De beste CRM software voor ZZP en MKB in 2025 (inclusief reviews)

door Marcel Nanning | Last Updated:   20 november 2024

Goede CRM software is al relevant voor de kleinste bedrijven, van ZZP tot MKB. Voor enterprise en multinationals is een bestaan zonder CRM zelfs niet denkbaar. Grip op een prospect- klanten database en op verkooptrajecten zijn een voorwaarde om een bedrijf te runnen.

Als we het over een CRM systeem hebben bedoelen we het proces van Customer Relationship Management en de software die daarbij ondersteunt.

In CRM systemen voor ZZP en MKB zien we vaak functies om contacten en bedrijven vast te leggen en acties en verkoopkansen bij te houden bij deze accounts. Daarna komt er nog een hele wereld aan functies en mogelijkheden bij, waar de verschillende tools zich mee onderscheiden. Ook zien we tools zich onderscheiden door gebruiksvriendelijkheid, connectiviteit, service en bijvoorbeeld de prijs.

In dit artikel maken we een diepe duik in de wereld van CRM voor kleinere organisaties en gaan we op zoek naar de beste CRM oplossing voor MKB en ZZP in 2025. Daarin verwerk ik ook mijn eigen ervaringen met een aantal tools. Dus ben jij op zoek naar een CRM-oplossing voor dit jaar? Neem dan deze duik in de wereld van CRM!

Wat is een CRM systeem?

CRM software is een tool waarmee organisaties relatiebeheer kunnen ondersteunen.

CRM staat voor Customer Relationship Management en vertegenwoordigt een strategische visie op het structureel inzetten van acties om relaties met prospects en klanten op te bouwen en te verbeteren om uiteindelijk kosten te besparen en meer omzet te realiseren.

CRM software ondersteunt organisaties dus in het vastleggen, beheren en bewerken van relaties. Anno 2025 ziet de wereld van CRM er divers uit en veel oplossingen zijn uitgegroeid tot complete bedrijfssoftware pakketten die een bedrijfsproces in de breedte ondersteunen.

Hoe ziet die CRM-softwaremarkt er dan uit?

De CRM wereld is al jaren enorm in opmars (in 2018 zag Gartner de CRM markt niet voor niets als de snelst groeiende softwaremarkt met in 2025 een omzetwaarde van meer dan 80 miljard!) Steeds meer nieuwkomers richten zich op deze markt.

Best-of-breed & specialisten

Enerzijds zien we specialistische CRM oplossingen (best of breed) waar we aan de andere kant uitbreidingen zien naar CRM functionaliteit vanuit andere tools zoals ERP of marketingsoftware. Zo is ActiveCampaign bijvoorbeeld van oorsprong e-mail marketing software met aanpalend hele goede CRM eigenschappen. Waar Pipedrive in de basis juist een CRM pakket is met hier een daar een uitstapje naar marketing functionaliteit.

Voor ieder wat wils

Voor grotere MKB bedrijven zien we pakketten als Salesforce, SAP CRM en Microsoft Dynamics CRM vechten om de markt. Daar onder hangen ook nog tools als SuperOffice CRM. De kleinere markt kiest vaker voor tools als Salesflare, Pipedrive, Zoho CRM en HubSpot CRM. Andere voorbeelden van tools voor ZZP en MKB komen aan bod in het artikel.

CRM software overzicht: CRM voor ZZP en MKB in 2025

De lijst aan CRM-pakketten is groot. Wij bekeken een aantal CRM-softwaresystemen die veel gebruikt worden, waar we goede verhalen over horen en die geschikt zijn voor kleine en middengrote organisaties. Wat daarvan het beste CRM-systeem is kun je afwegen aan de hand van de wensen voor jouw organisatie. We zitten nog in de staart van 2023 maar blikken vast voortuit naar 2025. Je zult het al wel raden: daar kan AI bijvoorbeeld, niet uit ontbreken.

Deze lijst is samengesteld op basis van ons eigen research. Daarin zijn ervaringen meegenomen die we zelf hebben opgedaan door te werken met deze CRM-tools. Tools waar we niet vanuit het professionele leven mee gewerkt hebben, hebben we beoordeeld op basis van gratis trial versies en demo’s.

HubSpot CRM

Dit is een hele interessante optie voor ZZP en MKB omdat dit gratis software is met veel functionaliteit. Toen HubSpot, bekend van de populaire Marketing Automation software en aanjager van de inbound marketing visie, in 2014 aankondigde een CRM pakket te lanceren ging er een kleine schok door de CRM wereld. Toen het ook nog eens een gratis tool bleek te zijn, moest de markt echt even bijkomen.

In 2019 zijn daar ook nog marketingfunctionaliteiten aan toegevoegd. Als een sterk software huis als HubSpot een gratis CRM-oplossing lanceert moet je op je hoede zijn. Want dat zou best wel eens een heel goed pakket kunnen zijn.

HubSpot CRM biedt een solide CRM oplossing met een prima pakket aan opties inclusief e-mail marketing. Tot een bepaalde bandbreedte is dit gratis te gebruiken. De CRM-software van HubSpot oogt in eerste instantie wat overweldigend maar is eenvoudig te bedienen en zit slim in elkaar. Hier kun je je processen heel mooi mee inrichten. Het voelt ook een beetje als een ‘sales trap’. Als je er eenmaal in zit… Dat leg ik uit; HubSpot wil graag aanpalende producten verkopen die leunen op de CRM-database. Deze producten zijn zeer sterk en bieden veel toegevoegde waarde. Denk aan marketing automation of conversational tools zoals chatbots. Ze zijn vaak goed, echter wel vrij prijzig.

Sinds 2023 is HubSpot net als vele andere systemen nog meer gaan inzetten op AI. Binnen het platform zul je op verschillende plekken AI-hulp aantreffen in het pakket.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 0,-

Pluspunten

+ hele goede, krachtige CRM oplossing inclusief e-mail marketing
+ gratis!!

