5 Tips voor het opstellen van een professionele factuur

door Redactie | Last Updated:   26 januari 2023

Waar moet je allemaal op letten als je een professionele factuur verstuurt? Een aantal zaken zet je misschien automatisch op een factuur. Toch is het goed om er even over na te denken wat belangrijk is, of misschien wel handig voor de partij die de factuur gaat betalen.

Daarnaast zijn er ook een aantal verplichte elementen die op de factuur vermeld moeten worden. Voor het opstellen van een complete factuur, maak je gebruik van onderstaande tips.

1. Zorg voor herkenning met je bedrijfslogo

Om ervoor te zorgen dat de klant direct ziet van wie de factuur afkomstig is, zorg je voor herkenning. Dit doe je door je bedrijfslogo op de factuur te plaatsen. Daarnaast is het herkenbaar als je de factuur in hetzelfde lettertype opstelt als de offertes die je uitbrengt. De klant ziet dan in een oogopslag van wie de factuur afkomstig is en dat geeft extra vertrouwen.

De klant zal daardoor minder, of geen, tijd besteden aan het controleren van de afzender van de factuur. Dat heeft als voordeel dat de kans groot is dat de factuur snel wordt voldaan. Bekijk hier wat het beste factuurprogramma is voor het creëren van een eigen huisstijl.

2. Wacht niet met verzenden van de factuur

Hoe langer je wacht met het versturen van een factuur, hoe langer het zal duren voordat de factuur betaald wordt. Het is dus verstandig om de factuur direct te verzenden nadat je de opdracht hebt uitgevoerd of het product hebt geleverd. Want vertraging in het toesturen, geeft de klant langer de tijd binnen de gestelde betalingstermijn het factuurbedrag te voldoen.

Terwijl hij al direct gebruik maakt van de geleverde producten of diensten. Heb je een systeem waarbij je op een vaste dag in de maand de facturen verstuurt? Zorg dan in ieder geval dat de facturen in die betreffende periode uiterlijk op de vijftiende van de volgende maand verzonden zijn. Dat verplicht de Belastingdienst.

3. Vermeld in het kort de betalingsvoorwaarden

Bij het plaatsen van de bestelling heeft de klant de algemene voorwaarden geaccepteerd. Daarmee is hij al akkoord gegaan met je betalingscondities. Toch kan het zinvol zijn deze ook nog kort op de factuur te vermelden. Het is nuttige informatie voor de klant. Doordat de klant direct ziet wat er verwacht wordt, hoeft hij deze informatie er zelf niet meer bij te zoeken. Dat scheelt tijd en heeft dus tevens het effect dat de factuur eerder voldaan zal worden.

Houd er rekening mee dat er sinds 1 juli 2022 strakke betalingstermijnen door de overheid zijn vastgesteld. De maximale, wettelijke betalingstermijn is afhankelijk van de grootte van je eigen bedrijf en het type klant dat je hebt. Hierbij is de datum van ontvangst van de factuur leidend.

4. Vermeld vrijstelling van btw als dit van toepassing is

Maak je gebruik van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) dan ben je vrijgesteld van btw. Het gevolg daarvan is, dat je niet verplicht bent om een factuur te sturen. Doe je dat voor de volledigheid toch? Dan is het belangrijk dat je hierop vermeldt dat de factuur vrijgesteld is van btw.

5. Geef een betaallink op in geval van elektronische betaling

Wil je de klant de mogelijkheid geven om elektronisch te betalen? Dan is het belangrijk dat je de betaallink vermeld die daarvoor beschikbaar is. Dit kan ook op de papieren factuur vermeld worden. Doe je zaken met overheidsinstanties, bijvoorbeeld de Rijksoverheid of een gemeente, dan ben je meestal verplicht een elektronische factuur te sturen.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Er zijn een aantal zaken die wettelijk niet mogen ontbreken op een professionele factuur. Dat zijn:

• Naam- en adresgegevens van jezelf;
• De naam- en adresgegevens van de klant, niet zijnde een postbus;   
• De factuurdatum;
• Het factuurnummer. Dit mag niet eerder gebruikt zijn;
• De datum dat je de dienst of producten geleverd hebt;
• Het aantal goederen dat je geleverd hebt of het aantal uren dat je gewerkt hebt voor de klant met een specifieke omschrijving van deze goederen of diensten;
• Je eigen btw-identificatienummer en het bijbehorende btw-tarief;        
• Het nummer waaronder je bij de Kamer van Koophandel staat geregistreerd;
• Het totaal van het verschuldigde bedrag van de factuur, exclusief btw;
• Het totaal aan verschuldigde btw;
• Het totaal van het verschuldigde bedrag van de factuur, inclusief btw.

Gripp is een software dat je prima kunt gebruiken voor je facturen. Wil jij een factuur sturen als particulier? Dan spreken we niet van een factuur maar van een kwitantie.

Stimuleer vlotte betalingen met een volledige factuur

Het belang van een duidelijke factuur, waar alle relevante gegevens op vermeld staan, is tweeledig. Ten eerste voorkom je dat de ontvanger de betaling uitstelt, omdat er onduidelijkheden zijn.

Ten tweede voldoe je aan de verplichting die de overheid stelt met betrekking tot de informatie die op een professionele factuur moet staan. Zo voorkom je tevens discussie achteraf.

Foto door Pavel Danilyuk

b2bmarketeers schrijft dagelijks over onderwerpen rondom b2b marketing, sales en ondernemen. Het doel van b2bmarketeers is: de b2b marketing professional helpen.

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.