De complete gids om een boekhoudprogramma te kiezen in 2024

door Marcel Nanning | Last Updated:   1 februari 2023

Hartkloppingen aan het begin van ieder kwartaal, rondslingerende bonnetjes en geen enkel overzicht in je administratie. Voor veel ondernemers is de boekhouding een doorn in het oog. Je bent gaan ondernemen vanwege de vrijheid, het gebrek aan een salarisplafond of omdat je je creatieve ei niet kwijt kunt in loondienst. Maar voor de boekhouding hadden andere ondernemers je wel even mogen waarschuwen. Want ieder kwartaal kijk je er weer tegenop om de omzetbelasting in te vullen en ben je als de dood voor boetes van de belastingdienst. Wil je grip op je financiën en jezelf een hoop energie, tijd en zenuwinzinkingen besparen? Investeer in een goed boekhoudprogramma zodat je je financiën op orde hebt en overzicht creëert.

Zodat jij weer kan focussen op hetgeen waar je écht goed in bent. Op deze pagina vertellen we je wat je wel moet weten over boekhoudprogramma’s. Zodat jij de beste keuze maakt en de titel ‘cashflow king/queen’ verdient.

Ondernemen & belasting betalen

Als je bij de KVK staat ingeschreven als ondernemer en voldoet aan alle eisen, moet je BTW afdragen aan de Belastingdienst. Afhankelijk van je diensten, varieert dit percentage in Nederland tussen de 9% en 21%. Over ieder bedrag dat jij ontvangt van klanten draag jij dat percentage af. Dat gebeurt alleen niet direct, maar aan het einde van ieder kwartaal. Zorg dus dat je je prijzen exclusief BTW berekent, zodat de BTW niet van je marge wordt afgesnoept. Daarnaast betaal je jaarlijks een bepaald percentage over je totale omzet: dit wordt loonbelasting genoemd.  

Je kunt dit allemaal uitrekenen in de blote bol, maar de kans op fouten is aanwezig. Met een boekhoudprogramma krijg je inzicht in je financiële gezondheid, weet je precies je maandelijkse omzet en maak je minder fouten in je boekhouding voor de Belastingdienst. 

Wat is een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat je overzicht in je zakelijke financiën hebt en maakt de berekeningen van het bedrag dat je afdraagt aan de belasting. In een boekhoudprogramma kun je overzicht creëren door je omzet en kosten te boeken. Daarnaast hebben veel boekhoudprogramma’s andere functies zoals een koppeling met de zakelijke bankrekening, offertes en facturen opmaken en versturen. 

Boekhoudprogramma’s (ook wel boekhoudsoftware of boekhoudpakketten) zijn in gebruik bij vrijwel iedere organisatie. Daarom is er zoveel aanbod in de markt.

De wereldwijde markt voor boekhoudsoftware werd in 2020 gewaardeerd op 11,9 miljard dollar en zal tegen 2030 naar verwachting 70,2 miljard dollar bedragen. Dat betekent een groei van 19,6% tot 2030 (bron: Allied Market Research).

Over mind blowing numbers gesproken!

Ze vormen vaak ook de basis voor uitgebreide bedrijfssoftware zoals ERP-systemen. Deze systemen dekken naast de financiele administratie ook andere processen af zoals die rondom logistiek, handel en productie.

Waar moet je aan denken bij de aanschaf van een boekhoudprogramma?

De kans is groot dat als je deze pagina leest, je op zoek bent naar een ander boekhoudprogramma óf je bent als startend ondernemer op zoek naar je eerste boekhoudprogramma. Maar in de jungle van administratieve rompslomp is het lastig om de juiste software te kiezen. 

Daarom is het belangrijk om eerst te bepalen welke functionaliteiten je boekhoudprogramma nodig heeft. We zetten ze voor je op een rijtje, zodat jij gerichter kunt zoeken naar het geschikte programma. 

1. Entiteit

Heb je een eenmanszaak of start je een BV? Als je je inschrijft bij de KVK, kies je ook het type entiteit. Voor freelancers die niet boven een bepaald omzetbedrag komen is een eenmanszaak vaak de meest voor de hand liggende keuze.

Als je met meerdere personen een bedrijf start, is een VOF of BV vaak logischer. Ieder type entiteit heeft weer z’n eigen administratieve uitdagingen en daarom is het belangrijk om te kijken welk boekhoudprogramma hierbij past. 

