door Marcel Nanning |
Last Updated: 1 december 2021 Tags: projectmanagement
Een briefing of een brief is een opdrachtverstrekking aan een uitvoerende partij. In een briefing geeft de aannemer of opdrachtgever wat er aan eindresultaat en werkzaamheden verwacht worden.
Een briefing kan in allerlei vormen en maten bestaan zoals;
- Een mondelingen briefing zoals telefonisch of tijdens een afspraak
- Via een briefingsformulier zoals een wordbestand, pdf-bestand of een online briefingsformulier
- Via een videobestand
Wat staat er in een briefing?
Een briefing dienst als input voor de uitvoerende partij zoals een copywriter, creatief concept bureau, ontwerper, sitebouwer of appbouwer. Er is doorgaans behoefte aan kaders, randvoorwaarden en inhoudelijke input om een goed eindresultaat op te kunnen leveren. Een briefing bevat doorgaans de volgende zaken:
- Wat is de context van de opdracht uit de briefing
Bijvoorbeeld; er komt een nieuwe website dus er zijn teksten nodig voor de productpagina’s. Of; er is een behoefte aan een nieuwe campagne met als doel; een nieuwe markt aanboren. Daar is een creatieve campagne voor nodig. - Doelgroep en doelstelling
Dit hoofdstuk geeft antwoord op: wat de doelgroep is en waar de opdracht voor is uitgezet? Wat is de doelstelling van de campagne en van het deelproject waar de briefing over gaat? - Aan welke specificaties en kaders moet de opdracht voldoen?
Denk aan afmetingen van afbeeldingen, het aantal woorden van een artikel of het aantal pagina’s van een website. - Het verwachtte resultaat van de opdracht.
Bijvoorbeeld: Het eindresultaat van de opdracht zorgt voor (of draagt bij aan) een; versterkt merk, meer websitebezoekers, een hogere ranking in de zoekmachines, een verhoging van het aantal leads
- Gewenste werkwijze
Wanneer zijn er afstem-momenten? Worden er eerst concepten doorgestuurd voordat er eindmateriaal volgt? Hoe verloopt te communicatie; via projectmanagement software, e-mail, periodieke persoonlijke afspraken etc.
- Budget en planning
Naast de inhoudelijke specificaties en kaders is er vrijwel altijd een hoofdstuk over het beschikbare budget en wanneer bepaalde zaken opgeleverd moeten worden.
Wat zijn de voordelen van een briefing?
- Door te werken met een briefing weten beide partijen goed waar ze aan toe zijn en verklein je de kans op teleurstellingen. Je legt vast wat je van elkaar verwacht.
- Door een opdracht uit te zetten via een briefing word je als opdrachtgever ook gedwongen om goed na te denken over wat je precies nodig hebt en verwacht van een ander. Dit geeft duidelijkheid aan je eigen project en helderheid in wat je wanneer kunt inzetten.
- Voor uitvoerders is een briefing verhelderend om goed in te kunnen schatten wat er nodig is om het werk uit te voeren, of het binnen de planning gedaan kan worden en wat de kosten zullen zijn.
- Ook kan een briefing handig zijn voor de uitvoerende partij om andere mensen aan te haken bij het project en daar direct duidelijkheid aan te geven.
Een briefing heeft ook nadelen!
- Een briefing opstellen kan relatief veel tijd kosten. Bij bepaalde klussen is het wellicht overbodig om een uitgebreide briefing op te stellen. Zeker als het een opdracht betreft voor een samenwerkingspartner die langer met je werkt en weet wat de verwachtingen zijn. Die heeft misschien aan een half woord genoeg. Daardoor kun je sneller schakelen.
- Een ander nadeel van een briefing is dat het beperkend kan werken. Door een opdracht teveel af te kaderen loop je in sommige projecten creatieve en spontane aanvullingen mis die het project wellicht wel ten goede komen. Je kunt hier rekening mee houden door goed in overleg te gaan alvorens je een briefing opstelt. Een andere oplossing is het inbouwen van ruimte voor ideeën en eigen interpretatie voor de uitvoerende partij.
Voorbeeld van een briefing
Een voorbeeld van een briefing voor een aantal blogteksten voor een bestaande website.
Omdat we bezig zijn met het opzetten van een content hub om daarmee onze vindbaarheid en thought leadership te verhogen ontvangen we graag 5 blogposts.
Doelgroep en doelstelling
Doelstelling is het verrassen en inspireren van onze doelgroep (zie Buyer Persona) die bezig is met het zoeken van software voor het plannen van projecten. We verwachten met deze blogs een stijging aan websitebezoekers te kunnen realiseren van 20%. De blogs passen in de eerste fases van de customer journey.
Randvoorwaarden en specs
De blogs dienen tussen de 800 en 1200 woorden lang te zijn. We hebben interviews, whitepapers en bronnen toegevoegd in de bijlage. Daarnaast is de copywriter vrij om onze consultants en sales professionals te bellen met vragen voor de blogs.
De blogs dienen vanuit een SEO-perspectief geschreven te worden, zoekwoorden zie bijlage.
De tone-of-voice is informeel en vlot. Aanspreekvorm is ‘jij’. Kijk naar de andere teksten op de website voor meer stijlvoorbeelden.
De artikelen dienen te voldoen aan het format in de bijlage.
In ieder artikel zitten minimaal:
– 5 H2 titels, 1 opsomming,
– 4 afbeeldingen/infographics/tabellen/statistieken,
– een inleiding en
– een slot.
Eindresultaat
Aan het einde van het project beschikken we over 5 kwalitatieve blogposts die bijdragen aan onze vindbaarheid en thought leadership. De posts zijn gebaseerd op de meegestuurde input en telefonische interviews met onze consultants/professionals. De content is uniek voor onze organisatie.
Werkwijze
Artikelen graag eerst als outline afstemmen met de projectmanager via e-mail. Er is een trello-bord opgezet voor de planning en verdere afstemming.
Planning en budget
We ontvangen graag 1 artikel per twee weken waarbij we streven naar een totale doorlooptijd van 3 maanden om alles af te ronden. Er is 500,- per blogpost gereserveerd.
Final Thought
Een briefing is dus vaak een korte (‘brief’) uiteenzetting van de opdracht om de afspraak te verhelderen tussen opdrachtgever en uitvoerder. Heb jij nog voorbeelden van een briefing om toe te voegen aan dit artikel? Dan horen we dat graag!
Foto door RF._.studio via Pexels
Aanbevolen artikelen rondom dit thema
Projectmatig werken voor marketing 2024, tips & voorbeelden
Deze definitie van projectmatig werken en onderstaande tips helpen je met het beter managen van projecten in 2024
Hoe deel je je dag praktisch in? Time management tips!
Je dag effectief indelen; waar begin je? In dit artikel delen we een aantal praktische tips van time management expert Björn Deusings.
Medeoprichters Facebook lanceren Asana voor publiek
Asana taskmanager; tool voor projectmanagement.
Gripp review: houd grip op je organisatie met deze software voor bureaus
Op zoek naar een Gripp review? Ontdek of deze software jouw organisatie laat groeien. ✅ Lees mijn persoonlijke review.
Welke Belt training past bij jouw carrière: Green Belt of Black Belt?
Zo breng je jouw IT-project tot een goed einde: 7 tips
een ander nieuw IT-project voor jouw marketing? Met onderstaande 7 tips breng je het tot een goed einde.
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.