Minpunten

– uitbreiding van functionaliteit is gelijk een grote stap, HubSpot houdt je graag binnen het HubSpot ecosysteem.

Of lees onze uitgebreide HubSpot Review en onze HubSpot CRM review

Pipedrive CRM

Van dit CRM systeem ben ik best onder de indruk. Het ziet er heerlijk uit en werkt zeer soepel. Pipedrive CRM heeft een goede fit als CRM voor ZZP en MKB vanwege de scherpe prijs-/kwaliteitverhouding. Het is in de basis een CRM oplossing met een prima set aan functies. Voor andere functies zoals projectmanagement of marketing kun je terecht bij andere tools via de marketplace.

Of je koppelt je eigen favoriete tools via een API. Al met al een sterke CRM-oplossing voor kleinere organisaties voor de ondersteuning van het verkoopapparaat. Deze tool blinkt uit in hardcore CRM functies zoals pipeline management en database management met segmentaties. Deze tool wint niet voor niets snel terrein in de wereld van CRM software.

Ook Pipedrive zit tegenwoordig vol met AI-gedreven oplossingen. Denk aan ondersteuning bij het opstellen van e-mails of een assistent bij het bepalen van de volgende stappen in een salesproces.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 12,50,-.

Pluspunten

+ hardcore CRM tegen voordelige prijs
+ fijne interface, werkt soepel en snel
+ marketplace voor extra functionaliteit

Minpunten

– beperkte functionaliteit in de basis t.o.v. veel andere pakketten
– nederlandse website maar voor de rest Engelstalige ondersteuning

Voor een uitgebreide review van Pipedrive CRM klik je hier.

CRM Creatio

Misschien een onbekende naam voor je. Toch is Creatio een van de marktleiders in de wereld van CRM. Een volledige toolset voor sales, marketing en service. Deze tool blinkt uit op al die gebieden en biedt een low-code omgeving. Dat betekent dat de gebruikers veel vrijheid hebben om aanpassingen te doen zonder ingewikkelde code in te hoeven zetten. Creatio is met 700 medewerkers verspreid over de hele wereld geen kleine speler. Je kunt dus met goed vertrouwen aan de slag met deze uitgebreide CRM software. Een ander voordeel; er is een cloudversie én een on site versie beschikbaar. Het is vooral een populaire tool voor tech-gedreven organisaties.
Ook Creatio positioneert zich op dit moment (2025) als AI-gedreven CRM-systeem.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: €29,-

Pluspunten

+ Volledige tool binnen 1 platform
+ Staat bekend om de vrijheid om aanpassingen te doen
+ Is gericht op het inrichten van low code workflows

Minpunten

– De hoeveelheid functionaliteit kan overweldigend zijn

Gripp CRM

Ben jij op zoek naar Nederlandse software met een extra focus op bureau’s. Met deze software beschik je niet alleen over CRM maar ook over projectmanagementsoftware, offertesoftware en meer. Er zijn weinig andere oplossingen die beter geschikt zijn voor marketingbureau’s, reclamebureau’s, adviesbureau’s, archietectenbureau’s en andere dienstverlenders. Voor deze doelgroep bieden ze meer dan CRM. Gripp zou je ook kunnen zien als volledige bedrijfssoftwareapplicatie voor bureau’s. Dit is niet onopgemerkt gebleven; onlangs is het Tilburgse Gripp onderdeel geworden van de Exact-familie.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 3 gebruikers: 99,- p/m.

Pluspunten

+ Nederlandse tool
+ Buitengewoon veel functionaliteit voor bureau’s

Minpunten

– Vanaf 3 gebruikers, niet gericht op freelancers
– Als je het alleen nodig hebt voor een bepaalde functionaliteit is het wellicht wat prijzig

Of lees ook onze Gripp review

Teamleader CRM

Een snel groeiende speler van Vlaamse en Nederlandse bodem. Deze tool onderscheidt zich als CRM-Software voor ZZP en MKB met een breed pallet aan functionaliteit. Dat betekent dat er ook functies inzitten voor de projectadministratie, urenregistratie en facturatie. Dat gaat dus een heel stuk verder dan pure CRM alleen. Voor marketing functionaliteit zoals e-mail marketing leunt Teamleader CRM op partners die via een connector aansluiten op de CRM software. Teamleader is dus brede bedrijfssoftware voor het MKB om de belangrijkste bedrijfsprocessen mee af te dekken. Qua CRM doen ze niet onder aan andere CRM-oplossingen. Ze blijven vernieuwen en hebben eind 2023 nog een aantal mooie features toegevoegd aan CRM zoals een contact-optie zodat prospects direct een afspraak bij je kunnen inplannen, aanpasbare velden en meer.

Het is overigens goed om te weten dat deze organisatie zich steeds meer richt op het bieden van een totaaloplossing voor specifieke branches. Daarmee is het meer een ERP-oplossing. Gripp doet dit ook en is daarmee dus meer dan alleen CRM.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 50,-

Pluspunten

+ Nederlandse tool
+ Dekt veel af van een bedrijfsproces

Minpunten

– Geen marketing-functionaliteit
– Voor alleen CRM software-functionaliteit vrij prijzig

Zendesk CRM

Binnen de CRM-markt zien specifieke niche-tools kans marktaandeel te veroveren. Een voorbeeld daarvan is Zendesk CRM. Deze tool heeft een sterke focus op customer service en richt zich op organisaties zoals webshops. Zendesk Sell is de CRM kern van de tool en bevat alles wat je verwacht van software ter ondersteuning van sales. Zendesk is van oorsprong customer service software gebaseerd op chatfunctionaliteit. Inmiddels kun je hier terecht voor uitgebreide klantgerichte tool, waaronder CRM. Deze tool blinkt vooral uit in combinatie met de andere tools in het Zendesk-assortiment. Hun visie op CRM? “Verkoop slimmer, niet agressiever” slaat aan bij veel MKB-bedrijven.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 19,-

Pluspunten

+ Bewezen software, wereldwijd actief
+ Focus op customer service

Minpunten

– Niet te rijkste tool qua functionaliteit op CRM-vlak

Monday CRM

Een kleurrijk en uitgebreid pakket dat veelgebruik wordt door creatieve bedrijven, marketing bureau’s en zakelijke dienstverleners. Monday CRM is rijk aan functionaliteit en vooral sterk in de project management mogelijkheden. Het is opgebouwd op basis van ‘borden’. Dit zijn een soort sjablonen die je in kunt laden in een project. Daarmee beschik je dus snel over een uitgebreide tool ter ondersteuning van operationale activiteiten in de breedte. Het is een visueel opgezette tool met veel gebruik van kleuren en iconen.

