Hybride events: wat je er over moet weten in 2023

door Marcel Nanning | Last Updated: 15 november 2022

Een hybride evenement brengt face-to-face en online evenementen samen. Hiermee bied je een oplossing voor mensen die graag live events bezoeken op locatie en doelgroepen die graag online events bijwonen. Bovendien kun je content uit dit type event eenvoudig opnemen en hergebruiken. Met dit artikel duiken we in de wereld van hybride events en geven we tips voor 2023.

Inhoud verberg

De opkomst van hybride events

Wat is een hybride event?

De voordelen van hybide events

Tips voor het organiseren van hybride events

Conclusie

De opkomst van hybride events

Toen de coronapandemie insloeg en live events geen optie meer waren, schoten de online events als paddestoelen uit de grond. Van webinars tot complete online event-experiences. Toen overheden meer grip kregen op de pandemie en face-to-face events op locatie weer (onder voorwaarden en met beperkingen) mogelijk werden, kwamen er meer hybride events.

Op deze manier reduceerde organisaties het risico dat een event toch niet door kon gaan wegens aanscherping van regels. Bovendien bood het een kans om grotere doelgroepen te bereiken door het online aspect.

Dit type event zal onderdeel blijven van de marketingmix. Hoe zorg je voor een goede organisatie en een sterke eventbeleving? In dit artikel nemen we een aantal elementen van hybride events onder de loep en bespreken we hoe je ze in 2023 het beste inzet.

Wat is een hybride event?

Voordat we verder gaan, pakken we nog even de definitie van een hybride event beet.

Een hybride event is een combinatie van een live event op locatie en een virtuele eventbeleving.

De opzet van een hybride event kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Organisaties kiezen er vaak voor bij het online-gedeelte alleen specifieke lezingen te delen met het online publiek. Andere organisaties proberen juist het gewicht te leggen op de online eventbeleving. De bezoekers van het live event op locatie wonen dan bepaalde sessies bij en kunnen eenvoudiger met elkaar in gesprek gaan tussen lezingen door.

1. Hybride event-tools

In dit artikel hebben we het vooral over zakelijke events. Voor consumenten-events geldt echter hetzelfde. Mede ingegeven door de coronapandemie zijn er verschillende concerten online aangeboden of in hybride vorm.

Omdat er tegenwoordig veel platforms zijn die ondersteunen bij het bieden van online eventbelevingen, zijn hybride events een toegankelijke optie geworden voor veel organisaties. Tools voor online vergaderen, e-learning en online beurzen zijn volop beschikbaar.

2. Metaverse-belevingen met hybride events

Onlangs kondigde Mark Zuckerberg van Facebook aan zich volledig te gaan storten op het doorontwikkelen van het internet naar een Metaverse. Hiermee wordt de online beleving versterkt door elementen als VR, AI en interactieve online werelden te combineren. De game-wereld is hier al volop mee bezig. Er worden complete werelden opgebouwd met prachtige visuals waarin karakters zich kunnen bewegen.

3. Gamification van events

Een belangrijk onderdeel van deze beleving is het spel-element. Maar ook de interactiemogelijkheden om met andere spelers in contact te komen en de mogelijkheden om virtuele goederen en diensten aan te schaffen. Veel van dit soort meta-werelden bieden ook een eigen crypto currencyaan.

In de eventwereld echter, zijn ook al metaverse-achtige stappen gezet door verschillende tools. Die hybride event-tools bieden bijvoorbeeld opties voor het bezoeken van een online beursvloer.

4. Virtuele beursbezoeken

De eventbezoeker kan hier virtueel een beursvloer oplopen. Afhankelijk van de tool is dit een nagebootste realiteit of juist een fantasierijke beursomgeving. Een realistische weergave van de beursvloer is gebaseerd op conferentielocaties en beursstand-opstellingen zoals je ze kent van zakelijke events.

Bij een hybride event kun je er ook voor kiezen om de online locatie aan te laten sluiten bij de live locatie qua vormgeving. Daarmee maak je de events echt een verlengde van elkaar.

Vaak bieden virtuele events ook interactiemogelijkheden. Een aantal voorbeelden:

speed daten met andere bezoekers
chatten met de ‘standbemanning’ of
het aanvragen van informatie of een offerte.