2. Boekhoudsoftware van je boekhouder

Sommige boekhouders of accountants werken met een eigen programma. Ben je van plan om in toekomst samen te werken met een boekhouder? Hou daar rekening mee bij je aanschaf op dit moment. Dat scheelt data migreren op het moment dat jij je boekhouding uit handen geeft. 

3. Boekhoud-app

Ben je veel onderweg en moet je vaak tussendoor even je facturen checken? Dan is het handig dat het boekhoudprogramma een app heeft. Hiermee kun je dagelijks bijhouden wat je omzet is, bonnetjes inboeken en bankafschriften koppelen aan boekingen.

4. Facturen & offertes maken

Krijg je regelmatig nieuwe klant-aanvragen? Je kunt snel in Word een voorstelmaken, maar je wilt vooral niet te veel tijd kwijt zijn. En een professionele indruk maken. Veel boekhoudprogramma’s hebben aparte factuur- en offerte-templates zodat je tijd bespaart en je eigen sausje over deze documenten gooit. 

5. Bankkoppeling

Iedere betaling handmatig matchen met een factuur? Prima als je maar een paar klanten per maand hebt. Werk je met een webshop en heb je dagelijks meerdere orders, dan is dit een horrorscenario. Veel boekhoudprogramma’s hebben een automatische bankkoppeling, zodat je betalingen worden herkend en automatisch worden verwerkt in de administratie. Zo is iedere afschrijving of bijschrijving op jouw zakelijke bankrekening verantwoord.

6. Automatische incasso

Heb je een sportschool met leden en losse abonnementen? Dan wil je natuurlijk niet iedere maand ieder individu een factuur sturen. Een boekhoudprogramma dat een automatische incasso-functie heeft bespaart tijd én verkleint de kans op wanbetalers. Altijd op tijd je geld! 

7. Elektronische btw aangifte

Met trillende vingers log je aan het begin van het nieuwe kwartaal in op de site van de Belastingdienst, om je kwartaalaangifte te doen. In de hoop dat je alles goed hebt overgenomen en geen fout hebt gemaakt in je berekeningen. 

Gelukkig hoef je niet in de paniek te schieten: veel boekhoudprogramma’s hebben de mogelijkheid om vanuit de administratie direct een elektronische BTW aangifte te doen. Je verstuurt én betaalt je aangifte direct vanuit je boekhoudprogramma. 

8. UBL facturen

Wil je klant (vaak overheidsinstanties) elektronisch factureren via het PEPPOL netwerk en schiet jij in de stress omdat je niet weet hoe dat moet? Verschillende boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om UBL facturen aan te maken, zodat jij voldoet aan het juiste bestandstype. 

9. Vreemde valuta

Werk je voor internationale organisaties die in een andere valuta dan de euro hun facturen ontvangen? Je kunt zelf omrekenen óf een boekhoudprogramma bestellen dat hierop is ingericht. 

10. Webshopkoppelingen

Heb je een webshop met dagelijks meerdere bestellingen? Dan zit je er natuurlijk niet op te wachten om iedere orderregel ouderwets in te kloppen. Veel boekhoudprogramma’s hebben koppelingen met bekende e-commerce-systemen zoals Woocommerce, Shopify en Mijnwebwinkel. Let er ook op dat datzelfde boekhoudprogramma ook het kassasysteem (zoals Mollie) ondersteunt. 

11. Koppelingen met CRM

Vrijwel ieder CRM-pakket beschikt over standaard koppelingen met boekhoudprogramma’s. De meest voor de handliggende koppeling is die van de relatiekaart en contactkaart. Het is vrij frustrerend om data dubbel in te moeten voeren. Adresgegevens en contactpersonen van bedrijven zie je het liefst hetzelfde in je CRM systeem en je boekhoudsoftware.

De koppeling met CRM kan echter nog veel verder gaan. Een voorbeeld: de koppeling tussen CRM en het boekhoudprogramma voorziet ook in integreren van orderdata. Maak bijvoorbeeld een selectie in CRM van alle bedrijven met een orderwaarde van x of minder en stuur ze een specifieke mailing met een mooie actie.

💡Klik hier voor meer informatie over CRM software!