Monday ondersteunt het samenwerken in teams aan projecten via bijvoorbeeld Kanban-borden. Monday-gebruikers kunnen dus meerdere processen afdekken via deze van oorsprong Israelische tool. Het is een van de meest veelzijdige tools als het gaat om het vervangen van spread sheets. Kleine dingen zoals een lijst, board of agenda-weergave van items maken het een charmante tool.

Een voorbeeld: je zet al je social media posts in een lijst, drukt op een knop en ziet ze in de agenda-weergave uitgeplot in de tijd.

Het nadeel van Monday ontdek je direct tijdens de onboarding; het is zeer uitgebreid waardoor je vooral in het begin door de bomen het bos niet ziet. Je moet echt even wennen aan de unieke architectuur van Monday CRM. De kracht van Monday is projectmanagement maar als CRM kunnen ze aardig mee in de top van de totaalaanbieders.

Prijs

Gratis tot 2 gebruikers met minimale functionaliteit.
Daarna een per maand voor 3 gebruikers met meer functionaliteit voor 30,- p/m.

Pluspunten

+ Visueel aantrekkelijk
+ Eenvoudig uit te breiden en aan te passen op jouw bedrijf
+ Samenwerken en projectmatig werken

Minpunten

– Oogt in het begin onoverzichtelijk
– Geen uitblinkende CRM-functionaliteit

Of lees onze Monday CRM review

Salesflare

Dit wordt gezien als een echte Pipedrive-killer 🎃. Ook super eenvoudig in het gebruik en een sterke basis voor CRM. De vormgeving en user interface van dit CRM-pakket is vloeiend en past perfect bij ZZP’ers en MKB bedrijven. De tool is zeer eenvoudig in te stellen en direct te gebruiken. Het bevat ook sterke geautomatiseerde processen om handmatig werk zoveel mogelijk te beperken zoals het automatisch toevoegen van social media-informatie bij contacten. Veel gebruikers zijn zeer tevreden en roemen Salesflare CRM software om de customer service. Ook deze tool is krachtig in zijn eenvoud en biedt hele goede CRM functionaliteiten, maar stapt daar niet ver buiten. Tegenwoordig zijn klanten ook geinteresseerd en wie er achter het bedrijf zitten. Daar krijg je bij Salesflare niet zo eenvoudig beeld bij al is een van de oprichters van Teamleader ook investeerder in Salesflare (bron: de tijd.be).

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 30,-

Pluspunten

+ eenvoudig te gebruiken door snelle set-up en user interface
+ slimme functies voor automatiseren van processen

Minpunten

– beperkte aanpalende functionaliteiten
– geen Nederlandstalige documentatie
– redelijk aan de prijs voor wat het biedt in vergelijking met andere CRM systemen voor ZZP en MKB.

ActiveCampaign CRM

Hey! Wat doet ActiveCampaign in deze lijst? Dit is een persoonlijke favoriet van mij (disclaimer; ik gebruik het op het moment niet maar heb het wel gebruikt). Dit is een hele krachtige e-mail marketing en marketing automation tool inclusief CRM (vanaf het Pro pakket). Dit proberen wel meer pakketten maar ActiveCampaign slaagt er in op ieder vlak een hele goede oplossing te bieden. Het blinkt uit in marketing en is goed in CRM. Voor marketing-gedreven organisaties is deze CRM software een hele interessante optie om invulling te geven aan zowel de marketing- als salesbehoeften. Iedereen die funnels op wil zetten (voor lead nurturing bijvoorbeeld) zal hier blij mee zijn.

Dat gezegd hebbende is ActiveCampaign zich er ook van bewust dat veel organisaties andere CRM-tools gebruiken en ActiveCampaign vooral inzetten voor marketing automation. Daarom is deze oplossing voorzien van meerdere integratiemogelijkheden met andere CRM-oplossingen. Archie CRM bijvoorbeeld, biedt standaard integraties aan met ActiveCampaign om deze reden.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 50,-

Pluspunten

+ Een hele goede combinatie van Marketing- en sales software
+ Goede prijs/waarde verhouding

Minpunten

– Niet Nederlandstalig beschikbaar
– Geen hardcore CRM oplossing

Of lees hier onze ActiveCampaign review

Zoho CRM

Een bekend en veelgebruikt CRM-pakket voor ZZP en MKB. Met Zoho CRM beschik je over een prima pakket aan functionaliteit en het is ook eenvoudig in het gebruik. Zoho heeft een flink marktaandeel en veel tevreden gebruikers. Er worden basis-functionaliteiten aangeboden voor een goede inrichting van het salesproces.

Er zit een beperkte bulk e-mail functionaliteit in maar deze is niet te vergelijken met een e-mail marketing tool. Zoho adviseert ook om gebruik te maken van een ESP voor e-mailmarketing. Er zijn integraties mogelijk met apps en andere systemen. Ze staan niet bekend om de beste customer service of de meest klantgerichte organisatie. Sterker nog; daar zie je veruit de meeste klachten over bij de verschillende reviews. Ook zijn er veel releases en is deze CRM software voor het MKB soms wat ‘buggy’.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 12,-
Er is onlangs een CRM software versie bij gekomen voor ZZP: Zoho Begin a 9,-. 

