen.

Leads

Een verkoopkans begint doorgaans met een lead. Dit kunnen websitebezoekers zijn, mensen die sales heeft gesproken op een beurs, tips van andere klanten enz. Hier is nog niet altijd een volledig profiel van bekend maar je hebt wel gegevens die je wilt vastleggen. Monday biedt hier opties voor.

Voor een totaaloverzicht van de lopende leads gebruik je het ‘Leads’ board. Hierin zie je in één oogopslag de verantwoordelijke, status, contactgegevens en eventuele comments. Ik kan me voorstellen dat dit type board heel fijn werkt als de gegevens van een (specifiek) formulier op de website worden ingeladen. Denk aan een formulier voor offerteaanvraag, lead downloads of het contactformulier. Op deze manier kan het board ook als ticketsysteem dienen. Je kunt van de leads eenvoudig een contact maken door op de knop ‘Move to contact’ te klikken.

Naast de hierboven besproken borden heeft het CRM template ook een board voor accounts, activiteiten, een sales dashboard en CRM learning center. Deze laat ik voor nu buiten beschouwing.

Andere functies: planning en teams

De werkruimtes vormen het meest gebruikte deel in het Monday CRM. Toch wil ik nog twee andere functies bespreken die ook relevant zijn voor het CRM: planning en teams. Zo heb je in ‘Mijn week’ een overzicht van alle voor jou openstaande taken per week. Ook de afgeronde taken kun je hier vinden.

Bij ‘Teams’ nodig je teamleden uit voor jouw Monday omgeving en beheer je toegangsrechten als beheerder, kijker of gast. Hiervan vind ik de mogelijkheden voor toegang matig. Het is niet mogelijk om een deel van een board af te schermen, bijvoorbeeld.

Nieuwe features in 2024

• Verbeteringen aan e-mail, waaronder: de AI-composer, click tracker, de mogelijkheid om een item vast te zetten op de tijdlijn, nieuwe automatiseringen voor e-mails en activiteiten. Ook is de agenda-integratie verbeterd.
• Native caller via Twillio
• Een nieuwe pijplijnweergave
• Account verrijking met aangepaste velden.
• Massa e-mails inclusief: HTML-editor, de mogelijkheid om testmails te versturen en analyse van massamails
• Een nieuwe import ervaring om data in borden te importeren
• Een betere CRM mobiel ervaring met de optie om direct te bellen of te mailen vanuit de contactkaart. Je kunt ook het sales leaderboard mobiel raadplegen om sales performances bij te houden.

Bekijk deze video voor een look & feel van Monday:

Monday integraties

Bij het kiezen van een CRM-systeem is het belangrijk dat het integreert met alle andere systemen in jouw bedrijf. Monday heeft hier allerlei mogelijkheden voor in de Apps Marketplace. Zo integreert het met de meeste gangbare systemen, zoals Gmail, Outlook, Google Drive, Asana en Zendesk. Maar ook vind je hier integratiemogelijkheden met bijvoorbeeld Facebook en LinkedIn. Benieuwd of Monday past in jouw digitale landschap? De Marketplace vind je hier.

Support

Iedere projectmanagement of CRM-oplossing die als SaaS is aangeboden, heeft een goed support vangnet nodig. Als gebruikers vragen hebben over het gebruiken en optimaal inzetten van Monday software kunnen ze op verschillende manieren hulp krijgen.

Kennisbank

Er is een kennisbank met artikelen (gidsen) over verschillende onderwerpen. We hebben even een test gedaan op de zoekopdracht: ‘hoe maak je een lead aan in crm?’ en kregen een helder resultaat in de vorm van een gids met video en afbeeldingen. De gids ging uitgebreid in op het aanmaken van een lead in de tool. Het artikel gaf overigens ook een hoop andere informatie dus het is niet specifiek een antwoord op die ene vraag maar een algemene guide over Monday CRM.

Community Forum

Naast de kennisbank, kunnen gebruikers van Monday support krijgen via een forum. Daar hebben inmiddels tienduizenden gebruikers toegang toe gehad en zijn veel antwoorden te vinden.

Tutorials & webinars

Gebruikers kunnen zich ook wenden tot een biblotheek aan tutorials en webinars volgen.

E-mail & telefonisch contact

Als je de software gebruikt kun je ook mailen het support-adres of bellen met het nummer 1(201)778-4567.

Wat kost het Monday CRM?

De tarieven voor het Monday CRM beginnen bij een gratis variant voor individuen. Dat biedt uitkomst voor (startende) zzp’ers, studenten of voor persoonlijk gebruik. Zodra je boards wilt kunnen delen of met een team wilt werken, kom je uit op één van de betaalde abonnementen: Basic, Standaard, Pro of Onderneming. Het verschil tussen deze abonnement zit hem o.a. in de opslagruimte, beschikbare functies en het aantal automatiseringen en integraties. Hieronder vind je de maandelijkse kosten per abonnement en het maximum aantal gebruikers.