De verschillende boekhoudprogramma’s op een rijtje

Om je een beetje op weg te helpen, hebben we een aantal populaire boekhoudprogramma’s op een rijtje gezet. In deze lijst zitten pakketten voor eenmanszaken, kleine bedrijven, middelgrote bedrijven en enterprise organisatie.

e-Boekhouden.nl

Ben je of word je ZZP’er? Dan ben je ongetwijfeld bekend met e-Boekhouden.nl. Dit boekhoudprogramma presenteert zichzelf als dé boekhoudsoftware voor ZZP’ers en starters. Niet zo vreemd, want vanaf de KVK-inschrijfdatum is de software 15 maanden gratis voor startende ondernemers. Hiermee kan je álle functies van de betaalde versie gebruiken, zonder restricties.

e-Boekhouden.nl is een geschikt boekhoudprogramma voor ZZP’ers en het MKB, maar niet ieder boekhoudkantoor werkt er graag mee. Na 15 maanden bepaal je minimaal 9,95 per maand voor 240 boekingen per jaar of onbeperkt factureren vanaf 24 euro per maand. 

Voordelen van e-Boekhouden.nl:

✓ Eerste 15 maanden gratis voor startende ondernemers
✓ Hoogstgewaardeerde boekhoudpakket op TrustPilot

✓ Erkend door de belastingdienst 

✓ Koppelingen met de bank, BTW-aangifte direct vanuit de software versturen, je kunt ook offertes maken en er zijn webshop- en kassakoppelingen mogelijk. 

Nadelen van e-Boekhouden.nl:

x Niet iedere boekhouder werkt er graag mee 

x Na 15 maanden stap je niet snel over als je alle data in het boekhoudprogramma hebt staan 

x Verouderde gebruikersinterface

Klik hier om e-Boekhouden.nl gratis te proberen

Silvasoft

Silvasoft is een complete boekhoudtool met alle boekhoud-functies die je nodig hebt. Het is bedoeld voor ondernemers die méér dan alleen willen ondernemen en biedt commissies voor boekhouders wanneer ze klanten aandragen. Dat maakt het een gewildere tool onder boekhouders en accountants. Dit boekhoudprogramma is opgebouwd in verschillende modules (van boekhouden tot urenregistratie en personeelsmanagement) en je betaalt alleen voor de modules die je afneemt.  

Neem je alle modules af voor één gebruiker, dan betaal je maandelijks 49,60 euro per maand. Voor iedere extra gebruiker betaal je dezelfde prijs, minus 20% korting per gebruiker. 

Voordelen van Silvasoft:

✓ 30 dagen gratis proefaccount
✓ Heeft naast de standaardfuncties ook urenregistratie, personeels- en projectmanagement

✓ Je betaalt alleen voor de modules die je gebruikt

✓ Koppelingen met de bank, BTW-aangifte direct vanuit de software versturen, je kunt ook offertes maken en er zijn webshop- en kassakoppelingen mogelijk. 

Nadelen van Silvasoft:

x Neem je alle modules af en heb je meerdere gebruikers, dan zijn de kosten behoorlijk hoog

x Voor ZZP’ers die alleen een boekhoudprogramma gebruiken voor facturatie en boekhouden, zijn er goedkopere alternatieven (18,90)

InformerOnline

InformerOnline is een boekhoudprogramma voor starters, ZZP’ers, het MKB, stichtingen en boekhouders. Naast de standaard boekhoudmodules kun je gebruik maken van ‘Robotic accounting’ wat je een hoop tijd bespaart. Je kunt bijvoorbeeld automatisch (UBL) facturen downloaden en boeken, bankadministratie wordt automatisch bijgewerkt en andere informatie herkend. 

Je kunt de boekhoudsoftware gratis 30 dagen uitproberen en wanneer je minder dan zes maanden bij de KVK bent ingeschreven, ontvang je het eerste jaar 50% korting op de pakketten ‘ZZP Basis’ of ‘ZZP Plus’. Het basispakket start vanaf 12 euro per maand en hierin kun je eindeloos factureren en maximaal 30 banktransacties per maand koppelen. Voor extra functionaliteiten zoals de ‘robotic accounting’ betaal je extra. 

Voordelen van Informer:

✓ 30 dagen gratis proefaccount
✓ Heeft naast de standaardfuncties ook urenregistratie en robotic accounting 

✓ Het basispakket is met 12 euro per maand een goed boekhoudprogramma voor startende ondernemers. 

Nadelen van Informer:

x Ongeacht het pakket dat je kiest, je betaalt extra voor ‘robotic accounting’ per factuur of betaling

x Geen enkel abonnement heeft een ‘all-in’ tarief

x Niet alle banken worden ondersteund om te koppelen, maar dit kan via Ponto opgelost worden

Moneybird

Door het gebruik van slimme toepassingen binnen de boekhoudsoftware helpt MoneyBird al meer dan 250.000 ZZP’ers en MKB’ers met hun boekhouding. Van aanvraag tot factuur: aan de hand van de gebruiksvriendelijke interface heb je alle boekhoudfuncties bij de hand. Je kunt gebruik maken van het PEPPOL-netwerk en via de mobiele app documenten inscannen en supersnel verwerken. 

