door Redactie |
Last Updated: 6 december 2022 Tags: event, Ondernemen
Je gaat niet zomaar naar beurzen: je bent op zoek naar impact! Als je voor de eerste keer een beurs bezoekt heb je wellicht geen idee welke voorbereidingen je allemaal moet treffen. Misschien is het niet jouw eerste keer, maar had het vorige beursbezoek niet zo veel effect als jij had gehoopt. Als jij je hierin herkent, lees dan verder. We in dit artikel een aantal tips om je goed voor te bereiden op een beurs of een zakelijk evenement.
Start op tijd met voorbereidingen
Wanneer je op een zakelijke beurs gaat staan, wil je natuurlijk dat het ertoe doet. Je gaat er niet voor niks staan. Juist daarom is het belangrijk dat je goede voorbereidingen treft. Je wil namelijk niet alleen dat het zin heeft, maar ook dat de dag soepel verloopt.
Draaiboek
Daarom raden we je aan om van tevoren een draaiboek te maken. In dit draaiboek staat alles wat je team moet weten voor een soepele beursdag. Bereid het samen voor en zorg dat je dit handige boek de hele dag bij de hand hebt.
Zo weet iedereen direct bij wie welke verantwoordelijkheid ligt en hoe lang bepaalde onderdelen van het evenement duren. Ook kun je de contactgegevens van het beurspersoneel opnemen in dit draaiboek. Onderdelen van het draaiboek zijn:
- Opbouw en afbouw: wie zorgt er voor de opbouw of de coordinatie daarvan? Wie neemt wat mee en hoe laat is iedereen aanwezig? Ook belangrijk: hoe laat sluit je af en gaat de afbouw beginnen. Ook hier is het van groot belang om goed af te stemmen wie wat meeneemt. Er raken maar al te vaak spullen kwijt (brochures, laptops, laders en zelfs lead-formulieren(!!).
- De stand-bemanning: wie staat wanneer in de stand. Veel organisaties wisselen de ploeg rond de middag.
- Contactgegevens: verwerk de contactgegevens van de deelnemers, de organisatie en vooral de technische ondersteuning duidelijk in het draaiboek
- Praktische informatie: zaken over parkeren, toegangstickets, het programma en de wifi-code verwerk je in dit hoofdstuk.
Uitnodigingen & marketing
Naast het maken van een draaiboek, raden we je ook aan dat je jouw doelgroep op de hoogte stelt van jullie aanwezigheid. Laat ze ook vooral weten waar jullie die dag te vinden zijn! Zet dus een communicatieplan op voor jouw beursdeelname. Een beurs of zakelijk event is een content-katalysator! Laat geen kansen liggen op dit vlak! Een aantal opties voor pre-event communicatie:
- Vooraankondiging (linkedin & e-mail)
- Uitnodiging klanten en hot porspects (Linkedin Direct Message, e-mail Ă©n telefonisch)
- Ontdek ons nieuwe product op beurs xyz (Linkedin & e-mail)
- Maak kennis met ons expert team op de beurs volgende week! (Linkedin & e-mail)
- Vandaag staan we op de beurs. Bezoek ons op stand x en haal dit presentje op! (Linkedin)
Dit is een voorbeeldje van een pre-event communicatieplan. Je kunt hier natuurlijk nog veel meer aan toevoegen zoals het delen van interessante content, gerelateerd aan het thema van het event.
Denk ook na over de communicatie ná het event zoals verslagen van eventuele key-notes, foto’s én video’s. Dit kun je uiteraard ook tijdens het event organiseren. Denk daar dus ook in de voorbereiding op jouw beurs goed over na.
Bereid je personeel goed voor
Als je naar een beurs gaat met collega’s is een goede voorbereiding erg belangrijk. Je hebt misschien wel een draaiboek in elkaar gezet, maar dat is waarschijnlijk niet genoeg. Maak duidelijke regels. Wat wordt er verwacht van het personeel? Zorg dat je met elkaar bespreekt hoe de uitstraling van het team gaat zijn. Dit heeft niet alleen te maken met de mogelijke dresscode, maar ook met de manier waarop ze zich presenteren. Denk aan:
- een open houding bij de stand: nooit op telefoons staren of met de rug naar het publiek gaan staan
- sta en spreek mensen actief aan, ga nooit lui zitten achter in de stand
- stem goed af hoe klanten en relaties aangesproken worden; tone-of-voice is belangrijk
- zorg dat de rolverdeling voor iedereen duidelijk is. Wordt het technisch? Verwijs de gesprekspartner bijvoorbeeld door naar een technische consultant.
