Wat zijn de voordelen van document management systemen voor de bouwsector?

door Redactie | Last Updated:   11 oktober 2023

Document management systemen vinden steeds vaker hun weg in de bouwsector. Of het nu gaat om het ontwerpen, bouwen en onderhouden van huizen, kantoren, wegen of bruggen: een strakke planning en goede communicatie zijn de sleutel tot succesvolle projecten. Door de inzet van document management systemen, zet je hier een goede stap in. We nemen je mee in de digitalisering van de bouwsector en welke voordelen document management systemen kunnen bieden.

Wat is een Document Management Systeem?

Een Document Management Systeem (DMS) is een programma dat wordt gebruikt om documenten op een georganiseerde en efficiënte manier te genereren, beheren en delen binnen een organisatie. Het uitgangspunt van een DMS is om de manier waarop we omgaan met documenten te stroomlijnen en een optimale toegang tot informatie te realiseren.

Documenten in de bouw

Het komt in de bouwwereld nog steeds vaak voor dat er met papieren documenten gewerkt wordt. Dit is altijd zo gedaan. Ook al is de noodzaak voor een DMS groot (kwijtraken van documenten, lastig delen van informatie, kanttekeningen ‘vervuilen’ de documenten etc..), toch zijn veel bouwbedrijven nog terughoudend in het introduceren van een DMS.

Hierdoor laten veel bedrijven kansen liggen. Met een document management systeem kun je dit voorkomen, omdat je deze documenten niet meer lokaal bewaart, maar digitaal in het platform.

De voordelen van een DMS voor bouwbedrijven

1. Documenten centraal: nooit meer iets kwijt

Alle documenten worden centraal beheerd, in de cloud. Je kunt ze dus niet meer kwijtraken of er koffie overheen knoeien. Als bijkomend voordeel kun je de juiste documenten in slechts een aantal seconden vinden. Daarnaast is dit systeem erop gebouwd dat ieder teamlid toegang heeft tot deze documenten, zodat je deze niet meer heen en weer hoeft te mailen. Ideaal, want dat scheelt veel tijd.

2. Je kunt veel beter samenwerken met andere teams

Doordat alle teams toegang hebben tot de documenten én de planning, wordt het samenwerken een stuk makkelijker. Je hoeft niet steeds te bellen om dingen door te spreken en je hoeft ook niet steeds te communiceren welke taken er zijn gedaan. Je kunt namelijk alles live bijhouden in de bouwsoftware, zodat iedereen altijd de actuele informatie in bezit heeft.

Dat maakt het samenwerken makkelijker, sneller én er worden op deze manier veel minder fouten gemaakt. Dit alles zorgt er uiteindelijk voor dat alle projectleden minder irritaties hebben onderling en meer werkplezier ervaren. Dat is belangrijk, want goed personeel is lastig te vinden. Daar kun je maar beter zuinig op zijn.

3. Je kunt de kosten beter in de hand houden

In bouwprojecten zijn grote budgetten geen uitzondering. Het is belangrijk om grip te houden op uitgaven. Document management systemen helpen je bij het maken van kostenramingen én het monitoren van de budgetten. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden hoeveel het project gaat kosten qua vergunningen, materialen en arbeidsuren.

De arbeidsuren kun je makkelijk onder controle houden door de gewerkte uren goed bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld monitoren hoe lang bepaalde werkzaamheden duren en dit goed inplannen, zodat je niet achter op schema raakt.

Een aantal mogelijkheden van een DMS

Een DMS in het algemeen en voor de bouwwereld in het bijzonder, beschikt over een aantal handige functionaliteiten. We nemen er een aantal met je door.

• Documentcreatie: Het komt regelmatig voor dat een DMS opties biedt voor het maken en bewerken van documenten. Daardoor kunnen gebruikers nieuwe documenten kunnen maken en deze kunnen opslaan in een gestandaardiseerd formaat.
  
• Documentopslag: Een van de hoofdfuncties van een DMS is uiteraard: documentopslag. Alle documenten worden op een centrale locatie opgeslagen, meestal in een digitaal formaat in de cloud. Dit voorkomt dat documenten verloren gaan of moeilijk vindbaar zijn.
  
  
• Versiebeheer: Hoe frustrerend is het als je niet meer zeker weet of je de laatste versie van een document in handen hebt! Daar ben je vanaf met een DMS. Via versiebeheer kunnen gebruikers zien welke wijzigingen in een document zijn aangebracht en oudere versies kunnen herstellen indien nodig.
  
  
• Zoeken en indexeren: Ga in deze wereld van ongestructureerde data maar eens op zoek naar een document! Gelukkig kun je bij een DMS vertrouwen op geavanceerde zoek- en indexeermogelijkheden. Op basis van trefwoorden, tags, metadata en andere zoekcriteria kunnen gebruikers snel de gewenste documenten vinden.
  
  
• Toegangscontrole: Niet iedereen in de organisatie heeft inzicht nodig in alle documenten. Daarom bieden DMS-systemen vaak beveiligingsfuncties waarmee organisaties de toegang tot documenten kunnen beheren op basis van gebruikersrollen en machtigingen.
  
  
• Workflowautomatisering: Je hoeft niet meer met je factuur langs allerlei bureau’s om goedkeuring te vragen. Een DMS met workflowfuncties kan dit proces vereenvoudigen voor je. Via goedkeuringsprocessen en toegewezen taken voor gebruikers zeilt jouw document automatisch door het proces heen.
  
  
• Samenwerking: Gebruikers kunnen documenten delen en samenwerken aan documenten binnen het DMS, wat de samenwerking tussen teams en afdelingen vergemakkelijkt.
  
  
• Integratie: DMS-systemen kunnen worden geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties, zoals ERP-systemen, CRM-systemen en e-mailclients, om een naadloze gegevensstroom mogelijk te maken.

Conclusie

De voordelen van een DMS in de bouwsector zijn legio en variëren van verbeterde documentbeheer tot kostencontrole en gestroomlijnde samenwerking. Het gebruik van deze software is niet langer optioneel, maar eerder een essentieel instrument om de groei en het succes van bouwbedrijven te stimuleren in de snel veranderende digitale wereld van vandaag.

b2bmarketeers schrijft dagelijks over onderwerpen rondom b2b marketing, sales en ondernemen. Het doel van b2bmarketeers is: de b2b marketing professional helpen.

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing .

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.