De eerste 60 dagen gebruik je MoneyBird gratis en daarna betaal je voor het basispakket 12 euro per maand. Heb je meer dan 20 banktransacties per maand? Kies dan voor het abonnement van 30 euro per maand, waarbij je onbeperkt banktransacties verwerkt, offertes en facturen verstuurt en documenten en uren verwerkt. In de gratis versie kun je drie verkoopfacturen en drie inkomende documenten aanmaken en maximaal 20 uren-regels registreren. 

Voordelen van Moneybird: 

✓ 60 dagen gratis account
✓ Facturen verwerken via het PEPPOL-netwerk
✓ Op de banktransacties na, kun je met het basispakket onbeperkt aan de slag 

Nadelen van Moneybird:

x Geen telefonische ondersteuning, per mail bieden ze het aan maar een contactformulier is onvindbaar. Ze verwijzen je bij voorkeur door naar hun kennisbank.  

Snelstart

SnelStart richt zich op de startende ondernemer tot MKB’er met complexe administratie. SnelStart is de pionier op het gebied van boekhoudsoftware: ze begonnen 40 jaar geleden te zoeken naar nieuwe manieren om de administratie voor ondernemers makkelijker te maken. 

Als kleine ondernemer heb je voldoende aan het pakket inStap of inKaart, voor respectievelijk 11 of 16,50 euro per maand. Werk je met voorraden en orderbeheer, dan beginnen de boekhoudmodules vanaf 40 euro per maand. 

Voordelen van Snelstart: 

✓ 30 dagen gratis proberen 

✓ Geschikt voor ondernemers die met voorraden werken (dropshipping, detail- en groothandelaren)

✓ Vanaf 11 euro per maand gebruik je alle basisfunctionaliteiten

Nadelen van Snelstart: 

x De BTW-aangifte zit niet inbegrepen in het goedkoopste pakket en er zijn in dit pakket een aantal beperkingen

x Periodiek factureren (abonnementen) kun je alleen met inBalans, dit start vanaf 30 euro per maand

x Je betaalt voor iedere extra gebruiker maandelijks een extra fee

MoneyMonk

MoneyMonk staat voor online boekhouden voor dienstverlenende ZZP’ers. Hun credo luidt: ‘volledige administratie, zonder gedoe’. Dat willen we natuurlijk allemaal: geen gedoe. Maar maken ze dit ook waar? Het is inderdeel een tool die intiutief werkt en veel orde schept. De app voor het scannen en uploaden van bonnetjes bijvoorbeeld, maakt veel ‘gedoe’ verleden tijd.

In de gratis versie heb je onbeperkte toegang tot alle projectmanagement tools waaronder het registreren van uren en ritten. De ‘boekhouden ZZP’ module start vanaf 12,50 per maand. Er zit wel een addertje onder het gras: want je betaalt eigenlijk 25 euro per maand. Ondernemers die minder dan een jaar geregistreerd zijn bij de KVK betalen alleen de eerste zes maanden 12,50. 

Voordelen van MoneyMonk: 

✓ Gratis projectmanagement-tools

✓ Probeer het gratis 30 dagen uit 

Nadelen van MoneyMonk: 

x Je betaalt voor het basis boekhoudpakket na enige tijd 25 euro per maand, relatief duur voor ZZP’ers 

x Daarnaast betaal je extra voor iedere extra gebruiker

Exact online

Exact Online is een van de grootste boekhoudprogramma’s in Nederland voor grotere bedrijven. Het is méér dan alleen een boekhoudprogramma en biedt specifieke oplossingen per branche. Zo biedt exact online bijvoorbeeld een speciaal product voor bouwbedrijven. De basisversie start vanaf 39 euro per maand en hierbij zit het CRM en de boekhoudmodule inbegrepen. Dit is uit te breiden met order-, relatie- en voorraadbeheer, projectadministratie, urenfacturatie, projectmanagement, productie-optimalisatie, HR- en salarisadministratie. 