Pluspunten

+ rijke sales functionaliteit
+ aantrekkelijk in prijs

Minpunten

– buggy
– geen uitblinkende customer service.

Salesforce CRM

Een van de grootste spelers op de CRM-markt is Salesforce. Samen met Microsoft en SAP staan ze aan de top van de CRM wereld. Voor kleinere bedrijven heeft Salesforce een aanbod met Salesforce essentials. Dit is een solide, sterke oplossing met een prima interface en de meeste CRM functionaliteiten ter ondersteuning van sales. Voor Marketing of andere functies moet je gebruik gaan maken van een ander product of producten van derden. Met Salesforce Essentials ben je verzekerd van een krachtig cloud platform dat met je mee kan groeien. Die groei betekent wel gelijk grote stappen in prijs. Je krijgt daarmee wel een platform dat zich blijft doorontwikkelen. Ook Salesforce zet naast HubSpot, Pipedrive en Creatio volop in op AI.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 25,-

Pluspunten

+ solide bewezen tool die met je mee kan groeien
+ krachtige organisatie met veel tools, informatie en kennis

Minpunten

– een upgrade is gelijk vrij duur

Of lees onze uitgebreide review

Perfectview CRM

Dit pakket van Nederlandse bodem bestond al voordat de startup-achtige tools uit de grond schoten. Het is een zeer degelijk en uitgebreid pakket met veel sales-functionaliteit voor een aantrekkelijke prijs. Naast verkoop ondersteunt Perfectview ook marketing, service en andere CRM opties. Het is een degelijk softwarepakket dat prima voldoet. Het heeft eerder een zakelijk dan een sexy karakter. Ook is het in tegenstelling tot een aantal andere pakketten zoals V-tiger niet zo eenvoudig aan te passen. Deze CRM software is bestendig en wordt reeds door veel MKB-bedrijven in Nederland gebruikt. Media 2021 is Perfectview CRM overgenomen door CRM-specialist Efficy. Wat dit gaat doen voor de continuiteit en doorontwikkeling van PerfectView is de vraag.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 12,50

Pluspunten

+ Nederlands pakket met Nederlandse ondersteuning en klant data op Nederlandse bodem
+ prima prijs/waarde verhouding en uitgebreide functionaliteit
+ degelijk

Minpunten

– Blinkt niet uit in aanpasbaarheid
– Niet echt sexy

V-tiger CRM

Deze software bestaat al lang en is als open source in de markt gezet. V-tiger CRM is vanuit de cloud beschikbaar en is in gebruik over de hele wereld. Het open source karakter geeft het ook een beetje een afstandelijk gevoel. Zo is er bijvoorbeeld een Nederlandstalige website maar als je goed kijkt is dit voor een groot deel automatisch vertaalde content.

Prijs

Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: 30,-

Pluspunten

+ V-Tiger biedt een brede set aan functionaliteit voor sales en andere processen
+ v-tiger is open source en staat bekend om de aanpasbaarheid
+  goede customer service

Minpunten

– soms is het moeilijk om te navigeren naar de juiste functie
– het is niet de meest gebruiksvriendelijke software

Archie CRM

Een van de eerste spelers in Nederland op het gebied van CRM. Archie is al tientallen jaren bezig en kent een mooie stabiele basis. Deze software is zeer uitgebreid en geschikt voor MKB, MKB plus en enterprise. De kracht van Archie CRM is de enorme rijkdom van de oplossing, de connectiviteit met andere tools, de mobiele app en de korte lijnen. De app is een zeer gewaardeerde functionaliteit waar je o.a. gespreksverslagen in vastlegt door ze in te spreken. Innovatief zijn ze ook; er worden doorlopend nieuwe functionaliteiten toegevoegd.

Prijs

Instapprijs vanaf €29,- per gebruiker per maand

Pluspunten

+ Archie biedt een brede set aan functionaliteiten inclusief klantpiramides en de unieke Aandachtsmonitor
+ Archie bestaat al heel lang en weet precies waar de klant behoefte aan heeft
+  de mobile app blinkt uit

Minpunten

– Archie CRM heeft een minder ‘sexy’ uitstraling dan de nieuwe cloudoplossingen

Gratis CRM software

Gratis CRM, dat klinkt als te mooi om waar te zijn! Dat is het meestal ook. Er zijn oplossingen die gratis te gebruiken zijn. Dan beschik je in de meeste gevallen over een beperkte variant of een open source variant waar je nog veel werk aan hebt qua inrichting van de software.

Een van de bekendste gratis CRM software systemen is die van HubSpot CRM. Deze oplossing gebruik ik zelf ook en heb ik daardoor uitvoerig getest. HubSpot is van oorsprong een Marketing Automation oplossing ter ondersteuning van inbound marketing. Later is het bedrijf de software gaan uitbouwen met nieuwe tools en functionaliteiten.

Een grote beweging maakte het bedrijf een tijd terug door gratis CRM te introduceren. Ook als je geen Hubspot-klant bent kun je hier gebruik van maken. Je beschikt dan over een redelijk volledige CRM-oplossing waarin je de basis van het salesproces in kunt richten zoals:

• pipelinebeheer
• bedrijven en contactpersonen beheren

Voor mij is dit voorlopig afdoende. Zoals je kunt verwachten met gratis software loop je af en toe tegen beperkingen aan. Je mist dan net even een handige functionaliteit. Deze is dan ook beschikbaar maar alleen voor betalende klanten. Als dat maar vaak genoeg gebeurd zal ik ongetwijfeld overstappen van Gratis CRM software naar een betaalde oplossing.

Lees meer over gratis crm-systemen.

Waar moet je op letten bij het aanschaffen van CRM voor ZZP en MKB?

