Zo schrijf je offerte teksten die scoren! (tips & voorbeelden)

door Marcel Nanning | Last Updated:   1 juli 2020

Offerte teksten zijn voor een groot deel bepalend voor het succes van jouw offerte. En dus voor het totale sales proces. Een offerte tekst die niet aanspreekt of lekker leest zal aanvoelen als een rem om de offerte te ondertekenen. Uit onderzoek blijkt dat overtuigende teksten kunnen bijdragen aan het beïnvloeden van het koopgedrag. Zoals Hans Hoeken stelt in zijn onderzoek, Overtuigende Teksten, Hans Hoeken (vrij vertaald):

Het koopgedrag kan worden beïnvloed door persuasieve teksten als ze de onderliggende determinanten (competenties, drijfveren en context) van het gedrag beïnvloeden.

Zinvol om aandacht aan te besteden dus! Een aantal tips voor offerte teksten uit de praktijk en ondersteund door de neuropsychologie.

1. Schrijf wat de klant zich afvraagt…

Prospects en klanten lezen offertes vaak scannend. Tussenkopjes geven je de kans om de scannende lezer toch beet te pakken en af te remmen in het scannend lezen. Dit kun je bereiken door op verschillende manieren de tussenkopjes vorm te geven. Een methode om tussenkopjes in offerte teksten op te zetten is de ‘vraag-methode’. In plaats van het antwoord, herhaal je de vraag van de prospect of klant nog een keer. Hiermee haak je letterlijk in op de gedachtegang van de lezer en ben je bijna aan het meelezen met de lezer. Een voorbeeld van een onderdeel in de offerte tekst die gaat over de producteigenschappen. Een kopje kan zijn:

Producteigenschappen

Dit woord dekt de exacte lading van de inhoud van de onderliggende alinea; het is alleen een dodelijk saaie tussenkop. Je kunt deze kop ook aanpassen naar een vraagstelling. Bijvoorbeeld:

Welke producteigenschappen zijn voor mij belangrijk?

Je ziet dat de tweede zin al veel anders aanvoelt. Je geeft hiermee ook aan dat jouw product of dienst veel voordelen biedt, maar dat je een selectie uitlicht die voor de prospect of klant relevant is.

Tipje tussendoor: gebruik offerte software zoals e-boekhouden voor het genereren van offertes die scoren.

E-boekhouden is een uitgebreide tool die rijk is aan functionaliteit. Een boekhoud- en offertetool met focus op het maken van visueel aantrekkelijke offertes en de inzet van tekstblokken die altijd up-to-date zijn. E-boekhouden is van Nederlandse bodem en een van de beste tools op dit vlak.

E-boekhouden (klik hier en probeer gratis)

2. Het voordeel van persuasieve woorden

Er zijn bepaalde woorden die een sterke persuasieve waarde hebben. Deze woorden spreken de lezer onbewust aan en realiseren een bepaald effect op de houding.

Omdat
Het woord ‘omdat’ is zo’n woord. Dit woord past goed in overtuigende offerte teksten omdat hier een bepaalde feitelijkheid vanuit gaat. Uit onderzoek blijkt dat ‘Omdat’ vaak geassocieerd wordt met feiten, daarmee maak je de claims in je voorstel sterk.

Voordeel
Mensen zijn ook gevoelig voor het woord ‘voordeel’. Niet alleen is dit interessant om te gebruiken om te benadrukken hoe het leven van jouw klant of prospect makkelijker wordt. Het woord is ook krachtig bij het wegnemen van eventuele twijfels in de prijsperceptie.  

Gratis
Een ander woord dat dit effect heeft is het woord ‘gratis’. Niet voor niets zie je dit vaak terug bij aanbiedingen in winkels. Je kunt je afvragen of dit woord in een offerte tekst thuishoort. In veel gevallen past dit niet bij het umfelt, het product of de dienst.