Voordelen van Exact Online:

✓ Alles geautomatiseerd in 1 flexibel abonnement

✓ Data is goed beveiligd

✓ Veel boekhouders werken met deze software 

✓ Heeft alle functionaliteiten voor productiebedrijven en specifieke niches
✓ Gratis trainingen en support

Nadelen van Exact Online:

x Sommige modules bieden geen proefabonnement, maar alleen een demoversie 

x Niet heel transparant over prijzen

x Niet geschikt voor kleine ondernemers 

Microsoft Dynamics Business Central

Dynamics business central is een boekhoudprogramma van microsoft en is onderdeel van Microsoft Dynamics 365. Dit boekhoudprogramma is met name interessant voor organisaties die volledig werken met Microsoft. Denk aan Microsoft Teams, Outlook en OneDrive. Het is vooral geschikt voor typische MKB-organisaties en grotere bedrijven.

Naast een boekhoudprogramma is het ook een CRM- en ERP-systeem en daardoor geschikt voor (grote) productiebedrijven, groothandelaren en dienstverleners. Deze software is als geen enkel ander boekhoudpakket te koppelen aan je bestaande Microsoft Office-omgeving wat grote voordelen kan hebben rondom de productiviteit. Denk aan het koppelen van Outlook of de OneDrive-omgeving.

De prijzen worden modulair opgebouwd: voor basisfuncties zoals een boekhoudkoppeling, aanpasbare templates en een facturatiemodule voor één gebruiker betaal je al gauw 59 euro. Ook betaal je eenmalige inrichtingskosten die een paar duizend euro kost. 

Voordelen van Dynamics Business Central:

✓ Integratie met het Microsoft 365 pakket

✓ Volledig werken in de cloud

✓ Toegepast op specifieke branches zoals productiebedrijven, retail en onderwijs

✓ Gratis rapportages met Power BI

Nadelen van Dynamics Business Central:

x Minder geschikt voor organisaties die niet met Microsoft werken

x Voor basisfuncties betaal je in verhouding tot andere boekhoudprogramma’s veel meer 

SAP

Wie boekhoudsoftware zegt, zegt SAP. Deze krachtpatser staat naast bedrijven als Microsoft en Exact aan de voorhoede van boekhousoftware voor de grotere en complexere organisaties. SAP Business One echter, is een boekhoud- en ERP-programma voor kleine ondernemingen. Minder geschikt voor de dienstverlenende freelancer, maar met name interessant voor bedrijven die werken met voorraden en inkoopsystemen. Denk aan de verkoop van consumentenproducten, productie, retail, groothandel en distributie. 

Naast het financieel beheer kun je in SAP ook gebruik maken van sales- en opportunity-management, marketingcampagnes beheren, klant-, inkoop-, voorraad en servicebeheer gebruiken en Business Intelligence rapportages uitdraaien. Afhankelijk van het type bedrijf kun je branchespecifieke mogelijkheden toevoegen. 

SAP is een van de grootste spelers op boekhoudsoftware-vlak en biedt zeer geavanceerde tools. Daarom lopen de grootste bedrijven hier graag mee weg. Met SAP Business One heeft dit van oorsprong Duitse bedrijf toegang proberen te verkrijgen tot de ‘onderkant van de markt’. Dit bleek nog niet zo eenvoudig al hebben ze inmiddels een aardig deel van de markt te pakken. Vooral het middenbedrijf dat produceert, handelt of meer complexere processen kent, kan goed uit te voeten met SAP Business One als boekhoudpakket (of beter gezegd: ERP pakket).

Voordelen van SAP Business One:

✓ Uitgebreide functies op het gebied van financieel-, sales-, klanten- en inkoopbeheer.

✓ Breid functies uit met API’s

✓ Boekhoudprogramma en ERP-systeem in de cloud

✓ Integratie met SAP HANA

Nadelen van SAP Business One:

x Minder geschikt voor de freelancer die diensten levert

x Geen inzicht in prijzen: je moet een offerte aanvragen

Gratis boekhoudprogramma’s

Zeker als je net start met je ondernemersavontuur, is het spannend om te investeren. Leveren jouw diensten genoeg op om maandelijks de rekeningen te betalen? Waarschijnlijk heb je je idee eerst getest voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat en heb je er het volste vertrouwen in. Toch wil je de kosten in het begin laag houden en zoek je op gratis boekhoudprogramma’s. Voordat je vol enthousiasme alle offertes of prijstabellen van leveranciers gaat vervloeken: voor niets gaat de zon op. Gratis boekhoudsoftware zonder beperkingen of ‘addertjes onder het gras’ bestaat niet. In de meeste gevallen ontkom je er niet aan om uiteindelijk toch te gaan betalen voor jouw boekhoudprogramma.