Als je een CRM pakket gaat selecteren voor jezelf of je team kom je tegenwoordig vrijwel alleen SaaS aanbieders tegen. Software die online beschikbaar waarbij een prijs per gebruiker per maand model gehanteerd wordt. Bij de meeste tools kom je in een verhoogd abonnementstarief bij het uitbreiding van functionaliteit of het toevoegen van gebruikers. Waar moet je nu op letten bij het aanschaffen van een CRM tool voor je eenmanszaak, klein of middenbedrijf? Een aantal tips:

Functionaliteit voor sales ☎

De belangrijkste functies van een CRM pakket voor je bedrijf zijn die ter ondersteuning van het kern salesproces. Het doel van de software is: jezelf of je Accountmanagement of Salesteam efficiënter en slagvaardiger maken, ofwel; succesvoller. Concreet betekent dit dat de tooling in iedergeval moet ondersteunen in het bijhouden van contactgegevens, interactiegegevens en bij het verkoopproces met verkoopkansen (leads).

Database, activiteiten en pipeline management

Vrijwel ieder CRM pakket heeft deze basis op ongeveer dezelfde manier ingericht. Er is altijd een contact/bedrijvendatabase om gegevens van prospects en klanten te loggen. Daarnaast kunnen interacties worden vastgelegd zoals; verstuurde emails, telefoongesprekken of nog te verrichten activiteiten. Al deze activiteiten hebben als doel een prospect te converteren naar klant of een order bij een bestaande klant binnen te halen.

Dit onderdeel wordt door CRM software ondersteund aan de hand van pipeline management of verkoopkansenbeheer. Hier worden orders in bijgehouden aan de hand van de status waarop deze zich bevindt in het verkoopproces. Deze orders kunnen voorzien worden van een omzetwaarde en een scoringskans. Op basis daarvan kan de totale waarde van de pipeline worden ingeschat.

Pro-tips voor bepalen kernfunctionaliteiten CRM

Tip1
Kijk goed of jouw salesproces goed is in te richten in het CRM pakket dat je overweegt. Als dat niet zo is, kijk dan of dit aan te passen is naar wens zodat de CRM laag naadloos aansluit op het verkoopproces. CRM software biedt doorgaans op een aantal punten mogelijkheden om zelf aanpassingen te doen op het salesproces en de fase die worden bijgehouden. Overigens kan het ook zo zijn dat de aanschaf van het CRM systeem de organisatie dwingt het proces opnieuw onder de loep te nemen en wellicht aan te passen.

Tip2
Verkoop je producten of diensten op abonnementsbasis? Zorgt dan dat je CRM pakket het vastleggen van dit soort type contracten ondersteunt!

Functionaliteit voor marketing 😎

Ook voor marketing is de CRM database heilig. Hier vaak het hart van marketing- en salesinspanningen. CRM software ondersteunt in meer of mindere mate de marketingafdeling door bijvoorbeeld de mogelijkheid om segmenten te make binnen de database en deze te exporteren tbv doelgroep marketing.

CRM dat verder gaat dan sales

Er zijn ook oplossingen die verder gaan en naast de pure salesfuncties ook marketingfuncties aanbieden zoals e-mail marketing opties. Een bekend voorbeeld hiervan is HubSpot CRM die naast CRM ook e-mail marketing biedt. Als de CRM tool geen marketingfuncties biedt is het vaak wel mogelijk om marketingtools te koppelen aan het CRM pakket.

Pipedrive bijvoorbeeld heeft een uitgebreide marketplace met apps om de kracht van je CRM pakket uit te breiden of andere tools zoals e-mail marketing software of Social Media Management tools te koppelen aan het CRM-pakket. Bij veel pakketten is het ook mogelijk om webformulieren te maken zodat ingevoerde data direct in het CRM-systeem terugkomt.

Tip: Gebruik je een e-mail marketing pakket voor je marketing en ben je op zoek naar CRM? Ga dan goed na wat de mogelijkheden zijn van je huidige oplossing en in hoeverre je hier bij wilt blijven. Een overstap naar een totaalaanbieder zoals ActiveCampaign (e-mail marketing en CRM) zou interessant kunnen zijn. Blijf je bij je huidige marketing  tool? Kijk dan heel goed naar de mogelijke koppelingen met het CRM pakket dat je overweegt. 

Functionaliteit voor projecten/service

Naast de pure ondersteuning van sales bieden CRM systemen vaak ook opties voor projectmanagement en service. Dit zijn belangrijke gebieden om te onderzoeken voor ZZP en MKB bedrijven die met CRM aan de slag gaan. Het kan namelijk betekenen dat een groot deel van het bedrijfsproces binnen de organisatie afgedekt kan worden met een goede CRM-oplossing. CRM oplossingen die ook mogelijkheden bieden voor een projectadministratie of zelfs het serviceproces ondersteunen kijken dus ook naar het proces na de verkoop. Dit kan overigens ver gaan; tot de facturatie aan toe.

Tip:
Neem het hele softwarelandschap van je organisatie mee in de selectie van je CRM systeem. Denk aan; boekhoudsoftware, marketingsoftware, projectmanagement tools en facturatie software. Kijk ook naar het CMS van je website en de rest van de kantoorautomatisering.

Ondersteuning voor jouw CRM software

Een belangrijk onderdeel om naar te kijken is in hoeverre de CRM leverancier je ondersteunt bij het optimaal inrichten en gebruiken van de software. CRM leveranciers bieden vaak documentatie ter ondersteuning, FAQ’s, trainingen en cursussen, workshops, webinars, blogs, templates, support via chat, support via een ticket-systeem en gebruikersgroepen. Er zijn ook tools die werken met partners die kunnen helpen bij de inrichting en toepassing van het CRM-pakket.

Taalgebied

Omdat de wereld van CRM software voor ZZP en MKB bestaat uit aanbieders uit de hele wereld loont het om te kijken of tools zich specifiek richten op Nederland of Belgie en in de juiste taal informatie beschikbaar hebben. Er zijn overigens ook goede CRM oplossingen voor ZZP en MKB van Nederlandse bodem zoals Archie CRM en Perfectview CRM.