3. Investering, geen kosten!

Een onderwerp dat in iedere offerte tekst zit, is de prijs voor de geleverde goederen of diensten. De prijs is een van de voorwaarden die je stelt aan een transactie. Jij verzorgt een dienst of verstrekt een product en in ruil daarvoor ontvang je graag een vergoeding. Het is overigens niet de enige voorwaarde maar in de meeste gevallen wel de belangrijkste. Ook hier is een tussenkopje belangrijk om de lezer aan de hand te nemen. Vaak zien we in offerte teksten terug dat er kopjes worden gebruikt als:

• Kosten
• Prijs
• Offertebedrag

Dit zijn allemaal correcte omschrijvingen van hetgeen er besproken gaat worden. Het spreekt echter totaal niet aan. Bovendien wekt het woord ‘kosten’ direct associaties op met duur, kosten maken en geld uitgeven. Terwijl je juist zoekt naar woorden die de prospect of klant doen denken aan de toekomstig situatie waarbij er geprofiteerd wordt van de voordelen van deze transactie. Je zou ook kunnen praten over; investeringen.

Bijvoorbeeld:

Wat is de investering voor uw nieuwe xyz?

Als we het dan toch over investeren hebben is de opbouw van de prijs ook belangrijk voor de overtuigingskracht van je voorstel. Er is een aantal technieken om de prijs in te kleden.

Bundelen van prijzen in offerte teksten

Een bekende vorm van het reduceren van prijspijn is het bundelen van producten en diensten. Hierdoor kun je een perceptie genereren van meer waarde dan de afzonderlijke items gezamenlijk vertegenwoordigen. (Bron Roger Dooly, Neurosciencemarketing)

De prijs opbouwen en voordeel verstrekken

Een andere vorm die je kunt toepassen is het opbouwen van een prijs en hier vervolgens een korting op geven. Dit geeft de prospect of klant direct een gevoel van bevoordeeld worden.

De prijs weergeven per maand of dag

Een veelgebruikte vorm van investeringsvoorstellen in offerte teksten is het ophakken van de prijs. De prijs wordt opgedeeld in termijnen zodat de investering minder hoog oogt. Een bekende vorm hiervan is bij vrijwel alle SaaS producten en diensten van toepassing; je betaalt een prijs per maand. In veel gevallen krijg je korting als je het bedrag in een keer vooruit betaald voor een jaar.

4. Korte zinnen (en niet teveel zinnen!)

Lange zinnen en grote alinea’s werken vertragend. Wollige teksten komen de leesbaarheid van de offerte tekst niet ten goede. Het is daarom raadzaam om korte zinnen te gebruiken verdeeld over korte alinea’s. Bij complexere producten of diensten kan het nodig zijn om meer toelichting te geven. In dit geval is het raadzaam om een bijlage op te nemen bij de offerte waarin je meer toelichting geeft op de besproken onderdelen.

De offerte tekst is bedoeld als samenvatting van het voorstel met een overtuigende kracht zodat je samenwerking kunt beklinken. Het zou zonde zijn als dit niet lukt omdat de prospect of klant er tegenop ziet om de offerte tekst door te nemen.

Vorm als oplossing
Experimenteer ook met vorm om je tekst leesbaar te houden. Een goede manier om wollig taalgebruik te voorkomen is het inzetten van opsommingen. Een voorbeeld van een willekeurige machinebouwer kan zijn:

Uw totaal pakket bevat de volgende voordelen:

• de levering van machine XYZ op de juiste plek in de productiestraat
• een monteur die u helpt bij de installatie en het draaien van uw eerste test badge
• een servicecontract voor de komende 3 jaar
• 2 jaar garantie op alle draaiende delen
• maandelijkse software updates voor een veilig en up-to-date systeem

Een andere methode is; het werken met korte, heldere tekstblokken. Door voor jezelf beperkingen op te leggen zoals een maximale lengte per blok, voorkom je wildgroei in de uitstraling van de offerte.

Tip: stel deze tekstblokken zorgvuldig op en sla ze op als standaard tekstblokken voor nieuwe offerte teksten. Offerte software programma’s zoals e-boekhouden of Rompslomp voorzien in het aanmaken, opslaan en inzetten van dit soort tekstblokken. Een ander voordeel is; je verkleint de kans op fouten doordat je standaard teksten kiest en in de offerte inlaadt.