Een voorbeeld van tool die online eventbelevingen biedt met virtual beursvloeren en stands is: https://www.vfairs.com/.

De voordelen van hybide events

Events (online of offline) komen doorgaans met een flinke investering. Het is in de meeste gevallen niet het goedkoopste marketingmiddel. Toch worden er regelmatig events georganiseerd, in allerlei vormen. Dat heeft te maken met een uniek karakter van events; de mate van impact die je er mee kunt maken. Die impact zit in meerdere elementen zoals de visuele en interactieve mogelijkheden, de netwerkmogelijkheden en de concentratie van diepgaande content die op 1 plek geconsumeerd kan worden door de bezoeker. Hybrid events bieden ook zo hun eigen unieke voordelen, we zetten ze nog even op een rijtje.

1. Risicobeheersing

In onzekere tijden van een pandemie waarbij organisaties onverwacht geconfronteerd kunnen worden met bewegingsbeperkende maatregelen bieden events met een online component uitkomst. Als het live gedeelte van het event wegens coronamaatregelen niet door kan gaan, heb je de online variant al staan. Dit zorgt dus voor flexibiliteit en risicobeheersing. Hybride events kunnen altijd (gedeeltelijk) doorgaan.

2. Groter bereik

Online events hebben geen last van fysieke grenzen. Deelnemers die ver moeten reizen om een offline event bij te wonen kunnen nu kiezen voor het bijwonen van het online event. Daarmee vergroot je dus de kans op een groter aantal deelnemers. Je haalt tenslotte drempels weg om jouw event bij te wonen.

❗Dit grotere bereik is overigens ook interessant voor sponsors en partners.

3. Content snacks

Er zijn misschien leden uit de doelgroep die interesse hebben in een aantal specifieke keynotes van jouw event maar niet de tijdsinvestering willen doen in het bijwonen van het hele programma. Met een hybride event kun je dus ook deze groep voorzien van waardevolle content. Daarmee zijn events een perfecte katalisator voor content marketing.

4. Content voor de toekomst

De online event-elementen zijn in de meeste gevallen vrij eenvoudig op te nemen en na een eventuele edit snel in te zetten voor hergebruik. Klanten die het event niet konden bijwonen hebben daarmee alsnog de kans de content te consumeren. Ook kan de content gebruikt worden als leadgeneratie-content.

Omdat je live en online combineert kun je een volledige eventbeleving neerzetten. Bezoekers van het live event profiteren van de face-to-face eventmogelijkheden. Tegelijkertijd genieten de online bezoekers van het online programma.

5. Een hogere ROI

Omdat je een grotere doelgroep kunt bedienen en de content kunt hergebruiken heeft een hybrid event een hogere ROI. Er zijn minder mensen bij het live event (waarmee je bespaart op catering e.d.) en bedient een grotere groep deelnemers tegen lagere kosten via de online mogelijkheden.

6. Hybride events zijn duurzamer

Online events hebben een lagere CO2-footprint. Je hebt tenslotte minder reisbewegingen, minder catering, minder afval, een kleinere locatie (dus minder klimaatcontrole) en minder on-site marketing- en standmateriaal nodig. Het is denkbaar dat veel bedrijven in de toekomst vast blijven houden aan online events of hybride events omdat dit argument zwaar weegt.

Tips voor het organiseren van hybride events

Events zijn en blijven belangrijke tools voor b2b marketeers. Live of online; met events kun je klantrelaties versterken, leads genereren, het merk versterken, banden met partners aanhalen en content genereren voor de toekomst. De kans is dus groot dat jij met jouw organisatie events als middel gaat inzetten voor jouw marketingdoelen. Als je een hybride event organiseert, zijn dit tips om rekening mee te houden:

1. Maak een duidelijke business case

Op basis van de eerder genoemde voordelen kun je een business case maken voor het event. Je gaat op een andere manier te werk dan met een 100% face-to-face event of een 100% digitaal event. Er zijn kosten voor het uitnodigingstraject, de locatie, de live event bezoekers, het event platform, de uitzending en registratie van lezingen en misschien stuur je wel een goody-bag naar de online deelnemers.

Aan de andere kant zijn er opbrengsten zoals: nieuwe verkoopkansen bij bestaande klanten, new business leads en leadgeneratie na het event door hergebruik content.