Gebruiksvriendelijkheid

Om zoveel mogelijk profijt te hebben van CRM software is de gebruiksvriendelijkheid van groot belang. Accountmanagers, new business developers, commercieel managers, verkopers, sales; ze hebben allemaal drukke agenda’s met een focus op klantcontact. Ze zitten dus niet te wachten op het zoeken van de weg in ingewikkelde CRM systemen of het invoeren van een hoop data.

User interface

CRM software aanbieders begrijpen dit steeds beter en bieden allemaal op hun eigen manier een bepaalde mate van gebruikersgemak. Enerzijds door een goede gebruikersinterface, de beschikbaarheid op mobiele apparaten en anderzijds door de inzet van slimme functionaliteiten.

Als een CRM pakket bijvoorbeeld automatisch adresgegevens en andere gegevens aanvult bij bedrijven en contactpersonen door AI toe te passen scheelt dit de gebruiker een hoop werk. Maar het kan ook interessant zijn als er automatisch een bepaalde vooraf ingestelde gepersonaliseerde e-mail wordt verstuurd bij het aanvinken van een actie. Zo zijn er meerdere functies die het leven van de salesprofessional eenvoudiger kunnen maken zodat hij of zij uiteindelijk succesvoller wordt.

Tip: kies met je team voor een testweek op basis van een gratis trial versie en bekijk echt vanuit het werken in de praktijk hoe de tool bevalt. Leg daarbij extra focus op de data entry zoals het aanmaken van nieuwe contacten en verkoopkansen, het inzetten van activiteiten en bijwerken van verkoopkans funnels.

Dashboards en reporting

Voor zowel individuele salesprofessionals, marketeers en managers is dit een van de belangrijkste functies van CRM naast het verkoopkansen beheer. Bij het selecteren van een CRM pakket voor ZZP of MKB organisaties is het verstandig om hier goed op in te zoomen; in hoeverre kan ik de overzichten uit het systeem halen die ik nodig heb om de juiste beslissingen te nemen?

Denk aan inzichten zoals:

• wat is de totale orderwaarde van de pipeline?
• in welke fase bevinden zich de meeste verkoopkansen?
• wanneer kan ik bepaalde omzetten verwachten?
• hoe is de pipeline per salesprofessional gevuld?
• wat is de orderwaarde per klantgroep of product?
• welke activiteiten zijn er uitgezet per branche?

Sommige CRM pakketten bieden een aantal standaard rapportages aan en that is it. Andere bieden hierin juist heel veel mogelijkheden. Er zijn ook connecties met andere rapportage-systemen denkbaar om vanuit daar de juiste rapportages te genereren.

Connectiviteit met andere tools

Het is al eerder aan bod gekomen; wat zijn de mogelijkheden om de kracht van het CRM systeem uit te breiden door het te koppelen aan andere systemen. Vaak werken CRM leveranciers met API’s om te koppelen aan andere tools. Er zijn ook pakketten die juist vergaande integraties ontwikkelen zodat bepaalde externe tools integraal vanuit de CRM tool te gebruiken zijn.

Koppelen met marketingtools en dataproviders
Connectiviteit is in de CRM wereld van groot belang en kan een hoop betekenen voor de kracht van het pakket. Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met marketing software, project management boards zoals Trello of website identificatie software. Het kan ook interessant zijn om de mogelijkheid te onderzoeken van een koppeling met de KVK database (of een andere) zodat bepaalde gegevens eenvoudig verrijkt kunnen worden aan de hand van een unieke sleutel zoals het KVK nummer.

Tip: kijk een paar jaar vooruit met je bedrijf; voorzie je een uitbreiding of groei die ook om andere tooling gaat vragen, houd daar dan rekening mee met de keuze van je CRM pakket en in hoeverre deze dan nog past in de software architectuur van je organisatie.

Mogelijkheden voor groei

Als je een keuze maakt voor een CRM-platform is het goed om vast verder te kijken naar het aanbod voor bedrijven met meerdere users. Niet onbelangrijk als je verwacht dat je onderneming gaat groeien en er meerdere gebruikers of functionaliteiten toegevoegd moeten worden.

De meeste ZZP en MKB tools bieden uitbreidingsmogelijkheden voor groeiende bedrijven. Het kan echter ook interessant zijn voor de snel groeiende organisaties om hier het CRM systeem op te selecteren. CRM huizen zoals Salesforce bijvoorbeeld, bieden ook een optie voor kleinere bedrijven en zijn sterk op het meegroeien met organisaties.

Andere belangrijke overwegingen

Flexibele crm software
Voor veel bedrijven is de flexibiliteit en aanpasbaarheid van belang. Dat wil zeggen; in hoeverre kunnen velden en functionaliteiten aangepast worden om de tool beter aan te laten sluiten bij de organisatie. Hierin verschillen de verschillende CRM pakketten soms vrij fors. V-Tiger bijvoorbeeld, is zeer goed aan te passen waar een pakket als Perfectview CRM wat minder eenvoudig aan te passen is.  

CRM voor ZZP en MKB als kern van de commerciële afdeling

De meeste besproken CRM-systemen kunnen de belangrijkste processen rondom de commerciële activiteiten van ZZP en MKB bedrijven prima afdekken. Het is echter afhankelijk van de ambitie, producten- en diensten, omvang van de organisatie, het type marketing- en sales proces, de bedrijfscultuur, budgetten en nog veel meer aspecten of een CRM-pakket past.

Meer dan alleen ondersteuning van verkoop
Ook al richt CRM zicht voornamelijk op de commerciele activiteiten van een organisatie, het is wel belangrijk om een breed blikveld te hebben bij de selectie van CRM. Marketing, sales maar ook service, accountmanagement en allerlei managementlagen zullen te maken hebben met het pakket. En in het geval van de functioneel brede CRM oplossingen voor ZZP en MKB zoals Teamleader gaat de betrokkenheid nog verder. Dan gaan projecten ook gemanaged worden via het systeem tot de factuur en support aan toe.