We hebben de boekhoudprogramma’s met gratis opties voor je op ‘n rijtje gezet:

1. e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl is de eerste 15 maanden gratis vanaf de KVK-inschrijfdatum. Zo kun je het eerste jaar testen of de boekhoudsoftware wat voor jou is. Daarna betaal je 9,95 per maand voor een maximaal aantal facturen. Helemaal gratis is het dus niet, maar je hebt een jaar om een buffer op te bouwen. Opzeggen kan altijd. 

2. Moneybird

Heb je een kleine ondernemer of weinig opdrachtgevers, maar wil je het wel professioneel aanpakken? In Moneybird kun je drie facturen per maand gratis opmaken en versturen. 

3. Tellow

Net als bij Moneybird, kun je ook met Tellow drie gratis facturen per maand versturen. In deze gratis versie zitten de winst- en verliesrekening, het automatisch inladen van transacties en een overzicht van betaalde en onbetaalde facturen. Zo houd je gratis en makkelijk het overzicht in je boekhouding. 

4. Gekko

In de gratis versie van Gekko kun je onder andere onbeperkt factureren, uren bijhouden en bonnen scannen. Ideaal voor de kleine ondernemer en zzp’er die met name boekhoudsoftware gebruikt voor het facturatieproces. 

5. Simpelfact

Simpelfact is geen volledig boekhoudprogramma, maar software om gratis facturen in te maken. De betaalde versie kost eenmalig 95,59 euro en je betaalt geen maandelijkse abonnementskosten. Hier kun je de layout aanpassen en heb je meer functionaliteiten om de factuur te personaliseren. 

6. osFinancials

Dit boekhoudprogramma is volledig gratis en open source. Dat betekent dat de code van het programma openbaar is en iedereen deze kan aanpassen. Je boekhouddata is beveiligd en daar kan niemand aanpassingen in maken. 

7. Word & Excel

What?? Jazeker: je kunt ook zelf je administratie- en facturatieproces bijhouden in Word en Excel. je maakt een template op in bijvoorbeeld Word (of Canva) en aan de hand van formules houd je het overzicht in je winst- en verliesrekening. Hierbij is het belangrijk dat je niet per ongeluk formules aanpast, want dat kan zorgen voor een verkeerde belastingafdracht. De foutkansen zijn groter door op deze manier te werken maar zeker voor beginnende ondernemers kan een start vanuit deze tools niet verkeerd zijn.

De goedkoopste boekhoudsoftware is niet automatisch de beste. Kijk niet alleen naar de prijs van boekhoudsoftware, maar ook naar de functionaliteiten die je nodig hebt, de tijd die het bespaart en kijk wat je nodig hebt in de toekomst. Goedkoop is soms duurkoop, waardoor investeren je juist geld (en tijd) op de lange termijn oplevert.

Voordelen van een boekhoudprogramma

Heb je de keuze gemaakt om te investeren in een boekhoudprogramma? Dat levert je de volgende voordelen op:

✓ Meer overzicht in je administratie
✓ Beter inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming
✓ Processen automatiseren waardoor je meer tijd overhoudt voor andere zaken
✓ Focus op inhoudelijke zaken binnen je onderneming
✓ Makkelijker belasting afdragen en omzet berekenen

Beginnende ondernemers: Hoe start je met boekhouden?

Is de inkt van je handtekening bij de KVK nog nat? Gefeliciteerd, je bent nu officieel ingeschreven als ondernemer! Een spannende stap die je hopelijk veel geluk en voorspoed oplevert. En hoewel ondernemen een hoop vrijheid geeft, krijg je er ook een hoop verantwoordelijkheden bij. Ineens heb je geen collega die je als zondebok kunt gebruiken als het even wat minder loopt bij een klant. Moet je uit eigen motivatie uit bed komen én ben je ineens verantwoordelijk voor het op tijd afdragen van BTW.

Met deze stappen word jij helemaal klaargestoomd voor het ondernemersleven en alles wat er op het gebied van administratie bij komt kijken. 

Stap 1: Open een zakelijke bankrekening

Zodra je gaat ondernemen, heb je een aparte, zakelijke bankrekening nodig waar je omzet wordt bijgeschreven. Zodra je staat ingeschreven bij de KVK, ontvang je een KVK- en BTW-nummer. Daarmee kun je deze aparte zakelijke bankrekening openen. Kijk welke bank het beste bij jou past: wat zijn de maandelijkse pakketkosten en zitten er extra functionaliteiten bij zoals automatisch BTW sparen?

Stap 2: Kom je in aanmerking voor BTW-vrijstelling?