Als je in de business case ook risico-scenario’s verwerkt zoals een onverwachte lockdown heb je kans dat stakeholders net zo enthousiast zijn voor het plan.

2. Benader het event direct als hybride

Het omschakelen tijdens het proces van online naar hybride of van live naar hybride is complex. Je hebt meer kans op een doordachte eventbeleving voor alle deelnemers als je vanaf de start inzet op een hybride event. Dit biedt voordelen op planningsniveau, de samenwerking met partners en sponsors en kostenbeheersing.

3. Communiceer duidelijk naar de doelgroep

Een glasheldere communicatie over het event is van groot belang. Wat kan ik als deelnemer verwachten van het hybride event? Hoe kan ik live aanwezig zijn, wat mis ik als ik online deelneem? Hoe is bij het live event de veiligheid gewaarborgd rondom de pandemie? Houd hier rekening mee vanaf de save the date tot de laatste mail voor het event.

Deze communicatie is overigens net zo belangrijk voor partners en sponsors die betrokken zijn bij het event.

4. Zorg voor een waardevolle online en offline beleving

Hybride events vragen om een zorgvuldig doordracht event design. Vraag jezelf af; hoe zorg ik voor een waardevolle eventbeleving voor zowel de deelnemers op locatie als de online deelnemers? Tools voor online events bieden steeds meer mogelijkheden voor het neerzetten van een beleving en het aangaan van interactie. Toch is het nog altijd niet dezelfde ervaring als die bij events op locatie.

Misschien is het nodig om wat extra’s te doen. Denk bijvoorbeeld aan het opsturen van een event pakket naar de online eventdeelnemers met snacks, een VR-bril, notieboek of iets anders dat in relatie staat tot het event.

5. Bouw voldoende interactiemogelijkheden in

Voor zowel de online als offline deelnemers is het belangrijk om voldoende in interactie te kunnen treden met andere deelnemers, sponsors, partners en jouw organisatie. Uiteindelijk bepaalt dit voor een groot deel de uiteindelijke ROI van het event.

6. Test alles goed door

Een hybride event kan technisch uitdagingen bieden. Als je bijvoorbeeld kiest voor een specifieke online event tool is het verstandig om de sprekers hier mee te laten oefenen. Dat geldt ook voor de interactiemogelijkheden; kunnen deelnemers vragen stellen? Zo ja, hoe gaat dit in zijn werk? Via een chat of kunnen ze als deelnemers ‘digitaal aanschuiven’? Test ook de techniek voor verschillende scenario’s.

Conclusie

De eventbranche heeft enorme klappen gehad de afgelopen jaren (50.000 banen op de tocht en miljarden omzetverlies; bron: eventbranche) maar ook creativiteit en veerkracht getoond. Organisaties hebben vanaf het begin van de pandemie laten zien hoe snel ze kunnen schakelen. Medewerkers konden vrij snel vanuit huis het werk voortzetten en organisaties zochten naar creatieve manieren om in contact te blijven met doelgroepen.

Het aantal webinars, online en hybride events groeide. Deze groei zet zich door. Vernuftige technologie heeft gezorgd voor aantrekkelijke hybride eventbelevingen waardoor deze optie onderdeel zal blijven van de marketingmix. Ga je aan de slag met hybride events, zorg dan voor een business case, commitment vanaf de start, een volledige planning en heldere communicatie.

Veel plezier jouw hybride events in 2023!

Lees ook onze tips voor een goede beurs voorbereiding

Webinar-foto door Anna Shvets

VR-foto door Andrea Piacquadio

Eventbeleving-foto door Jonas Von Werne

Oprichter en hoofdredacteur van b2bmarketeers.nl, het weblog over b2b marketing over Marketing Strategie, Content Marketing, Marketing Automation, CRM, Project Management en Account Based Marketing. Marcel heeft gewerkt bij CRM partners, b2b marketing bureau's en De Efteling als b2b marketeer. Hij is eigenaar van Nanning Marketing , een marketingbureau gericht op resultaatgerichte content marketing voor b2b. Marcel gelooft in wederzijdse groei door het delen van kennis, ervaringen en visie. LinkedIn

Hybride events: wat je er over moet weten in 2023

De opkomst van hybride events