- spreek af hoe je omgaat met verslaglegging van gesprekken en mogelijke leads. Het liefst heb je alle data direct na de beurs direct in de CRM software. Spreek daar dus goed zaken over af.
- maak je foto’s van elkaar voor een social media post? Super! Brief de mensen vooraf wel wat wel en niet kan op zo’n foto. Een voorbeeld: altijd het bedrijfslogo in beeld, geen mensen met handen in de zakken, geen klanten opzichtig in beeld zonder toestemming.
Denk van tevoren na over promotiemateriaal en acties
Zorg ook dat je iets leuks hebt om uit te delen. Bezoekers moeten wel een reden hebben om naar jouw stand te komen! Naast interessante content of bijvoorbeeld een product-lancering is het altijd goed om voor toffe give aways te zorgen.
Bedrukte relatiegeschenken
Bepaalde acties kunnen heel goed in de smaak vallen. Je kunt er ook altijd voor kiezen om bedrukte relatiegeschenken mee te nemen. Kijk eens tussen de relatiegeschenken van Maxilia om inspiratie op te doen. Het kan namelijk heel leuk (en waardevol!) zijn om mensen iets mee te geven. Wanneer eventbezoekers aan het eind van de beursdag thuiskomen, hebben ze nog een aandenken aan jouw organisatie. Je kunt natuurlijk een standaard visitekaartje of flyer meegeven. Toch zal dit niet zo opvallen.
Er zullen waarschijnlijk meerdere bedrijven zijn die dit meegeven. Je wil natuurlijk niet onder aan de stapel of in de prullenbak belanden. Kies er daarom voor om iets praktisch mee te geven. Denk dan bijvoorbeeld aan een pen of sleutelhanger met logo. Zo weet je zeker dat je opvalt.
Presenteer jouw bedrijf goed
Wanneer je op een beurs gaat staan is het belangrijk dat je er het meeste uithaalt. Hiervoor moet je er sowieso voor zorgen dat je jouw bedrijf goed presenteert. Hoe je dit doet? Zorg bijvoorbeeld voor een mooie en originele stand. Je wil immers dat mensen geĂŻnteresseerd raken in hetgeen wat jij te bieden hebt. Denk goed na over wat je gaat communiceren met je stand.
Bij een stand design is een aantal zaken van belang:
- Stimuleer interactie! Komen er sta-tafels of zitjes voor een overleg? Is er iets te doen zoals een demo volgen of een adviestool in te vullen?
- Communiceer glashelder. Ben je er vooral om het nieuwste product te lanceren? Zet dit dan ook duidelijk in de kijker en overspoel de bezoekers niet met een druk “wij kunnen alles!” stand design.
- Val op! Gebruik sprankelende graphics, videoschermen en verlichting om op te vallen. Benut de volledige ruimte (dus ook de hoogte!).
Zorg ook dat je duidelijke naamplaatjes hebt. Dit is erg belangrijk. Mensen zien zo veel nieuwe gezichten op zo’n beurs dat het bijna niet te doen is om iedereen bij naam te onthouden. Voorzie ze eventueel van een QR-code of chip zodat de connectie eenvoudig gelegd is via de telefoon, met een nieuwe prospect!
Lees ook onze tips voor hybride events!
Foto business event door Riccardo
Foto stand design door Lex Photography
Foto team door fauxels
Aanbevolen artikelen rondom dit thema
3 Belangrijke tips voor succes met Lean Six Sigma
Lean Six Sigma is een managementstrategie die door bedrijven wereldwijd is overgenomen. In dit artikel 3 tips om dit te implementeren
Waarom cloud security essentieel is voor jouw bedrijf (met tips!)
Waarom cloud security essentieel is voor jouw bedrijf (met tips!). De cloud heeft veel voordelen maar vraagt ook om oplettendheid. Onze tips!
Hoe kies ik de beste printer voor kantoor?
Hoe kies ik de beste printer voor kantoor? Laser printers, LED-printers of toch een inkjet printer? Lees hier tips!
Sfeerimpressie van Emerce B2B Online 2016 “Digital is a culture not a department”
Sfeerimpressie van Emerce B2B Online 2016 "Digital is a culture not a department"
Tips voor een optimale werk-privé balans voor jouw medewerkers
Tips voor een optimale werk-privé balans voor jouw medewerkers: van personeelsbezetting tot vitaliteitsprogramma's: lees onze tips!
Inschrijving allereerste editie TEDxUtrecht geopend
TEDxUtrecht
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.