Voor vrijwel elke CRM selectie voor ZZP en MKB bedrijven geldt; betrek in ieder geval Commercie en ICT bij de afweging voor de juiste oplossing. En dan niet alleen de managers, ook de eindgebruikers. Dan is het draagvlak en de adaptatie voor de nieuwe oplossing het grootst.

CRM systeem implementeren (tips)

Na het selecteren van het juist systeem komt de lastigste fase: het crm systeem implementeren. CRM heeft impact op meerdere onderdelen van een organisatie en vraagt om aanpassingsvermogen van verschillende mensen. Een CRM implementatie is dus ook een verandertraject met bijbehorende gedragsverandering. Als je dit niet goed aanpakt wordt het project een grote uitdaging en is het bij voorbaat gedoemd om te mislukken. Een geslaagde CRM implementatie begint echter al bij de zoektocht naar een nieuw systeem. Hoe dat zit en wat er nog meer bij komt kijken, bespreken we in dit hoofdstuk.

1. Betrek stakeholders bij softwarekeuze

Als belangrijke stakeholders niet betrokken zijn bij de keuze voor een nieuw systeem is er een grote kans dat de adaptatie lastig gaat verlopen. Je stoot op voorhand op weerstand als de belangrijkste stakeholders geen inbreng hebben gehad in het oriëntatieproces voor nieuwe CRM software. Stakeholders zijn bijvoorbeeld:

• Kerngebruikers (sales, accountmanagement)
• Heavy-users (dataverwerkers zoals marktbewerkers)
• Managers (sales management, commerciele directie, marketing manager)
• Service manager (veel CRM systemin worden ook gebruikt voor service-doeleinden)
• IT manager

2. Start vanuit een heldere doelstelling

Een project kan alleen succesvol zijn als er vooraf helder is wanneer het een succes is. Wel doel beoog je met de CRM software te bereiken? Is er een CRM-strategie en zo ja; hoe past de software daar in? Voorbeelden van doelen zijn:

• Meer grip op verkoopkansen
• Doorlooptijd van salestrajecten verkorten
• Meer orders verwerken met minder mensen
• Efficiënter werken
• De klanttevredenheid verhogen

Zoals voor iedere doelstelling geld ook hier; hoe “SMARTER”, hoe beter. Een voorbeeld uit een van bovenstaande doelstellingen:

• We willen de NPS-score met 1,5 punt verhogen door sneller en beter in te spelen op de wensen en behoefte van de klant. De CRM software gaat ons ondersteunen in het inzichtelijk maken van klantbehoeften en snel & efficiënt inspelen op die behoefte.

3. Neem het project serieus

CRM implementaties doe je er niet even bij. Benoem een projectleider, maak een projectplan en zorg voor de juiste resources om dit project een succes te maken. Een goede projectplanning kun je op verschillende manieren invullen (waterval-planning, Kanban methode, etc.). Hoe je het ook doet; doe het serieus.

Zorg ook voor periodieke updates richting de stakeholders over het proces. Het is ook niet verkeerd om het hele bedrijf af en toe van updates te voorzien. Gebruik bijvoorbeeld het intranet of de periodieke interne nieuwsbrief voor wat korte updates.

4. Begin klein

Je kunt met de pet rondgaan en alle wensen proberen te implementeren voor livegang. In sommige gevallen werkt dit goed. In de meeste gevallen heeft het echter voordelen om klein te beginnen. Dat wil zeggen; ga live met een CRM software oplossing die in de basis gevuld is en in ieder geval de belangrijkste kernprocessen afdekt. Daarna kan er uitgebreid worden met meer functionaliteit. Hiermee voorkom je een ‘draak’ van een project, ben je snel op de rit en kan het nieuwe CRM systeem zich gaan bewijzen.

5. Testpanel

Een no-brainer maar niet onbelangrijk; test alle functies voordat je live gaat! Met testpanel kun je periodiek alle onderdelen testen en voorkom je dat je in de live-versie wezenlijke aanpassingen moet gaan doen.
Laat gebruikers opmerking velden vullen met leestekens, veel tekst, het systeem vanuit de CRM app gebruiken, bijlages koppelen, verkoopkansen verschuiven, noem het maar op!

Niet onbelangrijk; test alle koppelingen met anders sytemen goed. Denk aan de website, e-mailmarketing software en de boekhoudsoftware.

6. Ga live met een knal!

Het is zover! De organisatie gaat live met de nieuwe CRM-software! De database is ingeladen, de verkoopkansen zijn overgezet, de gespreksgeschiedenis is overgezet, taken zijn gepland en de juiste koppelingen met andere systemen zijn gelegd; je kunt over op de nieuwe CRM tool!

Dat vraagt om een mooie big-bang! Communiceer intern dat je live gaat en trots bent op het resultaat. Taart voor de leverancier en een extra lekkere borrelplank bij de vrijdagmiddagborrel. Of pak het groter aan en organiseer een lanceer-party 😉.

Misschien heeft de implementatie impact op de communicatie richting klanten; zorg dus ook voor goede berichtgeving naar de klant.

7. Werk met key users

Het kan helpen om een groep key users te definieren. Dit zijn medewerkers die intensief gebruikmaken van de CRM-software en er meestal ook baat bij hebben dat het project slaagt. Door deze key-users goed te helpen en bij te staan bij de inrichting en het gebruik van de systemen, kunnen ze bijdragen aan het draagvlak binnen de gehele organisatie. Een key-user of kerngebruiker kun je dus maar het beste goed verwennen en centraal zetten in het project.

Wie zijn de key users?

Dat hangt uiteraard af van de bedrijfsgrootte en samenstelling van de teams. Maar je zou in de meeste gevallen kunnen denken aan een:

• marketeer
• sales rep
• account manager en
• service manager

8. Actieve opleiding & documentatie

Als gebruikers niet weten hoe een nieuw systeem werkt en hoe ze er optimale waarde uit kunnen halen, is de kans groot op weerstand. Zorg dus nog voor livegang dat gebruikers getraind worden in het gebruiken van de CRM software. Daarnaast is het belangrijk om afspraken, processen en sjablonen goed vast te leggen. Ook is het slim om een database beschikbaar te stellen met documentatie.