5. Maak offerte teksten persoonlijk

Iedere offerte zal standaard elementen bevatten die je voor iedere klant inzet. Dit is slim en zorgt er voor dat het uitbrengen van offertes je niet teveel tijd kost. Zorg naast de inzet van standaard offerte teksten ook voor persoonlijke teksten.

Voorafgaand aan het uitbrengen van je offerte heb je informatie ingewonnen. In de meeste gevallen is er een gesprek aan vooraf gegaan. Uit deze conversatie heb je als het goed is belangrijke aandachtspunten gedestilleerd voor het aangaan van een mogelijke samenwerking.

Als het goed is heb je informatie gekregen over de aanleiding van het project, het belang hiervan, op welke manier dit project en de uitkomst ervan invloed heeft op de organisatie en hoe het traject gaat verlopen. Voor offerte teksten is dit soort informatie van groot belang. Jouw offerte tekst zal beter resoneren bij de prospect als de belangrijkste punten hierin verwerkt zijn.

En, niet onbelangrijk, als jouw aanbod aansluit op deze besproken punten. Heb je uit het sales gesprek opgemaakt dat een snelle oplevering van groot belang is? Benadruk dan jouw projectmethodiek die snelle levering mogelijk maakt. Is uit het gesprek gebleken dat de prospect zoekt naar een lange termijn oplossing en dat prijs minder belangrijk is? Verwerk dan in jouw offerte tekst de duurzaamheid van jouw oplossing en blijf weg van het prijsvechten.

Dit betreft dus offerteteksten die aangeven dat je hebt geluisterd naar de prospect of klant en je vanuit die informatie bent vertrokken op zoek naar een oplossing. Deze oplossing presenteer je in het voorstel. Het zorgt voor herkenning als een prospect of klant terugziet dat er is geluisterd en dat geeft weer wat meer vertrouwen in jou als leverancier.

6. Ben concreet en volledig

Offerte teksten die wollig en vaag zijn kunnen problemen opleveren. Als deze offertes ondertekend worden is de kans groot dat de verwachtingen niet waargemaakt worden. Het is belangrijk om duidelijk te zijn in wat er tegen welke voorwaarden geleverd gaat worden. Dit betekent niet dat er tientallen pagina’s aan inhoudelijke eigenschappen en voorwaarden omschreven moeten worden; daar zijn Algemene Voorwaarden en andere bijlages voor. Het is wel van belang om in de offerteteksten in grote lijnen af te kaderen wie wat wanneer gaat doen tegen welke tegenprestatie.

Een voorbeeld van een onduidelijke afspraak in een offerte tekst van een willekeurige machinebouwer: 

‘Wij leveren een compleet nieuwe machine in de loop van dit jaar”

Een voorbeeld van een duidelijk aanbod van dezelfde willekeurige machinebouwer:

 “u ontvangt een machine van type xyz in juni. Bij de aflevering hoort:

• Het opbouwen op locatie
• Een proefdraai met 10 producten
• Een training aan 3 kerngebruikers
• Een service check na 1 maand (of 300 productie uren).”

7. Een laatste tip voor scorende offerte teksten…

Lees ook andere artikelen op deze site met schrijf-tips voor offerte teksten en andere adviezen om sterke voorstellen uit te brengen:

• Offerte tips waarmee je de scoringskans verhoogt
• Tips voor zakelijke teksten
• Tooltips voor marketing en sales

TIP: Bekijk hier een aantal offerte tools!

Voorbeelden van Offerte software die zijn besproken in dit artikel:

Rompslomp

Foto: www.shutterstock.com

e-boekhouden

Oprichter en hoofdredacteur van b2bmarketeers.nl, het weblog over b2b marketing over Marketing Strategie, Content Marketing, Marketing Automation, CRM, Project Management en Account Based Marketing. Marcel heeft gewerkt bij CRM partners, b2b marketing bureau's en De Efteling als b2b marketeer. Hij is eigenaar van Nanning Marketing , een marketingbureau gericht op resultaatgerichte content marketing voor b2b. Marcel gelooft in wederzijdse groei door het delen van kennis, ervaringen en visie. LinkedIn

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.