Als je minder dan 20.000 euro omzet in één kalenderjaar, mag je gebruik maken van de KOR (Kleine Ondernemers Regeling). Je hoeft dan geen BTW te heffen over je producten, geen voorbelasting te betalen en dus geen BTW-aangifte te doen. Daardoor hoef je minder tijd te besteden aan je administratie. 

Je kunt deze regeling als ondernemer maximaal drie jaar gebruiken. Ook als je de grens van 20.000 euro overschrijdt, moet je BTW gaan heffen. Wel moet je, net als andere ondernemers, belasting betalen over je inkomsten. Dat wordt met de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting berekend. 

Stap 3: Bepaal of en welke boekhoudsoftware het beste bij jouw wensen past  

Op basis van de bovenstaande criteria heb je voldoende input om het juiste boekhoudprogramma te selecteren. Veel startende ondernemers kiezen voor 

e-Boekhouden.nl, Moneybird of Snelstart. Bepaal wat je nodig hebt en wat je budget is. 

Heb je nog weinig klanten of wil je (nog) niet investeren in een boekhoudprogramma? Je kunt dan boekhouden in excel. Vul hiervoor de volgende gegevens in:

• Verkopen: factuurnummer, relatie, omschrijving, bedrag incl. en excl. BTW
• Inkopen: factuurnummer, relatie, omschrijving, bedrag incl. en excl. BTW
• Beginbalans: inventarissen, hardware, langlopende leningen, kas, bank, debiteuren, beginkapitaal, privé-opnamen en stortingen, vorderingen (kortlopend), voorbelasting, BTW Af te dragen Hoog/Laag, BTW betaald/ontvangen, crediteuren, schulden (kortlopend), kruisposten 
• Grootboek rekening 
• BTW per maand, jaar en kwartaal 
• Overzicht van je zakelijke relaties 

Stap 4: Houd je uren & kilometers bij

Er zijn als beginnend ondernemer verschillende regelingen die jou fiscaal voordeel opleveren. Als je als zelfstandig ondernemer minimaal 1225 uur per jaar besteedt aan je onderneming, heb je recht op belastingvoordeel zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Dit wordt het ‘urencriterium’ genoemd. Houd daarom in de eerste jaren je uren bij, zodat je hiervoor in aanmerking komt. 

Als je toch bezig bent met het registreren van activiteiten: noteer ook alle kilomters die je maakt. Of je nu met de trein, auto, fiets of bus gaat: alle bezoekjes aan klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten kun je registreren in een kilometeradministratie.

Stap 5: Maak een offerte- en factuursjabloon

Je offerte- en factuursjabloon moet niet alleen voorzien zijn van de juiste informatie, je wilt ook dat het template er gelikt uitziet. In boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden.nl kun je deze templates eenmalig opzetten en kun je door middel van personalisatie de klantgegevens automatisch inladen. Maar je kunt dit ook gewoon in Word doen. Zorg ervoor dat je de volgende velden opneemt:

Offerte:

• Je werkzaamheden 
• Je naam en bedrijfsgegevens 
• Gegevens van je potentiële klant 
• Datum van de offerte
• Offertenummer 
• Je tarief
• De geldigheidsduur van de offerte 
• De betalingsvoorwaarden 
• Verwijzing naar de algemene voorwaarden 

Factuur:

• Je naam en bedrijfsgegevens 
• Gegevens van je klant 
• Het factuurnummer
• De factuurdatum
• De geleverde diensten/goederen 
• Prijs per stuk of eenheid, exclusief BTW 
• Totaalbedrag, excl. BTW
• Het toegepaste BTW-tarief 
• BTW-bedrag per eenheid
• Het totaalbedrag incl. BTW 
• IBAN-nummer waarop het bedrag moet voldaan worden 
• De betalingstermijn 

Stap 6: Maak het niet te moeilijk!

Vaak word je bang gemaakt in blogs over jaarrekeningen of een liquiditeitsbalans. Vaak heb je deze gegevens niet nodig als zelfstandig ondernemer. Wacht niet te lang met het kiezen van het juiste boekhoudprogramma, maar zet de eisen op een rijtje. E-boekhouden en Moneybird zijn boekhoudprogramma’s waar de meeste zzp’ers prima mee uit de voeten kunnen. 

Overstappen naar een ander boekhoudprogramma, hoe doe je dat?