Mijn persoonlijk ervaringen met CRM systemen

Alle tools die op deze site worden beschreven met uitgebreide reviews kennen we (de redactie) vanuit demo-versies of omdat we er intensief mee gewerkt hebben. Ik heb zelf met een aantal tools intensief gewerkt:

• ACT! CRM
• Dynamics CRM
• SuperOffice
• HubSpot CRM

ACT! ervaring

Mijn ervaringen met ACT! zijn positief maar wel erg lang geleden. Ik herinner me dat we de software toen hebben geinstalleerd vanaf een CD. Hoe dan ook; de tool werkte vrij intuitief al had ik wel echt een training nodig om de basis goed te beheersen.

Microsoft Dynamics CRM ervaring

Toen ik ging werken met Dynamics CRM ging er een wereld voor me open. Deze oplossing was volledig in de cloud beschikbaar en blonk uit in een aantal zaken:

• de aanpasbaarheid rondom onze sales fases
• de segmentatiemogelijkheden
• de uitstekende integratie met andere Microsoft-oplossingen

Deze oplossing heb ik veelvuldig gebruikt als marketeer bij een softwarebedrijf en daarom ook goed leren kennen. Zowel marketing, sales als service konden hier goed mee uit de voeten. We hadden wel het geluk dat we consultants binnen het bedrijf hadden om configuraties in te richten.

SuperOffice ervaring

Deze oplossing zag er wat eenvoudiger uit dan Dynamics CRM en was snel te leren. De tool heeft veel functionaliteit. Ik heb me wel erg gestoord aan de rechtenstructuur. Per rol zijn rechten toegewezen en bepaalde functies toegankelijk. Daardoor liep ik soms tegen zaken aan. Ik had niet voldoende zicht op verkoopkansen bijvoorbeeld, die ik als marketer wel graag wilde inzien.

Een positief punt dat genoemd moet worden, vond ik de bereikbaarheid en service vanuit de implementatiepartner. We werden ook regelmatig uitgenodigd voor een kennissessie over CRM en e-mailmarketing, LinkedIn of andere relevante topics.

SalesForce ervaring

Als freelance marketeer kom je nog eens ergens. Ik heb ongeveer een jaar gewerkt in SalesForce bij een grotere organisatie met meer dan 1000 medewerkers. Hier heb ik gezien waarom SalesForce CRM met recht de leader in CRM genoemd mag worden. Deze software is uitgebreid, stabiel en biedt enorm veel mogelijkheden voor meerdere afdelingen in een organisatie. Ik was vooral onder de indruk van de integratie met Marketo waardoor leadlijsten eenvoudig in SalesForce konden worden ingevoerd. Uiteraard met bijbehorende taken voor opvolging!

HubSpot ervaring

HubSpot kwam met een gratis CRM-systeem op de markt. Dat was voor mij als ZZP’er ideaal. Ik heb hier met veel plezier mijn verkoopkansen in bijgehouden. Als beheersysteem voor contacten en het bijhouden van verkoopkansen werkt het ideaal. Wil je meer functionaliteit en aanpasbaarheid zul je (logisch ook) moeten gaan betalen.

Later ben ik mijn contacten overigens gaan bijhouden in mijn boekhoudpakket. Daar zit ook een digitale kaartenbak in waarin ik bedrijfsgegevens en contactpersonen van prospects, klanten en leveranciers kan verwerken. Ik heb overigens geen mogelijkheid om een verkoopkans-flow bij te houden zoals in CRM-software maar het voldoet voor mij prima. Als je echter veel verschillende klanten hebt met veel lopende verkoopkansen is een CRM-systeem geen overbodige luxe.

FAQ

Succes met jouw CRM systeem selectie

Hopelijk heeft dit artikel bijgedragen aan een volledig beeld van CRM software voor ZZP en MKB. Ik heb in dit artikel geprobeerd zo volledig mogelijk te zijn op een objectieve manier zodat jij de beste CRM oplossing kunt vinden voor jouw uitdaging. Met alle tools die zijn besproken heb ik gewerkt of getest. Sommige links naar de verschillende CRM leveranciers zijn affiliate links. Als je over gaat tot een aankoop ontvangt b2bmarketeers.nl daar een kleine commissie over. Als je zaken mist of aanvullingen hebt, kun je ze achter laten in de comments.

Veel wijsheid bij de zoektocht naar jouw ideale CRM systeem!

Interessante artikelen over CRM:

• CRM-pakket kiezen; alle ins en outs
• Wat is een CRM strategie en hoe stel je er een op?
• Review van Pipedrive CRM
• Review van ActiveCampaign CRM
• Review van Funnel CRM (zit niet in de opsomming in dit artikel omdat de site van Funnel CRM niet beschikbaar was)
• Nieuwsbericht HubSpot CRM met e-mail marketing
• Haal meer uit e-mail marketing met een CRM koppeling
• Wat zijn de voordelen van CRM?

Afbeelding: www.shutterstock.com

Ps. Ga jij in 2025 voor een nieuw CRM-pakket? Voor een volledig vergelijk van verschillende CRM-systemen voor verschillende type bedrijven ga je naar onze CRM-systeem Vergelijker.

Oprichter en hoofdredacteur van b2bmarketeers.nl, het weblog over b2b marketing over Marketing Strategie, Content Marketing, Marketing Automation, CRM, Project Management en Account Based Marketing. Marcel heeft gewerkt bij CRM partners, b2b marketing bureau's en De Efteling als b2b marketeer. Hij is eigenaar van Nanning Marketing , een marketingbureau gericht op resultaatgerichte content marketing voor b2b. Marcel gelooft in wederzijdse groei door het delen van kennis, ervaringen en visie. LinkedIn

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.