De conclusie van deze Monday CRM review

Monday heeft gebruiksvriendelijkheid goed begrepen: het platform werkt ontzettend intuïtief en je leert het als nieuweling snel kennen. Dat biedt bij implementatie kansen voor een snelle onboarding. Door de setup van de tool (werkruimtes, mappen en boards) kun je het eenvoudig inrichten zoals je wilt. Bovendien is Monday breed inzetbaar voor verschillende processen en doelen. Daardoor is het mogelijk om meerdere op zichzelf staande systemen terug te brengen naar één systeem.

De setup heeft ook gelijk een nadeel: je moet het doen met de lay-outs die Monday aanbiedt. Hoewel er verschillende weergaves zijn, is daarbuiten weinig ruimte voor maatwerk. Monday heeft daarnaast geen automatische wekelijkse rapporten, waardoor je laagdrempelige toegang tot inzicht mist. Ook mag de Marketplace nog wel wat worden uitgebreid. Veelgebruikte email software ActiveCampaign komt hier bijvoorbeeld niet in voor.

Mijn persoonlijke ervaringen met Monday

Ik heb Monday vooral veel gebruikt als projectmanagement-tool. Daar is deze software zeer geschikt voor. De unieke opzet met borden die in verschillende weergaves beschikbaar zijn én de samenwerkingsfuncties maken dit een van de meest toegankelijke tools voor het werken aan projecten. Ik ben zeer gecharmeerd van deze tool waar het die functies betreft.

Als het gaat om CRM biedt Monday handige en doordachte features zoals workflows (stuur dit als dat), handige overzichten (dashboards) en alle basics die je van CRM mag verwachten. Aan de andere kant zijn er ook wat zaken minder goed ingericht zoals die je bij bepaalde dedicated CRM-tools wel tegenkomt.

Mijn grootste ‘probleem’ met Monday CRM is dat het minder overzichtelijk is als andere tools. Vooral omdat het een board-georiënteerd programma is waar CRM mee gemaakt is.

Nadelen van Monday CRM uit eigen ervaring

1. Omslachtige integraties
   Je moet voor bepaalde zaken goed zoeken of gebruikmaken van aanvullende widgets (zoals het tonen van relaties op de wereldkaart). De afhankelijkheid van integraties en andere apps kan nogal omslachtig zijn in bepaalde gevallen.
2. Mobile app
   Daarnaast is de mobile app niet zo gebruiksvriendelijk als die van andere, dedicated CRM tools zoals Archie CRM bijvoorbeeld.
3. Customer Service
   We zien steeds vaker bij grotere internationale aanbieders dat de customer services een uitdaging kan zijn. Dit is vooral een klacht die ik veel om mij hoor van andere Monday CRM-gebruikers.
4. Onoverzichtelijk pricing model
   Omdat er zoveel mogelijk is, maakt Monday gebruik van een pricing model op basis van aantal users en functionaliteit. Dit kan behoorlijk ingewikkeld worden.

Voor wie is Monday (niet) geschikt?

Ik zie Monday als een geschikte CRM-tool voor individuen. Als bedrijf met klein team zou ik Monday vanuit kostenperspectief alleen kiezen als het voor meerdere doeleinden dan alleen Sales/CRM gebruikt wordt. Voor middelgrote bedrijven die een overzichtelijk, gebruiksvriendelijk CRM-systeem zoeken en weinig behoefte hebben aan maatwerk is Monday het onderzoeken waard.

Klik hier en probeer Monday CRM gratis

Alternatieven voor Monday CRM

We hebben in deze Monday CRM review gezien dat de architecteur van deze tool uniek is. De opzet met borden, inzetbaar voor CRM, projectmanagement en andere doeleinden maakt dit een tool als geen andere. Ben je echter op zoek naar CRM voor een MKB-bedrijf met veel functionaliteit, dan is er genoeg keuze. Een aantal alternatieven voor Monday CRM.

Alternatieven voor Monday zijn ook te vinden in de projectmanagement-hoek. Voor meer inzicht in tools voor projectmanagement verwijs ik je graag naar dit artikel: Projectmanagement software.

Verder wijzen we je graag op onze reviews van andere systemen. Denk aan:

• Salesforce Review: terechte marktleider?
• ActiveCampaign: alleskunner voor een brede markt.

FAQ over Monday

Meer over CRM software zoals Monday?

Op deze site vind je veel informatie over CRM tools en de toepassing daarvan. Lees ook onze artikelen over:

• CRM strategie
• De beste CRM software
• CRM voor Marketing

Oprichter en hoofdredacteur van b2bmarketeers.nl, het weblog over b2b marketing over Marketing Strategie, Content Marketing, Marketing Automation, CRM, Project Management en Account Based Marketing. Marcel heeft gewerkt bij CRM partners, b2b marketing bureau's en De Efteling als b2b marketeer. Hij is eigenaar van Nanning Marketing , een marketingbureau gericht op resultaatgerichte content marketing voor b2b. Marcel gelooft in wederzijdse groei door het delen van kennis, ervaringen en visie. LinkedIn

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.