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma, of ben je niet tevreden over je huidige software? Tijd om over te stappen! Gelukkig hoeft dat niet veel werk te kosten, we helpen je graag op weg:

1. Kies voor een boekhoudprogramma dat minimaal dezelfde of extra functionaliteiten heeft.  
   
2. Let op beperkingen in maandprijs. Factureer je veel? Let op dat je niet meer betaalt als je over het limiet gaat. 
   
3. Kies voor een boekhoudprogramma waar je meerdere gebruikers aan kunt toevoegen, zoals je boekhouder. 
   
4. Je kunt overstappen wanneer je wilt. Je hoeft dus niet te wachten tot het einde van het jaar. Doe het in een rustige periode, zodat je de tijd hebt om alles rustig in te stellen. 
   
5. Exporteer je gegevens aan de hand van een XML-document, zodat je het makkelijk kunt inladen in een ander boekhoudprogramma. Zo kun je de administratie van het verleden bijhouden (en hoef je dus ook niet aan de begin van een nieuw boekjaar over te gaan). 

Factureren via PEPPOL-netwerk

Werk je met of voor een overheidsinstantie? Grote kans dat je dan facturen verstuurt via het PEPPOL-netwerk. Dit staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. (Overheids)organisaties kunnen hiermee online facturen versturen via een extra beveiligd netwerk. De standaard PDF wordt dan automatisch omgezet naar een UBL-bestand. Dat bespaart het een hoop tijd: de factuur wordt van het ene naar het andere boekhoudprogramma automatisch gestuurd. Je hoeft daarom niet meer de factuur te versturen, op te slaan of handmatig over te nemen. 

Onder andere de volgende boekhoudprogramma’s hebben bieden factureren via PEPPOL aan:

• Moneybird 
• Exact Online
• Informer
• EasyZZP (via Storecove)

Heb je een boekhouder nodig als je werkt met een boekhoudprogramma?

Vaak wordt gedacht dat een boekhouder overbodig is wanneer je werkt met een boekhoudprogramma. Hoewel de functionaliteiten van veel boekhoudprogramma’s verder uitbreiden, betekent het niet dat de traditionele boekhouder overbodig wordt. Het is vaak een aanvulling op je administratieve taken. Een aantal redenen om, naast te investeren in een boekhoudprogramma, ook een boekhouder in de arm te nemen:

#1 Voor een boekhouder is het dagelijkse kost

Laat je een goede copywriter je websiteteksten schrijven, of knutsel je er zelf aan? Kwaliteit verhoogt als je een professional inhuurt. Een boekhoudprogramma geeft je overzicht, een boekhouder zorgt dat alles gestroomlijnd loopt. Voor deze persoon is het dagelijkse kost en een fout met een nulletje te veel of te weinig is snel gemaakt. 

#2 Hun fiscale advies bespaart je geld

Startende ondernemers en eenmanszaken profiteren van verschillende fiscale voordelen, waaronder de kleineondernemersregeling. Een boekhouder adviseert het gebruik van die regelingen, waardoor je financieel voordeel behaalt. 

#3 Het bespaart tijd

Wat had je allemaal kunnen doen in de tijd waarin je aan het ploeteren bent in de boekhouding? Zie jij iedere maand als een berg op tegen de administratie of kost het doen van de administratie je geen enkele moeite? Levert het inhuren van een boekhouder je juist geld op? Op basis daarvan maak je je beslissing. En ook als je nu nog niet kiest voor een boekhouder, houd er dan wel rekening mee bij de keuze van je boekhoudprogramma. 

#4 Voorkom boetes van de Belastingdienst

Je omzetbelasting een dag te laat ingediend? Foei!🧙‍♂️

Dan valt er automatisch een boete van de Belastingdienst op de mat. Zonde! Een boekhouder zorgt ervoor dat je zaken netjes op orde zijn. 

Aan de slag met boekhouden

Helemaal klaar om je (volgende) boekhoudprogramma te gebruiken? Kies je favoriete programma via deze link en test de software gratis uit: beste boekhoudprogramma.

Boekhoudprogramma FAQ

Foto hero door RODNAE Productions

Foto Jungle door André Cook

Foto bedrijf starten door Sam Lion

Oprichter en hoofdredacteur van b2bmarketeers.nl, het weblog over b2b marketing over Marketing Strategie, Content Marketing, Marketing Automation, CRM, Project Management en Account Based Marketing. Marcel heeft gewerkt bij CRM partners, b2b marketing bureau's en De Efteling als b2b marketeer. Hij is eigenaar van Nanning Marketing , een marketingbureau gericht op resultaatgerichte content marketing voor b2b. Marcel gelooft in wederzijdse groei door het delen van kennis, ervaringen en visie. LinkedIn

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.